Bộ Y Tế và Dịch Vụ Nhân Sinh Hoa Kỳ Kế Hoạch Tiếp Cận Ngôn Ngữ 2023

Xin chào,

Khoảng 68 triệu người ở Hoa Kỳ nói một ngôn ngữ không phải tiếng Anh tại nhà, và trong số đó, có 8,2% người nói tiếng Anh kém hơn rất nhiều và do đó sẽ đáp ứng định nghĩa của Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ (HHS) về trình độ tiếng Anh hạn chế (LEP), vì họ không nói tiếng Anh như ngôn ngữ ưu tiên cũng như có khả năng đọc, viết, nói hoặc hiểu tiếng Anh hạn chế. Dữ liệu cho thấy tỷ lệ LEP cao hơn trong một số cộng đồng da màu nhất định và trong số những người có thu nhập thấp hơn, đồng thời không đủ khả năng tiếp cận ngôn ngữ có ý nghĩa ở quốc gia này. Điều này có thể dẫn đến việc tiếp cận không công bằng đối với các chương trình và dịch vụ mà chúng tôi điều hành tại HHS. Nếu các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe không thể giao tiếp rõ ràng với bệnh nhân, thì làm thế nào họ có thể thiết lập mối quan hệ tin cậy và làm thế nào bệnh nhân có thể đánh giá cao mức độ nghiêm trọng của những gì đang xảy ra với họ hoặc hiểu những gì cần làm để họ khỏe hơn?

Tiêu đề VI của Đạo luật Dân quyền năm 1964, Mục 504 của Đạo luật Phục hồi năm 1973, Tiêu đề II của Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ và Mục 1557 của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng cấm các tổ chức nhận hỗ trợ tài chính liên bang phân biệt đối xử trên cơ sở chủng tộc, màu da, nguồn gốc quốc gia và tình trạng khuyết tật. Điều này có nghĩa là các tổ chức được tài trợ phải cung cấp cơ hội bình đẳng để mọi người tham gia và hưởng lợi từ các chương trình; giao tiếp với người khuyết tật phải hiệu quả như với những người khác; và các biện pháp hợp lý phải được thực hiện để cung cấp khả năng tiếp cận có ý nghĩa cho những cá nhân LEP. Nghĩa vụ thực hiện các biện pháp để mang đến khả năng tiếp cận có ý nghĩa cho các cá nhân LEP cũng áp dụng cho những người tiếp nhận cấp dưới đối với hỗ trợ tài chính liên bang, họ cũng phải tuân thủ tương tự tất cả các luật dân quyền hiện hành.

Chính quyền Biden - Harris và Bộ trưởng Becerra cam kết sâu sắc trong việc loại bỏ các rào cản mà mọi người phải đối mặt trong việc có được thông tin, dịch vụ và lợi ích từ các chương trình do HHS thực hiện và hỗ trợ ở cấp liên bang. Là một người Mỹ gốc Mexico và một người Arizona thế hệ thứ năm, việc tiếp cận ngôn ngữ không chỉ là một cam kết chuyên môn, mà còn là một cam kết cá nhân. Do đó, tôi tự hào thông báo rằng Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ của HHS đã cập nhật Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ của HHS lần đầu tiên kể từ năm 2013. Kế hoạch này sẽ hỗ trợ Bộ phận Điều hành và Nhân sự của HHS trong việc mang đến khả năng tiếp cận công bằng đối với hàng loạt các chương trình và hoạt động do HHS tài trợ và quản lý. Xin chúc cho việc này sẽ là một công cụ hữu ích trong việc vượt qua các rào cản và thúc đẩy công bằng cho tất cả mọi người.

Trân trọng,

Melanie Fontes Rainer,
Giám đốc Văn phòng Dân quyền

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU

CHÍNH SÁCH TIẾP CẬN NGÔN NGỮ VÀ TRIỂN KHAI

PHỤ LỤC A: KẾ HOẠCH TIẾP CẬN NGÔN NGỮ CỦA HHS

CÁC YẾU TỐ VÀ BƯỚC HÀNH ĐỘNG

YẾU TỐ 1: Đánh giá: Nhu cầu và Năng lực

YẾU TỐ 2: Dịch vụ Hỗ trợ Ngôn ngữ Phiên dịch

YẾU TỐ 3: Biên dịch

YẾU TỐ 4: Chính sách, Thủ tục và Biện pháp thực hành

YẾU TỐ 5: Thông báo về Khả năng Cung cấp Hỗ trợ Ngôn ngữ Miễn phí

YẾU TỐ 6: Đào tạo Nhân viên

YẾU TỐ 7: Đánh giá & Trách nhiệm giải trình: Khả năng Tiếp cận, Chất lượng, Tài nguyên và Báo cáo

YẾU TỐ 8: Bàn luận với các Đối tác Chăm sóc Sức khỏe và Dịch vụ Nhân sinh

YẾU TỐ 9: Thông tin Kỹ thuật số

YẾU TỐ 10: Đảm bảo Tài trợ và Tuân thủ của Người nhận Tài trợ HHS

PHỤ LỤC B: Định nghĩa

PHỤ LỤC C: Tài nguyên Liên quan đến Tiếp cận Ngôn ngữ

GIỚI THIỆU

Hôm nay, Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ (HHS) cùng với hơn 35 cơ quan liên bang trên toàn chính quyền đã ban hành Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ được sửa đổi. Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ năm 2023 sẽ đảm bảo tiếp cận nhiều hơn với các dịch vụ cứu sinh mà HHS cung cấp cho những người có Trình độ Anh ngữ Hạn chế (LEP).¹ Kế hoạch này chính là thành quả của nhiều năm cống hiến của HHS và các nhà lãnh đạo của HHS. Văn phòng Dân quyền (OCR) đã phối hợp chặt chẽ với các đại diện từ khắp HHS để soạn thảo kế hoạch quan trọng này và sẽ không thể thực hiện được nếu không có nỗ lực không mệt mỏi của Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ trên toàn HHS.

Việc thiếu khả năng tiếp cận ngôn ngữ có ý nghĩa có thể dẫn đến việc tiếp cận không công bằng đối với các chương trình của HHS và các dịch vụ mà cơ quan này tài trợ. Cuộc Khảo sát Cộng đồng Hoa Kỳ năm 2021 của Cục Điều tra Dân số Hoa Kỳ chỉ ra rằng 21,5% người dân ở Hoa Kỳ nói một ngôn ngữ không phải tiếng Anh tại nhà. Trong số đó, có 8,2% nói tiếng Anh không tốt lắm và do đó đáp ứng định nghĩa về trình độ tiếng Anh hạn chế.² HHS từ lâu đã được công nhận và đang cố gắng giảm thiểu và cuối cùng là loại bỏ sự phân biệt chủng tộc và dân tộc trong chăm sóc sức khỏe và sức khỏe.³ Sự phân biệt đối với cá nhân LEP đã thúc đẩy Cơ quan Nghiên cứu và Chất lượng Y tế tài trợ cho việc phát triển chương trình Cải thiện Hệ thống An toàn Bệnh nhân cho Bệnh nhân có Tiếng Anh Hạn chế: Cẩm nang dành cho Bệnh viện.⁴ Cẩm nang này lưu ý rằng nghiên cứu chỉ ra rằng “các sự kiện bất lợi ảnh hưởng đến bệnh nhân LEP thường xuyên hơn, thường do các vấn đề về giao tiếp và có nhiều khả năng gây tổn hại nghiêm trọng hơn so với những sự kiện bất lợi ảnh hưởng đến bệnh nhân nói tiếng Anh”.⁵ Việc mang đến khả năng tiếp cận ngôn ngữ sẽ giảm thiểu các rào cản đối với việc tiếp cận bình đẳng với các chương trình của HHS và các dịch vụ mà cơ quan này tài trợ.

Kể từ khi nhậm chức, Tổng thống Joseph R. Biden đã ban hành bốn Sắc lệnh (EO) ủng hộ tầm quan trọng của việc đảm bảo hỗ trợ ngôn ngữ và tiếp cận có ý nghĩa: Sắc lệnh 13985, Thúc đẩy Bình đẳng Chủng tộc và Hỗ trợ cho Cộng đồng Không được phục vụ đầy đủ Thông qua Chính phủ Liên bang;⁶

Sắc lệnh 13995, Đảm bảo Công bằng Ứng phó và Phục hồi Đại dịch;⁷ Sắc lệnh 14031, Thúc đẩy Công bằng, Công lý và Cơ hội cho người Mỹ gốc Á, người Hawaii bản địa và người dân đảo Thái Bình Dương;⁸ và Sắc lệnh 14091, Thúc đẩy Hơn nữa Công bằng Chủng tộc và Hỗ trợ cho Cộng đồng Không được phục vụ đầy đủthông qua Chính phủ Liên bang.⁹

Vào tháng 4 năm 2022, theo Sắc lệnh 13985, HHS đã phát triển Kế hoạch Hành động Bình đẳng HHS, trong đó xác định các mục đích, mục tiêu và yêu cầu về tiếp cận ngôn ngữ cho HHS ngoài các biện pháp theo yêu cầu của Sắc lệnh 13166¹⁰ và Mục 1557 của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng (Mục 1557).¹¹ Phần đầu tiên của Kế hoạch Hành động Bình đẳng có tên là “Không phân biệt đối xử trong HHS: Các Biện pháp bảo vệ Dân quyền và Tiếp cận Ngôn ngữ,” cũng như tập trung vào cách thức mà HHS có thể loại bỏ các rào cản đối với kết quả công bằng trong các chương trình và hoạt động của HHS. Kế hoạch Hành động Bình đẳng đòi hỏi HHS “nỗ lực khôi phục và tăng cường Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ trên toàn Bộ” cũng như xác định một số mục tiêu, quy trình, chính sách và trách nhiệm về tiếp cận ngôn ngữ cụ thể. Giám đốc Văn phòng Dân quyền (OCR) có trách nhiệm thiết lập một phương pháp giám sát và báo cáo tiến độ của Bộ trong việc triển khai các yêu cầu về tiếp cận ngôn ngữ trong Kế hoạch Hành động Bình đẳng.¹²

Để hỗ trợ nỗ lực của toàn Bộ, vào ngày 6 tháng 10 năm 2022, Thứ trưởng Andrea J. Palm đã ban hành một bản ghi nhớ cho tất cả các nhà lãnh đạo trong HHS có tên là Cam kết của Bộ trưởng Becerra trong việc Cung cấp Dịch vụ Hỗ trợ Ngôn ngữ theo Sắc lệnh 13166, 13985 và 14031. Bản ghi nhớ khẳng định rằng Giám đốc của OCR chịu trách nhiệm củng cố và dẫn dắt chương trình tiếp cận ngôn ngữ của Bộ và báo cáo tiến độ cho Bộ trưởng.¹³

Vào ngày 11 tháng 10 năm 2022, HHS đã tái khởi động Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ vốn có nhiệm vụ đưa các kết quả về tiếp cận ngôn ngữ của Kế hoạch Hành động Bình đẳng vào Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ đã cập nhật của HHS và dẫn dắt nỗ lực của Bộ trong việc thực hiện đầy đủ Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ mới này của HHS.¹⁴ Thứ trưởng và Giám đốc OCR xác định rằng Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ phải hoạt động hết sức để thúc đẩy các mục tiêu tiếp cận ngôn ngữ của Chủ tịch và Bộ trưởng đối với Bộ này.¹⁵ Thứ trưởng đã yêu cầu cụ thể người đứng đầu các bộ phận điều hành (OpDivs) và các bộ phận nhân sự (StaffDivs) phải bổ nhiệm đại diện cấp GS-14 hoặc GS-15 vào Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ nhằm mục đích thực hiện các nghĩa vụ về tiếp cận ngôn ngữ của HHS theo Sắc lệnh 13166, 13985, 14031 và Kế hoạch Hành động Bình đẳng được ban hành vào tháng 4 năm 2022.¹⁶

Trong cuộc họp đầu tiên, Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ đã thảo luận về tầm quan trọng của việc cập nhật Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ của Bộ, được công bố vào năm 2013. Do đó, dựa trên các hướng dẫn này, HHS đã ban hành Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ cập nhật được đính kèm.¹⁷

CHÍNH SÁCH TIẾP CẬN NGÔN NGỮ VÀ TRIỂN KHAI

1. Mục tiêu
   
   Để thúc đẩy các nỗ lực của HHS trong việc thúc đẩy sự công bằng thông qua việc xác định và giải quyết các rào cản đối với cơ hội bình đẳng mà các cộng đồng chưa được phục vụ đầy đủ có thể phải đối mặt do các chính sách và chương trình của chính phủ, mỗi cơ quan thuộc HHS¹⁸ phải đảm bảo khả năng tiếp cận các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ (LAS) kịp thời, chất lượng cho các cá nhân có trình độ tiếng Anh hạn chế (LEP).¹⁹
    
2. Mục đích và Thẩm quyền
   
   HHS thực thi Tiêu đề VI của Đạo luật Dân quyền năm 1964 (Tiêu đề VI)²⁰ và Mục 1557.²¹
   
   Các luật này cấm các tổ chức được tài trợ, bao gồm các tổ chức nhận hỗ trợ tài chính của liên bang và các tổ chức chính quyền tiểu bang và địa phương, phân biệt đối xử trên cơ sở chủng tộc, màu da, nguồn gốc quốc gia và tình trạng khuyết tật. Theo đó, các biện pháp hợp lý phải được thực hiện để mang đến khả năng tiếp cận có ý nghĩa cho những cá nhân LEP.²² Đạo luật Plain Writing năm 2010 là một đạo luật yêu cầu các cơ quan liên bang sử dụng thông tin liên lạc rõ ràng từ chính phủ mà công chúng có thể hiểu và sử dụng. Sắc lệnh 12866, 12988 và 13563 nhấn mạnh sự cần thiết của ngôn ngữ đơn giản.
   
   Kế hoạch này được thiết kế để đảm bảo khả năng tiếp cận có ý nghĩa cho các cá nhân LEP đối với các chương trình và hoạt động do HHS quản lý và tài trợ theo Tiêu đề VI và Mục 1557, Sắc lệnh 13166, 13985, 13995, 14031 và 14091 và Kế hoạch Hành động Công bằng của HHS được ban hành vào tháng 4 năm 2022. Nhìn chung, các cơ quan này đặt ra các mục tiêu bao quát để HHS cải thiện khả năng tiếp cận các chương trình và hoạt động của mình cho những cá nhân LEP và đảm bảo rằng các tổ chức do HHS tài trợ cũng thực hiện các biện pháp hợp lý để mang đến khả năng tiếp cận có ý nghĩa cho những cá nhân LEP.²³
   
   Mặc dù kế hoạch này chủ yếu nhằm thúc đẩy khả năng tiếp cận có ý nghĩa đối với các chương trình và hoạt động của các bộ phận thuộc HHS dành cho những cá nhân LEP, nhiều khía cạnh của kế hoạch này cũng được áp dụng để đảm bảo rằng các cơ quan đang giao tiếp hiệu quả với người khuyết tật, bao gồm cả những người sử dụng ngôn ngữ ký hiệu để giao tiếp.²⁴ Mục 504 yêu cầu Bộ thực hiện các biện pháp thích hợp để đảm bảo rằng họ giao tiếp hiệu quả với người khuyết tật, bao gồm cả những người sử dụng ngôn ngữ ký hiệu để giao tiếp. Điều này có thể bao gồm những người khiếm thính hoặc nghe kém, khiếm thị hoặc thị lực kém, hoặc có khuyết tật liên quan đến lời nói hoặc khuyết tật khác.²⁵ Kế hoạch này liệt kê đầy đủ các yêu cầu để tuân thủ Mục 504 và các luật khác về quyền của người khuyết tật, nhưng Bộ và các bộ phận trực thuộc phải tuân thủ các yêu cầu đó để giao tiếp hiệu quả với người khuyết tật theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ,²⁶ Mục 504 của Đạo luật Phục hồi Chức năng,²⁷ và Mục 1557 của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng. Bộ và các bộ phận trực thuộc cũng phải tuân thủ Mục 508 của Đạo luật Phục hồi năm 1973 (Mục 508),²⁸ trong đó yêu cầu các cơ quan liên bang đảm bảo rằng công nghệ thông tin và điện tử của họ, bao gồm trang web, tài liệu điện tử và ứng dụng phần mềm, có thể truy cập được đối với người khuyết tật.
    
3. Tuyên bố Chính sách
   
   Chính sách của Bộ là cung cấp cho các cá nhân khả năng tiếp cận có ý nghĩa đối với các chương trình và hoạt động do HHS thực hiện và tài trợ, từ đó loại bỏ các rào cản để đưa ra một cách công bằng các chương trình và hoạt động do HHS thực hiện và tài trợ, cuối cùng sẽ góp phần cải thiện kết quả về sức khỏe và giảm chênh lệch về sức khỏe cho các cộng đồng được xác định trong Sắc lệnh 13985.
    
4. Xây dựng và Triển khai Kế hoạch
   
   Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ có ba trách nhiệm chính: 1) cập nhật các chính sách, thủ tục và chiến lược tiếp cận ngôn ngữ của Bộ; 2) xây dựng và duy trì hồ sơ chính xác về các nỗ lực của Bộ trong việc thường xuyên đánh giá và thực hiện các biện pháp cần thiết để cải thiện và đảm bảo chất lượng và tính chính xác của các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp cho các cá nhân LEP theo các chương trình và hoạt động do HHS tài trợ và quản lý; và 3) báo cáo hằng năm cho Bộ trưởng về tiến độ của mỗi bộ phận thuộc HHS trong việc thực hiện Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này và đề xuất các khuyến nghị để cải thiện năng lực của Bộ trong việc thực hiện đầy đủ Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này.
    
5. Cập nhật Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ của HHS
   
   Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ sẽ phối hợp với các cơ quan HHS để phát triển và theo dõi các phương pháp thực hiện nhằm đo lường sự cải thiện về khả năng tiếp cận ngôn ngữ trong các chương trình và hoạt động riêng lẻ cũng như thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng thông tin, bao gồm dữ liệu định tính và định lượng, cũng như dữ liệu giao nhau và phân tách, được thu thập theo cách thức tăng cường khả năng so sánh, độ chính xác và tính nhất quán giữa các chương trình và hoạt động. Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ sẽ biên soạn dữ liệu cho một báo cáo thường niên từ Giám đốc OCR gửi đến Bộ trưởng, báo cáo về tiến độ của HHS trong việc thực hiện đầy đủ Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ sửa đổi và đưa ra các khuyến nghị cho Bộ trưởng để cải thiện các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ có sẵn cho khách hàng LEP thuộc các chương trình và hoạt động của HHS.
    
6. Phát triển các phương pháp để ghi lại tiến độ của HHS
   
   Hằng năm, Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ sẽ đưa ra cho tất cả các cơ quan một yêu cầu cung cấp dữ liệu hoặc khảo sát để từ đó có thể xây dựng báo cáo và đưa ra khuyến nghị hằng năm. Yêu cầu cung cấp dữ liệu hoặc khảo sát sẽ yêu cầu thông tin cần thiết để đo lường tiến độ đạt được trong việc triển khai các biện pháp hành động theo từng yếu tố của Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ, bao gồm dữ liệu nhân khẩu học phân tách và giao nhau. Nó cũng sẽ yêu cầu cung cấp thông tin về yêu cầu ngân sách dự kiến của mỗi cơ quan để cung cấp và/hoặc tài trợ các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ trong những năm tới. Trong những năm tiếp theo, Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ sẽ phát hành yêu cầu cung cấp dữ liệu trước ngày 31 tháng 3 để các cơ quan có thời gian đưa ra các giải trình ngân sách cho Trợ lý Bộ trưởng Tài chính (ASFR).
    
7. Soạn thảo Báo cáo Tiến độ Hằng năm và Khuyến nghị
   
   Hằng năm, Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ sẽ soạn thảo và nộp Báo cáo Tiến độ Hằng năm về Tiếp cận Ngôn ngữ để Bộ trưởng nhận được báo cáo với các khuyến nghị trước khi kết thúc năm tài chính và phát hành cho công chúng ngay sau đó. Trong phạm vi có thể và thực tế, báo cáo đó sẽ phổ biến dữ liệu để giúp các bộ phận thuộc HHS tạo điều kiện học tập và phối hợp trong toàn tổ chức, hợp tác trong việc tiếp cận có tính tác động cao và/hoặc xây dựng thông điệp toàn diện phù hợp với đối tượng và có khả năng thích ứng văn hóa cho các cộng đồng khách hàng chung.
    
8. Tiêu chuẩn Ngắn hạn và Dài hạn
   
   Để đảm bảo HHS đạt được tiến bộ trong bốn lĩnh vực chính được xác định theo Kế hoạch Hành động Công bằng năm 2022, Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này kết hợp các biện pháp hành động ngắn hạn được thiết kế để nâng cao đáng kể năng lực của HHS trong việc cung cấp: 1) các trang web bằng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh; 2) dịch vụ phiên dịch qua điện thoại và video hoặc trực tuyến; 3) thông tin về chương trình và phúc lợi bằng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh; và 4) tài trợ của liên bang cho các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ. Các tiêu chuẩn để đo lường tiến độ đã được ban hành trong Kế hoạch Hành động Công bằng năm 2022 được minh họa dưới đây.²⁹

Các mục tiêu và tiêu chuẩn được thiết lập sẵn này được đưa vào Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ được đính kèm như sau: Yếu tố 2, Dịch vụ Hỗ trợ Ngôn ngữ Phiên dịch, bao gồm các thủ tục cung cấp dịch vụ phiên dịch qua điện thoại hiệu quả. Yếu tố 3, Biên dịch, cung cấp một kế hoạch hành động để phát triển chương trình, hoạt động và thông tin về lợi ích bằng các ngôn ngữ nói khác nhau. Ngoài ra, theo Yếu tố 9, Thông tin Kỹ thuật số, hướng dẫn, chính sách, thủ tục và các công cụ khác sẽ được phát triển để các bộ phận có thể tạo và đăng các trang web theo ngôn ngữ một cách hiệu quả và nhất quán. Cuối cùng, Yếu tố 10, Đảm bảo Tài trợ và Tuân thủ của Người nhận Tài trợ Liên bang, được thiết kế để tập trung tốt hơn các nguồn lực vào việc trợ giúp các tổ chức do HHS tài trợ cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ hiệu quả.³⁰

GHI CHÚ: Mặc dù các chỉ tiêu về tiêu chuẩn của Kế hoạch Hành động Bình đẳng dao động từ hai đến tám năm, Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ sẽ thúc đẩy việc thực hiện nhanh hơn các biện pháp hành động của Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ khi các nguồn lực và hoàn cảnh cho phép. Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ năm 2023 cũng bao gồm các chi tiết bổ sung về các mục tiêu và tiêu chuẩn.

PHỤ LỤC A: KẾ HOẠCH TIẾP CẬN NGÔN NGỮ CỦA HHS

Trong vòng sáu tháng kể từ khi phát hành Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ cập nhật này,³¹ với ý kiến đóng góp từ các đối tác dịch vụ chăm sóc sức khỏe và nhân sinh,³² các bộ phận của HHS phải phát triển và thực hiện các kế hoạch và chính sách tiếp cận ngôn ngữ cụ thể của từng cơ quan, trong đó, kết hợp và xác định các biện pháp hành động để thực hiện tất cả mười yếu tố của Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này. Các cơ quan phải đệ trình kế hoạch của họ lên Chủ tịch Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ để được xem xét và phê duyệt. Chủ tịch Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ sẽ báo cáo hằng năm cho Bộ trưởng về tiến độ của từng bộ phận thuộc HHS trong việc thực hiện tất cả các yếu tố của kế hoạch này. Văn phòng Dân quyền (OCR) sẽ hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan cần trợ giúp xây dựng các chiến lược của họ để thúc đẩy chương trình tiếp cận ngôn ngữ tổng thể của HHS, bao gồm bất kỳ cập nhật cần thiết nào trong Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ.

Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này trong toàn Bộ sẽ đóng vai trò là hình mẫu cho Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ của các cơ quan. Nó đề cập đến các mục tiêu, chính sách và yêu cầu về tiếp cận ngôn ngữ được thiết lập trong Sắc lệnh 13166, 13985, 13995, 14031, 14091, Tiêu đề VI, Mục 1557 và Kế hoạch Hành động Bình đẳng 2022 của HHS. Mỗi yếu tố trong số mười (10) yếu tố có trong Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ năm 2013 đã được phân tích và cập nhật khi cần thiết để ứng phó với các điểm yếu về dịch vụ LEP được phát hiện, những thay đổi về công nghệ và các ưu tiên của Cơ quan Quản lý. Ví dụ, để phù hợp với Kế hoạch Hành động Bình đẳng của HHS và xem xét những tiến triển gần đây bao gồm các bài học kinh nghiệm trong đại dịch COVID-19, Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ được cập nhật bao gồm trọng tâm mới hướng tới trang web và các phương tiện giao tiếp điện tử khác, bao gồm phiên dịch video hoặc trực tuyến khi thích hợp, cũng như tăng khả năng tiếp cận ngôn ngữ cho các chương trình, hoạt động của HHS và thông tin về lợi ích, tài trợ cụ thể cho hỗ trợ ngôn ngữ. 10 yếu tố trong kế hoạch cập nhật này thiết lập các mục tiêu, chính sách và bước hành động thiết thực để các cơ quan HHS cải thiện khả năng tiếp cận ngôn ngữ có ý nghĩa đối với các chương trình và hoạt động của họ cũng như các chương trình và hoạt động mà họ tài trợ. Các yếu tố này cũng đưa ra các khuyến nghị để giúp các cơ quan HHS cải thiện giao tiếp hiệu quả với người khuyết tật.³³

Mặc dù các cơ quan HHS linh hoạt trong phương pháp, nhưng họ phải đạt được tiến độ trong việc thực hiện các yêu cầu và thủ tục liên quan được đưa ra trong kế hoạch này theo các mốc thời gian quy định. Ví dụ, các bước hành động được quy định trong mỗi yếu tố phải được thực hiện trong mỗi cơ quan, các chương trình và hoạt động của họ. Các cơ quan HHS sẽ linh hoạt trong cách thực hiện các bước này nhưng phải chứng minh và báo cáo tiến độ mỗi năm. Hơn nữa, tất cả các cơ quan phải đưa các mục tiêu hỗ trợ ngôn ngữ của họ, bao gồm tiếp cận với các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh, vào các giải trình ngân sách hằng năm của họ để nâng cao năng lực phục vụ những cá nhân LEP và năng lực của những người mà họ tài trợ.

Các cơ quan sẽ chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm thực hiện từng yếu tố dưới đây. Các cơ quan có thể xác định xem liệu có phù hợp hay không khi các yếu tố sẽ được thực hiện bởi cùng một văn phòng hay viên chức chịu trách nhiệm thực hiện một yếu tố khác. Các cơ quan sẽ cập nhật kịp thời cho Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ về những thay đổi đối với văn phòng hoặc viên chức được chỉ định, bao gồm thông tin liên hệ.

Bất cứ khi nào có thể và thích hợp, các hành động trong kế hoạch này nên được thực hiện cùng với các sáng kiến khác của cơ quan để tăng khả năng tiếp cận dịch vụ và chăm sóc sức khỏe, cải thiện chất lượng sức khỏe và giảm chênh lệch về sức khỏe và chăm sóc sức khỏe. 10 yếu tố của Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này cần được thực hiện một cách toàn diện và bổ sung. Trong phạm vi có thể thực hiện được, các bước hành động nên diễn ra song song và các biện pháp thực hành tốt nhất nên được chia sẻ rộng rãi. Nếu có câu hỏi, lo ngại và cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ LanguageAccess@hhs.gov hoặc gọi 202.969.3877.

CÁC YẾU TỐ VÀ BƯỚC HÀNH ĐỘNG

Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này thể hiện chính sách và chiến lược tiếp cận ngôn ngữ của Bộ để cải thiện khả năng tiếp cận cho những cá nhân LEP đối với các chương trình và hoạt động do HHS tài trợ và quản lý. Kế hoạch này xác định các bước và mốc thời gian cụ thể mà các cơ quan HHS phải tuân thủ để đảm bảo thực hiện đầy đủ chính sách của Bộ ở cấp độ chương trình.

YẾU TỐ 1: Đánh giá: Nhu cầu và Năng lực

YẾU TỐ 2: Dịch vụ Hỗ trợ Ngôn ngữ Phiên dịch

YẾU TỐ 3: Biên dịch

YẾU TỐ 4: Chính sách, Thủ tục và Biện pháp thực hành

YẾU TỐ 5: Thông báo về Khả năng Cung cấp Hỗ trợ Ngôn ngữ Miễn phí

YẾU TỐ 6: Đào tạo Nhân viên

YẾU TỐ 7: Đánh giá & Trách nhiệm giải trình: Khả năng Tiếp cận, Chất lượng, Tài nguyên, Báo cáo

YẾU TỐ 8: Bàn luận với các Đối tác Chăm sóc Sức khỏe và Dịch vụ Nhân sinh

YẾU TỐ 9: Thông tin Kỹ thuật số

YẾU TỐ 10: Đảm bảo Tài trợ và Tuân thủ của Người nhận Tài trợ HHS

YẾU TỐ 1: Đánh giá: Nhu cầu và Năng lực

Vào tháng 3 hằng năm, mỗi cơ quan HHS sẽ đánh giá mức độ hỗ trợ ngôn ngữ hoặc tài liệu theo từng ngôn ngữ được yêu cầu và/hoặc truy cập hoặc cần thiết đối với khách hàng của họ, bao gồm cả người thụ hưởng và/hoặc các đối tác dịch vụ chăm sóc sức khỏe và nhân sinh khác; đồng thời, xây dựng một yêu cầu về ngân sách để đáp ứng nhu cầu hỗ trợ ngôn ngữ dự kiến cho năm tới.

Mô tả:

Các cơ quan HHS phải liên tục đánh giá nhu cầu về hỗ trợ ngôn ngữ của khách hàng hiện tại và tiềm năng của họ để cung cấp thông tin về chính sách, quy trình và ngân sách cần thiết nhằm nâng cao nhận thức và triển khai các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ giúp tăng khả năng tiếp cận các chương trình, hoạt động và dịch vụ tương ứng của họ dành cho những cá nhân LEP. Đánh giá này nên bao gồm 1.) việc xác định các ngôn ngữ không phải tiếng Anh, bao gồm Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ (ASL) hoặc các ngôn ngữ ký hiệu khác, được nói bởi những người có khả năng tiếp cận hoặc cần và đủ điều kiện nhận các dịch vụ của cơ quan, và 2.) các rào cản – bao gồm các rào cản về nguồn lực – cản trở việc cung cấp dịch vụ phiên dịch và giao tiếp bằng văn bản hiệu quả cho các cá nhân LEP.

Các bước hành động:

1. Mỗi năm, văn phòng hoặc viên chức được chỉ định chịu trách nhiệm đánh giá hằng năm được mô tả trong yếu tố này phải tham gia ít nhất một buổi lắng nghe, được tổ chức bởi một cơ quan nói riêng hoặc HHS nói chung, để tìm hiểu về những thách thức và cơ hội để cải thiện các nỗ lực tiếp cận ngôn ngữ của cơ quan đó cũng như tham khảo ý kiến các chuyên gia về chủ đề để xác định xem chương trình tiếp cận ngôn ngữ hiện tại của cơ quan có hiệu quả và tuân thủ Mục 1557 hay không, cũng như Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này.
2. Văn phòng hoặc viên chức được chỉ định phải thường xuyên tham gia vào ít nhất một nhóm công tác về tiếp cận ngôn ngữ liên ngành và/hoặc nội bộ để xác định các phương pháp cải thiện trình độ thông thạo của cơ quan trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ, chẳng hạn như tuyển dụng và hỗ trợ công bằng cho nhân viên song ngữ và đa ngôn ngữ có trình độ, và nhân viên thông thạo ASL, nhằm cung cấp thông tin giao tiếp "theo từng ngôn ngữ" trực tiếp và cũng đảm bảo khả năng cung cấp và việc sử dụng hiệu quả các dịch vụ phiên dịch và biên dịch theo hợp đồng.
3. Văn phòng hoặc viên chức được chỉ định phải thực hiện các bước cụ thể để xây dựng hoặc sửa đổi các chính sách hoặc thông lệ đảm bảo các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ của cơ quan là đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tư vấn cho các viên chức cơ quan về việc cập nhật kế hoạch tiếp cận ngôn ngữ của cơ quan khi cần thiết. Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ của Cơ quan nên được điều chỉnh theo cách thức có ý nghĩa đối với cơ quan và cộng đồng mà họ phục vụ. OCR hoan nghênh các biện pháp bổ sung được thực hiện bởi các cơ quan để phục vụ những cá nhân LEP và khuyến khích các cơ quan đưa các biện pháp đó vào Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ của họ để các biện pháp thực hành tốt nhất có thể được chia sẻ trong toàn bộ HHS.

Nhân viên HHS có thể xác định xem liệu một người có cần hỗ trợ ngôn ngữ theo một số cách:

• Cá nhân LEP hoặc người đồng hành của họ tự xác định một cách tự nguyện;
• Đặt câu hỏi để khẳng định về ngôn ngữ chính của cá nhân đó nếu họ tự xác định là cần dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ;
• Sự tham gia của một nhân viên đa ngôn ngữ có trình độ hoặc phiên dịch viên có trình độ để xác minh ngôn ngữ chính của một cá nhân; hoặc là
• Sử dụng thẻ hoặc áp phích nhận dạng ngôn ngữ "I Speak";
• Xác định ưu tiên ngôn ngữ khi tiến hành đánh giá giám sát sức khỏe dân số;
• Bao gồm các cuộc điều tra về bệnh đa ngôn ngữ;
• Sử dụng các công cụ lập bản đồ nhân khẩu học của tiểu bang bao gồm ưu tiên ngôn ngữ và tình trạng khuyết tật để ưu tiên dân số.

Nhân viên HHS không nên đưa ra các giả định về ngôn ngữ chính của một cá nhân dựa trên chủng tộc, màu da, nguồn gốc quốc gia hoặc tình trạng khuyết tật. Những người khiếm thính hoặc nghe kém có thể sẽ không giao tiếp bằng ASL và có thể bị hạn chế về trình độ tiếng Anh viết và nói. Họ có thể cần một dịch vụ hoặc hỗ trợ phụ trợ khác, chẳng hạn như hỗ trợ bằng ngôn ngữ ký hiệu từ một khu vực hoặc quốc gia khác hoặc thuê một phiên dịch viên khiếm thính hoặc được chứng nhận khiếm thính.

Các cân nhắc bổ sung khi xác định ngôn ngữ bao gồm việc đặt câu hỏi về khu vực, đô thị, làng hoặc cộng đồng cụ thể của cá nhân đó để đảm bảo xác định chính xác ngôn ngữ.

YẾU TỐ 2: Dịch vụ Hỗ trợ Ngôn ngữ Phiên dịch

Mỗi cơ quan HHS sẽ thực hiện các bước để cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ phiên dịch thích hợp (ví dụ: trực tiếp, trực tuyến (video/hội thảo trực tuyến) và/hoặc qua điện thoại), miễn phí, để giải quyết các nhu cầu được xác định trong Yếu tố 1. Mỗi cơ quan HHS sẽ thiết lập một đầu mối liên lạc cho các cá nhân LEP, chẳng hạn như văn phòng, viên chức, địa chỉ e-mail hoặc số điện thoại để tiếp cận dịch vụ này.

Mô tả:

Các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ phiên dịch là rất cần thiết để đảm bảo khả năng tiếp cận có ý nghĩa và cơ hội bình đẳng trong việc tham gia đầy đủ vào các dịch vụ, hoạt động, chương trình hoặc các lợi ích khác do các cơ quan HHS quản lý hoặc tài trợ. Các cơ quan phải đảm bảo rằng tất cả các phiên dịch viên mà họ sử dụng đều đủ trình độ để cung cấp dịch vụ, hiểu và áp dụng đạo đức phiên dịch viên, nhu cầu bảo mật của khách hàng, đặc biệt là vì các nghiên cứu sâu rộng cho thấy rằng việc thiếu phiên dịch viên đủ trình độ có thể gây ra hậu quả tiêu cực cho sức khỏe và làm gia tăng sự chênh lệch về sức khỏe. Định nghĩa về một phiên dịch viên đủ trình độ được nêu trong Phụ lục B.

Người khuyết tật được hưởng các hỗ trợ và dịch vụ phụ trợ thích hợp khi cần thiết để họ có cơ hội bình đẳng được hưởng lợi từ các chương trình và hoạt động của HHS. Hỗ trợ và dịch vụ phụ trợ bao gồm, nhưng không giới hạn, phiên dịch viên ngôn ngữ ký hiệu đủ trình độ tại chỗ hoặc thông qua các dịch vụ phiên dịch từ xa qua video (VRI).

Hỗ trợ ngôn ngữ có thể được cung cấp thông qua nhiều phương tiện khác nhau, bao gồm nhân viên song ngữ và đa ngôn ngữ có trình độ cũng như phiên dịch viên có trình độ thực hiện phiên dịch trực tiếp, qua điện thoại, giọng nói từ xa và video hoặc bất kỳ loại phiên dịch nào khác. Tuy nhiên, Cơ quan không nên đưa con em của cá nhân đó vào danh sách hỗ trợ ngôn ngữ. Đồng thời, các thành viên gia đình hoặc cộng đồng chỉ nên được áp dụng trong những trường hợp đặc biệt hoặc khi cá nhân LEP yêu cầu hỗ trợ ngôn ngữ. Cơ quan không được sử dụng người lớn đi cùng người khuyết tật làm phiên dịch viên cho người khuyết tật trừ khi họ yêu cầu người lớn đó phiên dịch, người lớn đó đồng ý và việc tin cậy người lớn đó là phù hợp. Cơ quan không được sử dụng trẻ em đi cùng người khuyết tật làm phiên dịch viên ngoại trừ trong trường hợp khẩn cấp liên quan đến mối đe dọa sắp xảy ra đối với an toàn hoặc phúc lợi mà không có phiên dịch viên nào khác. Cơ quan không được đòi hỏi một người khuyết tật đưa một người khác đến phiên dịch cho họ. Công chúng cũng bắt buộc phải biết rằng cơ quan này sẽ cung cấp dịch vụ phiên dịch miễn phí.

Mặc dù sự phù hợp của phiên dịch viên sẽ khác nhau tùy theo nhu cầu thực hiện, bối cảnh và môi trường, nhưng nhìn chung, phiên dịch viên phải có năng lực về chủ đề trong (các) chủ đề sẽ được phiên dịch bằng cách chứng minh nền tảng giáo dục hoặc kinh nghiệm chuyên môn có liên quan trong các chủ đề đó. Ví dụ, trong môi trường chăm sóc sức khỏe, các cơ quan nên thuê một phiên dịch viên có chuyên môn về vấn đề sức khỏe và thuật ngữ y tế. Năng lực thanh toán y tế và bảo hiểm cũng có thể cần thiết, tùy thuộc vào bối cảnh. Cũng cần có phiên dịch viên có trình độ để đảm bảo phiên dịch phù hợp và chính xác về mặt văn hóa. Đặc biệt, phiên dịch viên không cần phải được chứng nhận đủ trình độ, vì không phải tất cả các ngôn ngữ đều có chứng nhận.

Một đầu mối liên lạc duy nhất cho mỗi cơ quan HHS, chẳng hạn như văn phòng hoặc viên chức, nên xây dựng các thủ tục để cơ quan cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ phiên dịch cũng như phát triển hoặc đào tạo nhân viên để đảm bảo tất cả nhân viên có tiếp xúc công chúng có thể cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ phiên dịch khi cần thiết và kịp thời.

Các bước hành động:

1. Trong vòng 180 ngày kể từ ngày ban hành Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này, hãy chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm thiết lập các thủ tục trên toàn cơ quan để cung cấp dịch vụ phiên dịch theo cách thức đảm bảo liên lạc kịp thời giữa những cá nhân LEP với các bộ phận HHS cũng như những người khuyết tật với các bộ phận HHS. Các thủ tục phải giải quyết các phương pháp khác nhau để cung cấp dịch vụ phiên dịch viên, bao gồm các thủ tục nhằm đảm bảo cung cấp dịch vụ phiên dịch viên thoại và video từ xa hiệu quả.
2. Xác định các đầu mối liên lạc của cơ quan (POC) chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý chương trình phiên dịch bằng giọng nói và video từ xa cho từng bộ phận tiếp xúc với công chúng nhằm đảm bảo các cá nhân LEP biết rằng HHS sẽ cung cấp dịch vụ phiên dịch viên miễn phí cũng như hướng dẫn về cách thức nhận dịch vụ phiên dịch của cơ quan, bất cứ khi nào có sẵn. Các chương trình như vậy nên tính đến thực tế là sự gia tăng của các hệ thống lời nhắc tự động tích hợp (IVP) đã khiến các cá nhân LEP gặp khó khăn hơn trong việc vượt qua các "cây điện thoại" khác nhau để kết nối với phiên dịch viên. Vì yêu cầu phải phản hồi lời nhắc tự động để được hỗ trợ theo ngôn ngữ có thể ngăn cản khả năng tiếp cận có ý nghĩa, do đó nên tìm ra các tùy chọn khác để tiếp cận dịch vụ ngôn ngữ một cách trực tiếp hơn.
3. Các đầu mối liên hệ (POC) của cơ quan phải đánh giá chương trình phiên dịch bằng giọng nói và video từ xa của cơ quan, tham khảo ý kiến của các chuyên gia, đưa ra các khuyến nghị để nâng cao hiệu quả của chương trình cũng như giải trình về ngân sách cho các hành động cải thiện chương trình.
4. POC của cơ quan phải phát triển các phương pháp và cơ chế để đảm bảo các cộng đồng LEP biết rằng HHS sẽ cung cấp cho họ các dịch vụ phiên dịch miễn phí cũng như cung cấp thông tin về cách nhận các dịch vụ phiên dịch. Các phương pháp bao gồm, nhưng không giới hạn ở, việc triệu tập các buổi lắng nghe cùng các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh, các cuộc khảo sát và thảo luận nhóm với cộng đồng LEP cũng như quan hệ đối tác với các tổ chức phi lợi nhuận tham gia vào cộng đồng LEP. Mỗi năm sau đó, ác đầu mối liên hệ phải thông báo cho người đứng đầu cơ quan về việc có cần tiếp cận thêm hay không.
5. POC của cơ quan phải phát triển các phương pháp để theo dõi và báo cáo số lượng yêu cầu dịch vụ phiên dịch, loại hình phiên dịch được yêu cầu, ngôn ngữ được yêu cầu và thời gian phản hồi mà phiên dịch được cung cấp. Điều này cũng bao gồm, nhưng không giới hạn ở số trường hợp, vấn đề hoặc sáng kiến tiếp cận cộng đồng nơi mà hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp, (các) ngôn ngữ chính được yêu cầu hoặc cung cấp, loại hình dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp hoặc chi phí của bất kỳ dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ nào được cung cấp.
6. Mỗi năm tài chính, hãy gửi giải trình về ngân sách cho việc phổ biến thông điệp để nâng cao nhận thức về các dịch vụ phiên dịch có sẵn.
7. Đưa ra các tiêu chí để đánh giá nhân viên song ngữ hoặc nhân viên phiên dịch ngôn ngữ ký hiệu về khả năng cung cấp dịch vụ phiên dịch và đảm bảo những nhân viên đó được trả thù lao một cách thích hợp nếu họ được yêu cầu cung cấp dịch vụ phiên dịch. Chỉ những nhân viên được đánh giá là có trình độ thông thạo ngôn ngữ nâng cao (theo định nghĩa của HHS về nhân viên song ngữ/đa ngữ) mới có thể giao tiếp với cá nhân LEP hoặc người khuyết tật cần phiên dịch ngôn ngữ ký hiệu. Các cơ quan cũng sẽ xem xét các tiêu chí để đưa ra quan điểm trong các quyết định tuyển dụng cho các ứng viên việc làm song ngữ và đa ngữ. Không nên phụ thuộc nhiều vào nhân viên tình nguyện thay vì sử dụng phiên dịch viên chuyên nghiệp.
8. Cân nhắc việc lưu giữ một danh sách các nhân viên song ngữ và đa ngữ đủ trình độ có khả năng cung cấp các dịch vụ phiên dịch chuyên nghiệp, trong đó, xác định thông tin liên lạc của nhân viên và (các) ngôn ngữ mà họ có khả năng phiên dịch. Đưa ra một kế hoạch về cách thức nhân viên sẽ được đào tạo để đáp ứng các yêu cầu dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ và những người có thể yêu cầu nhân viên thực hiện các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ
9. Thiết lập danh sách tất cả các đầu mối liên hệ và các nguồn lực khác có sẵn cho cơ quan và đủ trình độ cung cấp phiên dịch tại chỗ (OSI), phiên dịch qua điện thoại (OPI) và VRI cho các cá nhân LEP và người khuyết tật cần phiên dịch ngôn ngữ ký hiệu, những người đang tìm kiếm thông tin hoặc cố gắng tiếp cận các chương trình và hoạt động của cơ quan.
10. Xây dựng cơ chế giám sát, đánh giá dịch vụ phiên dịch.
11. Các cơ quan trực tiếp phục vụ công chúng hoặc tài trợ các chương trình và hoạt động phục vụ công chúng sẽ thiết lập các đường dây trợ giúp có hỗ trợ OPI và VRI. Tối thiểu, các đường dây trợ giúp sẽ nhanh chóng kết nối những người gọi nói 15 ngôn ngữ phổ biến nhất ở (các) tiểu bang có liên quan (theo dữ liệu liên quan gần đây nhất từ Cục Điều tra Dân số Hoa Kỳ) với phiên dịch viên qua điện thoại hoặc video. Dựa trên nhu cầu của cộng đồng và cá nhân, có thể cần có thêm ngôn ngữ và chúng cũng nên được đưa vào.
12. POC của cơ quan sẽ phục vụ trong ít nhất một nhóm công tác liên và/hoặc nội bộ cơ quan để tìm hiểu và chia sẻ các biện pháp hiệu quả để tăng cường hỗ trợ ngôn ngữ phiên dịch cũng như đưa ra các khuyến nghị cho người đứng đầu cơ quan tương ứng để cải thiện chương trình hỗ trợ ngôn ngữ phiên dịch của họ.
13. Các cơ quan nên xem xét đưa vào các điều khoản để đảm bảo rằng các dịch vụ phiên dịch có thể tiếp cận được đối với những người khuyết tật, bao gồm cả những người khiếm thính hoặc nghe kém hoặc những người khuyết tật liên quan đến giao tiếp khác. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp phiên dịch ngôn ngữ ký hiệu, phụ đề hoặc hỗ trợ giao tiếp bổ sung dễ tiếp cận. Một số ví dụ về các phương thức giao tiếp trực quan phổ biến có trong nguồn sau: ADA Business Brief:Communicating with People Who Are Deaf or Hard of Hearing in Hospital Settings.

YẾU TỐ 3: Biên dịch

Mỗi cơ quan HHS sẽ xác định, biên dịch và cho phép truy cập ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm bản in, phương tiện truyền thông trực tuyến và điện tử, các tài liệu quan trọng, bao gồm thông tin quan trọng về người tiêu dùng/bệnh nhân, ở định dạng dễ tiếp cận, bằng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh theo các đánh giá về nhu cầu và năng lực được thực hiện theo Yếu tố 1. Vì mục đích của Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này, Phụ lục B liệt kê các ví dụ về các tài liệu quan trọng, bao gồm thông tin quan trọng của chương trình, các tài liệu cần thiết để có được sự đồng ý, mẫu đơn khiếu nại, đơn đăng ký tham gia vào một chương trình hoặc hoạt động hoặc để nhận các dịch vụ hoặc lợi ích, văn bản thông báo về các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ, tiêu chí đủ điều kiện và thông báo về quyền hoặc thông báo từ chối, mất hoặc giảm dịch vụ hoặc lợi ích. Tối thiểu, thông báo về quyền không bị phân biệt đối xử cũng như được cung cấp ngôn ngữ miễn phí và bất kỳ dịch vụ phụ trợ thích hợp nào phải được cung cấp, và OCR sẽ cung cấp bản dịch của các thông báo mẫu bằng 15 ngôn ngữ hàng đầu được những cá nhân LEP sử dụng ở mỗi tiểu bang.

Mô tả:

Các cơ quan HHS phải thực hiện các bước hợp lý để cung cấp bản dịch bằng văn bản chính xác để đảm bảo khả năng tiếp cận có ý nghĩa và cơ hội bình đẳng trong việc nhận thông tin về dịch vụ xã hội và y tế công cộng kịp thời cũng như tham gia đầy đủ vào các dịch vụ, hoạt động, chương trình hoặc các lợi ích khác do cơ quan quản lý, được mô tả trong Yếu tố 1. Với các hoạt động và lĩnh vực trọng tâm khác nhau trong Bộ, chưa thiết lập một ngưỡng tổng quát, ngoại trừ liên quan đến thông báo về việc không phân biệt đối xử có thể được yêu cầu dịch sang 15 ngôn ngữ hàng đầu được những cá nhân LEP sử dụng trong tiểu bang. Tuy nhiên, ngoài các bản dịch, mỗi cơ quan có trách nhiệm chủ động xác định đâu là các tài liệu quan trọng đối với các chương trình và hoạt động của mình cũng như triển khai chiến lược dịch thuật.

Các cơ quan sẽ dịch các tài liệu quan trọng hoặc thông tin công cộng quan trọng khác (đặc biệt là trong các trường hợp khẩn cấp về sức khỏe cộng đồng) dựa trên các đánh giá tương ứng về nhu cầu và năng lực của họ cũng như phát triển các chiến lược dịch thuật phù hợp với phương tiện truyền thông để phổ biến. Các tài liệu được dịch phải dễ hiểu đối với đối tượng mục tiêu. Các vấn đề về ngôn ngữ đơn giản, giao tiếp văn hóa và kiến thức sức khỏe nên được xem xét cho tất cả các tài liệu, kể cả khi ban đầu viết bằng tiếng Anh. Tài liệu được dịch nên dễ dàng truy cập trên trang web của cơ quan.

Để cải thiện sự phù hợp về văn hóa và tính chính xác của các bản dịch, nên sử dụng biên dịch viên và người đánh giá bản dịch có trình độ. Tốt hơn là, mặc dù không bắt buộc, biên dịch viên và người đánh giá bản dịch đủ trình độ có ít nhất một trong các bằng cấp sau:

• Bằng cấp hoặc chứng chỉ dịch thuật do trường đại học cấp về tổ hợp ngôn ngữ được yêu cầu.
• Chứng nhận của hiệp hội hoặc công đoàn dịch thuật chuyên nghiệp, chẳng hạn như Hiệp hội Dịch thuật Hoa Kỳ (ATA) hoặc cơ quan chứng nhận dịch thuật khác về tổ hợp và hướng ngôn ngữ được yêu cầu, nếu có. Khi không thể cung cấp chứng nhận về một tổ hợp và hướng ngôn ngữ cụ thể được yêu cầu (ví dụ: tiếng Anh sang ngôn ngữ bản địa), các yêu cầu tối thiểu khác có thể được sử dụng để đánh giá trình độ, bao gồm số năm kinh nghiệm, sự giới thiệu của các cá nhân đủ điều kiện để chứng thực chất lượng công việc của biên dịch viên, v.v.
• Ít nhất 3 năm kinh nghiệm chuyên môn ở vị trí nhân viên hoặc hoạt động tự do toàn thời gian dành riêng cho dịch thuật, hoàn thành công việc bằng tổ hợp và hướng ngôn ngữ được yêu cầu.

Ngoài kinh nghiệm này, người dịch phải chứng minh chuyên môn về chủ đề chuyên môn trong (các) chủ đề sẽ được dịch bằng cách chứng minh nền tảng giáo dục hoặc kinh nghiệm chuyên môn có liên quan trong các chủ đề đó. Ví dụ, khi dịch thông tin chăm sóc sức khỏe, nên sử dụng biên dịch viên có chuyên môn về sức khỏe và thuật ngữ y tế. Biên dịch viên về các vấn đề về tính đủ điều kiện và bảo hiểm có thể cần có chuyên môn bổ sung.

Không nên sử dụng bản dịch máy hoặc các ứng dụng trí tuệ nhân tạo khác, hoặc phần mềm được thiết kế để chuyển đổi văn bản viết từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác mà không có sự tham gia của biên dịch viên đủ trình độ trước khi văn bản đó đến với đối tượng dự định.

Những cá nhân LEP và/hoặc có khuyết tật giao tiếp nhất định muốn tiếp cận các dịch vụ của Bộ có thể không biết chữ ở ngôn ngữ viết phổ biến của quốc gia gốc của họ, hoặc ngôn ngữ của họ có thể không có dạng văn bản nên tài liệu được dịch sẽ không phải là cách giao tiếp hiệu quả với họ.

Đối với những cá nhân LEP như vậy, các bộ phận có thể xem xét việc dịch nhìn văn bản, phiên dịch hoặc giao tiếp bằng âm thanh/video. Đối với những người có khuyết tật làm ảnh hưởng đến giao tiếp, các bộ phận nên tìm hiểu về phương pháp ưu tiên để đưa ra thông tin vốn thường được cung cấp dưới dạng văn bản.

Các bước hành động:

1. Chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm phát triển một chương trình đảm bảo các cá nhân tham gia hoặc mong muốn tham gia vào các chương trình và hoạt động do HHS tài trợ hoặc quản lý được cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ bằng văn bản phù hợp với nhu cầu, năng lực, đánh giá của cơ quan cũng như kế hoạch này.
2. Tiến hành đánh giá nhu cầu ngôn ngữ để xác định các kỹ năng đọc viết của nhóm cá nhân LEP bằng ngôn ngữ ưu tiên của họ và tần suất liên hệ với cơ quan. Lưu ý rằng có thể có các nhóm cá nhân LEP sử dụng một ngôn ngữ không có dạng viết hoặc khả năng đọc viết nói chung rất thấp. Trong những trường hợp như vậy, bất cứ khi nào có thể, phải đưa ra các phương pháp thay thế để mang đến khả năng tiếp cận ngôn ngữ có ý nghĩa đối với các tài liệu quan trọng, chẳng hạn như dịch nhìn văn bản hoặc giải thích bằng video về các tài liệu.
3. Mỗi năm tài chính, nộp giải trình ngân sách cho việc tạo ra và phân phối các tài liệu quan trọng đã dịch cũng như các thông tin công khai quan trọng khác.
4. Tạo một danh mục mô tả các tài liệu đã có sẵn bằng các ngôn ngữ không phải tiếng Anh, bao gồm cả Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ và đăng tải danh mục lên một trang web nội bộ dành cho nhân viên HHS. Sửa đổi tài liệu khi cần thiết để đảm bảo chất lượng và ngôn ngữ đơn giản cũng như cập nhật danh mục cho phù hợp. Sử dụng bên thứ ba đủ điều kiện để đánh giá các bản dịch về tính chính xác, dễ đọc, khả dụng và khả năng đáp ứng văn hóa.
5. Xác định nhân viên của cơ quan chịu trách nhiệm dịch tài liệu của cơ quan, và/hoặc quản lý (các) hợp đồng biên dịch và phiên dịch, đồng thời chia sẻ thông tin liên lạc của họ với cán bộ quản lý và nhân viên giao tiếp với công chúng.
6. Xác định các lĩnh vực chương trình thường xuyên phục vụ các cộng đồng LEP, những tài liệu nào đủ điều kiện là tài liệu quan trọng, đảm bảo các tài liệu quan trọng được cung cấp bằng ngôn ngữ ưu tiên cho các cộng đồng LEP được phục vụ cũng như cung cấp tài liệu bằng các ngôn ngữ khác khi được yêu cầu hoặc phù hợp. Mỗi OpDiv/StaffDiv chịu trách nhiệm xác định các tài liệu quan trọng của mình để biên dịch, cập nhật các bản dịch khi cần thiết và đăng tải các tài liệu quan trọng trực tuyến để chúng có thể được tiếp cận.
7. Cung cấp tài liệu bằng văn bản đã dịch ở các định dạng khác như âm thanh, video có phụ đề, video có ngôn ngữ ký hiệu, đồ họa thông tin, v.v., cho những người bị hạn chế về khả năng đọc viết hoặc khuyết tật cũng như cho những người có ngôn ngữ không có dạng viết.
8. Tất cả nội dung trực tuyến được dịch phải tuân thủ Mục 508 của Đạo luật Phục hồi.

YẾU TỐ 4: Chính sách, Thủ tục và Biện pháp thực hành

Mỗi cơ quan HHS sẽ xem xét hằng năm và, khi cần thiết, cập nhật và thực hiện các chính sách và thủ tục bằng văn bản của mình để đảm bảo họ đang thực hiện các bước hợp lý để cung cấp cho các cá nhân quyền truy cập có ý nghĩa vào các chương trình và hoạt động của cơ quan.

Mô tả:

Các cơ quan HHS phải thiết lập và duy trì một cơ sở hạ tầng được thiết kế để thực hiện và cải thiện các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ trong cơ quan. Kết quả đánh giá từ Yếu tố 1 nên được sử dụng để cung cấp thông tin cho việc xây dựng các chính sách, thủ tục và thực tiễn phù hợp để cơ quan thúc đẩy khả năng tiếp cận cho các cá nhân LEP mà họ phục vụ hoặc có thể sẽ phục vụ.

Các bước hành động:

1. Chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các chính sách và thủ tục tiếp cận ngôn ngữ bằng văn bản để đảm bảo từng yếu tố của Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ của HHS được thực hiện trong các chương trình và hoạt động tương ứng của cơ quan họ, kể cả trong các trường hợp khẩn cấp về y tế công cộng.
2. Văn phòng hoặc viên chức được chỉ định sẽ tham gia vào ít nhất một nhóm công tác liên ngành và/hoặc nội bộ mà tập trung ít nhất một phần vào việc xác định và thực hiện các biện pháp thực hành hiệu quả để cải thiện khả năng tiếp cận cho những cá nhân LEP. Văn phòng hoặc viên chức được chỉ định sẽ đề xuất các biện pháp thực hành hiệu quả cho người đứng đầu cơ quan để đảm bảo các chính sách và thủ tục được quản lý hiệu quả.
3. Xây dựng các chính sách và thủ tục tiếp nhận và giải quyết các mối lo ngại hoặc khiếu nại về hỗ trợ ngôn ngữ từ khách hàng LEP và khách hàng khuyết tật cần hỗ trợ hoặc dịch vụ phụ trợ để giao tiếp hiệu quả các chương trình và hoạt động do HHS tài trợ hoặc quản lý cũng như thiết lập các chính sách và thủ tục để cải thiện dịch vụ.
4. Đảm bảo các chính sách, thủ tục và tất cả các hoạt động hỗ trợ ngôn ngữ được xây dựng và thực hiện phù hợp với các Tiêu chuẩn Quốc gia về Dịch vụ Phù hợp về Văn hóa và Ngôn ngữ (CLAS) trong Y tế và Chăm sóc Sức khỏe.
5. Chia sẻ với Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ các chính sách và thủ tục, nêu bật những chính sách có thể có hiệu quả hoặc hiệu suất cao hơn nếu được thông qua trên cơ sở toàn Bộ hoặc toàn chính phủ để Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ có thể đưa thông tin vào báo cáo tiến độ hằng năm.
6. Liên tục thu thập và chia sẻ các số liệu để theo dõi việc thực hiện và hiệu quả của kế hoạch. Điều này có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở: tiến hành kiểm kê các ngôn ngữ thường gặp nhất, xác định các kênh liên lạc chính với các thành viên cộng đồng LEP (cho dù là qua điện thoại, trực tiếp, thư từ, trên nền web, v.v.), xem xét các chương trình và hoạt động thành phần về khả năng tiếp cận ngôn ngữ, duy trì danh sách kiểm kê những người tham dự đào tạo về tiếp cận ngôn ngữ (bao gồm các chủ đề được thảo luận), xem xét chi phí hàng năm của các dịch vụ biên dịch và phiên dịch, cũng như bàn luận với các đối tác bên ngoài hoặc các đối tác dịch vụ chăm sóc sức khỏe và dân sinh.

YẾU TỐ 5: Thông báo về Khả năng Cung cấp Hỗ trợ Ngôn ngữ Miễn phí

Nói một cách đơn giản, mỗi cơ quan HHS sẽ chủ động thông báo cho các cá nhân LEP rằng hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp miễn phí thông qua HHS hoặc các tổ chức do HHS tài trợ.

Mô tả:

Các cơ quan HHS phải thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo những cá nhân LEP có thể tiếp cận các chương trình và hoạt động của họ một cách có ý nghĩa, bao gồm cả việc thông báo cho những cá nhân LEP là khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng về khả năng hỗ trợ ngôn ngữ miễn phí. Các phương thức thông báo nên bao gồm áp phích, bảng hiệu và tài liệu quảng cáo đa ngôn ngữ, cũng như các tuyên bố hoặc khẩu hiệu trên các mẫu đơn đăng ký bằng tiếng Anh và các tài liệu thông tin khác được phân phối cho công chúng, bao gồm các biểu mẫu điện tử như trang web của cơ quan. Kết quả từ việc đánh giá Yếu tố 1 nên được sử dụng để cung cấp thông tin cho cơ quan về các ngôn ngữ cần được dịch ra trong thông báo, nhưng các chương trình và hoạt động y tế của HHS nên cung cấp một số thông tin bằng 15 ngôn ngữ được sử dụng phổ biến nhất theo dữ liệu liên quan gần đây nhất và thông tin quan trọng cho người dùng cuối. Tối thiểu, các cơ quan phải cung cấp thông tin về quyền không bị phân biệt đối xử và được hỗ trợ ngôn ngữ cũng như hỗ trợ phụ trợ trong 15 ngôn ngữ được sử dụng phổ biến nhất trong tiểu bang theo dữ liệu liên quan gần đây nhất từ Cục Điều tra Dân số Hoa Kỳ. OCR sẽ cung cấp thông báo mẫu bằng tất cả các ngôn ngữ như vậy.

OCR cũng khuyến nghị các cơ quan thông báo cho người khuyết tật rằng họ có quyền được giao tiếp hiệu quả với cơ quan giống như giao tiếp với người khác, bao gồm việc được cung cấp miễn phí và kịp thời thông tin quan trọng thông qua các dịch vụ và hỗ trợ phụ trợ thích hợp.

Các bước hành động:

1. Chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện chiến lược của cơ quan để thông báo cho các cá nhân LEP và người khuyết tật khi họ liên hệ với cơ quan hoặc đang được cơ quan liên hệ, rằng việc hỗ trợ ngôn ngữ đó được cung cấp miễn phí cho họ.
2. Phân phối và cung cấp các nguồn lực sẵn có, chẳng hạn như Hướng dẫn của Bộ cho Người nhận Hỗ trợ Tài chính Liên bang về Tiêu đề VI Cấm Phân biệt đối xử Nguồn gốc Quốc gia Ảnh hưởng  đến Người có Trình độ Tiếng Anh Hạn chế (Hướng dẫn HHS LEP)³⁴ và Hướng dẫn Liên bang về Ngôn ngữ Đơn giản, trực tiếp và qua Internet cho tất cả người nhận, nhà cung cấp dịch vụ, nhà thầu,³⁵ và nhà cung cấp hiện tại.
3. Đào tạo liên tục và hỗ trợ kỹ thuật cần thiết để các tổ chức do HHS tài trợ biết rằng các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp để tuân thủ Tiêu đề VI và Mục 1557 phải được cung cấp miễn phí cho những người cần dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ.
4. Mỗi năm tài chính, nộp giải trình ngân sách cho việc xây dựng và phổ biến thông điệp nhằm nâng cao nhận thức về các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ hiện có.
5. Sử dụng các phương pháp và mạng lưới khác nhau, bao gồm thông báo dịch vụ công cộng, phương tiện truyền thông không phải tiếng Anh và các nguồn lực dựa trên cộng đồng và đức tin để đảm bảo rằng các cộng đồng LEP do cơ quan này phục vụ biết rằng các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp miễn phí cho họ. Ngoài ra, hãy tìm cơ hội để thông báo cho các đối tác dịch vụ chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh cũng như cá nhân LEP rằng Hướng dẫn LEP của HHS cũng được cung cấp bằng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh.
6. Phát triển và hiển thị nổi bật các khẩu hiệu ngôn ngữ phù hợp trên các tài liệu quan trọng, các trang web hiện chỉ có tiếng Anh hoặc chỉ có một số lượng hạn chế các ngôn ngữ không phải tiếng Anh, hỗ trợ kỹ thuật và tài liệu tiếp cận cộng đồng, cũng như các tài liệu khác thông báo cho đối tượng mục tiêu rằng hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp miễn phí và cách thức để được hỗ trợ.
7. Nêu bật việc cung cấp các tài liệu hướng đến người tiêu dùng bằng ngôn ngữ đơn giản và các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh trên các trang web của Bộ cũng như đảm bảo các tài liệu đó thông báo cho các cá nhân LEP về các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ có sẵn.

YẾU TỐ 6: Đào tạo Nhân viên

Mỗi cơ quan HHS sẽ cam kết các nguồn lực và đào tạo nhân viên khi cần thiết để đảm bảo cán bộ quản lý và nhân viên hiểu cũng như có thể thực hiện các chính sách và thủ tục của kế hoạch này và Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ của cơ quan tương ứng. HHS và chương trình đào tạo do cơ quan thiết kế cũng phải đảm bảo tất cả nhân viên HHS đều có thể tiếp cận thông tin hiệu suất và cơ hội đào tạo nhằm hỗ trợ năng lực và khả năng của họ trong việc cung cấp thông tin liên lạc có ý nghĩa cho các cá nhân LEP.

Việc đào tạo nhân viên nên bao gồm các thành phần sau:

1. Nghĩa vụ pháp lý của Bộ và cơ quan trong việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ.
2. Các nguồn lực tiếp cận ngôn ngữ của Bộ và cơ quan cũng như các đầu mối liên lạc được chỉ định.
3. Xác định nhu cầu ngôn ngữ của một cá nhân LEP.
4. Phối hợp với phiên dịch viên trực tiếp hoặc qua điện thoại.
5. Yêu cầu cung cấp tài liệu để dịch.
6. Tiếp cận và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ thông qua nhân viên đa ngữ, phiên dịch viên và biên dịch viên nội bộ hoặc nhân viên hợp đồng.
7. Nhiệm vụ về trách nhiệm chuyên môn đối với các cá nhân LEP.
8. Đạo đức phiên dịch viên.
9. Theo dõi việc sử dụng các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ.
10. Lời khuyên về việc hỗ trợ có ý nghĩa cho các cá nhân LEP.
11. Cách thức yêu cầu dịch vụ biên dịch và phiên dịch.
12. Cách thức công chúng có thể yêu cầu dịch vụ hoặc nộp đơn khiếu nại.

Đào tạo trực tuyến nên được cung cấp thường xuyên cho tất cả nhân viên.

Mô tả:

Để đảm bảo rằng nhân viên HHS hiểu được tầm quan trọng và có khả năng cung cấp cả dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ bằng phiên dịch và biên dịch trong tất cả các chương trình và hoạt động của họ cho các cá nhân LEP, cán bộ quản lý và nhân viên tiếp xúc với công chúng nên xem xét việc đào tạo về cách thức cung cấp dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ cho khách hàng của họ một cách kịp thời.

Các cơ quan phải chỉ định một văn phòng hoặc viên chức để thường xuyên theo dõi hiệu quả của việc đào tạo hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp cho cán bộ quản lý và nhân viên tiếp xúc với công chúng.

Các bước hành động:

1. Chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm xây dựng, thực hiện và cam kết các nguồn lực cần thiết để đào tạo nhân viên được cơ quan chỉ định nhằm thực hiện các yếu tố của kế hoạch này, giúp giải quyết việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ.
2. Xây dựng một quy trình đảm bảo nhận thức chung của nhân viên về kế hoạch tương ứng của cơ quan.
3. Xác định nhân viên nào nên được đào tạo về việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ và các chính sách, thủ tục cũng như biện pháp thực hành hiệu quả có liên quan.
4. Phối hợp với các cán bộ quản lý và văn phòng truyền thông của cơ quan để thông báo cho nhân viên rằng cơ quan của họ có hỗ trợ ngôn ngữ, đồng thời cung cấp thông tin cho nhân viên về cách thức hỗ trợ hoặc liên hệ với văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm đảm bảo việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ.
5. Phổ biến các tài liệu đào tạo, dù mới được phát triển hay đã có từ trước, nhằm hỗ trợ cán bộ quản lý và nhân viên trong việc có được và cung cấp thông tin liên lạc có ý nghĩa cho các cá nhân LEP. Hệ thống quản lý học tập liên bang (LMS) có thể là một nguồn lực hữu ích để tham khảo các tài liệu đào tạo liên quan đến, ví dụ như, Mục 508 và các tiêu chuẩn CLAS.
6. Xây dựng một trang web tài nguyên chuyên dụng trong mạng nội bộ của các cơ quan có thể đóng vai trò là kho lưu trữ các Quy trình Thao tác Chuẩn, tài liệu hướng dẫn, tài liệu, cơ hội đào tạo, v.v.

YẾU TỐ 7: Đánh giá & Trách nhiệm giải trình: Khả năng Tiếp cận, Chất lượng, Tài nguyên và Báo cáo

Mỗi cơ quan HHS sẽ thường xuyên đánh giá khả năng tiếp cận và chất lượng của các hoạt động hỗ trợ ngôn ngữ dành cho các cá nhân LEP và người khuyết tật, lưu giữ hồ sơ chính xác về các dịch vụ hỗ

trợ ngôn ngữ do cơ quan cung cấp, ghi lại các nguồn lực tài chính và nhân viên chuyên hỗ trợ ngôn ngữ và báo cáo tiến độ mỗi năm đã đạt được để thực hiện đầy đủ kế hoạch này.

Mô tả:

Để tăng cường khả năng cung cấp và chất lượng của các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ, các cơ quan phải chỉ định một văn phòng hoặc viên chức thiết lập một cơ sở hạ tầng để đánh giá hằng năm chương trình hỗ trợ ngôn ngữ của cơ quan của họ cũng như đưa ra các khuyến nghị để cải thiện. Cụ thể, văn phòng hoặc viên chức được chỉ định sẽ đánh giá hiệu quả và tính khả dụng của các dịch vụ được cung cấp cho các cá nhân LEP và người khuyết tật, bao gồm thời gian chờ đợi của khách hàng; chất lượng của các bản dịch và việc sử dụng phiên dịch trong các kênh giao tiếp thích hợp; các rào cản đối với việc cung cấp dịch vụ; và sự hài lòng tổng thể của khách hàng với các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp.

Các bước hành động:

1. Chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm phát triển, thực hiện và cam kết các nguồn lực cần thiết để thường xuyên theo dõi và đánh giá hằng năm các biện pháp thực hành và thủ tục liên quan, tập trung vào tiến độ của cơ quan trong việc cải thiện và đảm bảo chất lượng và tính chính xác của các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp cho các cá nhân LEP và người khuyết tật, đồng thời giải quyết các thách thức.³⁶
2. Thực hiện các phương pháp đo lường sự cải thiện khả năng tiếp cận ngôn ngữ trong các chương trình và hoạt động riêng lẻ cũng như thực hiện các bước để đảm bảo rằng thông tin đó được thu thập theo cách thức giúp tăng cường tính so sánh, chính xác, nhất quán giữa các chương trình và hoạt động; đồng thời, xem xét hướng dẫn do Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ cung cấp.
3. Thực hiện quy trình của cơ quan để báo cáo hằng năm cho Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ về tiến độ của cơ quan trong việc thực hiện từng yếu tố của kế hoạch này, các biện pháp thực hành hiệu quả và các rào cản đối với cải thiện chương trình tiếp cận ngôn ngữ của họ, theo các mốc thời gian báo cáo của Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ.
4. Giải quyết, dựa trên các chính sách và thủ tục được xây dựng theo Yếu tố 4, các khiếu nại nhận được liên quan đến các dịch vụ và sản phẩm hỗ trợ ngôn ngữ, hoặc các dịch vụ khác do cơ quan cung cấp, một cách kịp thời và lưu giữ hồ sơ về bất kỳ cách giải quyết nào đối với các khiếu nại đó. Bất cứ khi nào khả thi, các nghị quyết và thỏa thuận nên được công khai.
5. Thực hiện các phương pháp đo lường sự cải thiện khả năng tiếp cận ngôn ngữ trong các chương trình và hoạt động riêng lẻ cũng như thực hiện các bước để đảm bảo rằng thông tin đó được thu thập và báo cáo cho Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ.

YẾU TỐ 8: Bàn luận với các Đối tác Chăm sóc Sức khỏe và Dịch vụ Nhân sinh

Mỗi cơ quan HHS sẽ tham gia đối thoại mạnh mẽ với các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh cũng như người tiêu dùng, theo chính sách này và các chính sách liên bang khác, để xác định nhu cầu hỗ trợ ngôn ngữ của các cá nhân LEP, thực hiện các chiến lược tiếp cận ngôn ngữ thích hợp nhằm đảm bảo các cá nhân LEP có thể tiếp cận có ý nghĩa theo đánh giá về nhu cầu khách hàng và năng lực của cơ quan; đồng thời, đánh giá tiến độ một cách liên tục. Thông tin do họ cung cấp nên được chia sẻ rộng rãi trong mỗi cơ quan và trong toàn Bộ. Các cơ quan nên cố gắng tránh yêu cầu họ cung cấp thông tin mà trước đây họ đã chia sẻ với Bộ.

Khi các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ không được cung cấp hoặc một cá nhân LEP hoặc một người khuyết tật không biết về sự sẵn có của các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ, khả năng họ ham gia hoặc hưởng lợi từ các chương trình và dịch vụ của HHS sẽ thấp hơn. Do đó, nhiều cá nhân LEP và người khuyết tật có thể không tìm kiếm các phúc lợi, chương trình và dịch vụ của HHS; có thể không nộp đơn khiếu nại; và cũng có thể không có khả năng tiếp cận thông tin quan trọng do cơ quan cung cấp vì sự hạn chế về tiếp cận các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ. Các tổ chức có tiếp xúc đáng kể với những cá nhân LEP, chẳng hạn như trường học, tổ chức tôn giáo, nhóm cộng đồng và nhóm làm việc với những người nhập cư mới có thể rất hữu ích trong việc liên kết những cá nhân LEP với các chương trình của HHS và các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ của họ. Các tổ chức dựa vào cộng đồng cung cấp ý kiến đóng góp quan trọng vào quá trình lập kế hoạch tiếp cận ngôn ngữ và thường có thể hỗ trợ xác định các nhóm dân cư cần tiếp cận cũng như những người sẽ được hưởng lợi từ các chương trình và hoạt động của HHS. Chúng cũng có thể hữu ích trong việc đề xuất tài liệu tiếp cận nào mà HHS nên dịch. Khi các tài liệu được dịch, các tổ chức dựa vào cộng đồng có thể giúp xem xét liệu các tài liệu có được viết ở mức độ phù hợp với đối tượng hay không. Các tổ chức dựa vào cộng đồng cũng có thể đưa ra phản hồi có giá trị cho cơ quan để giúp HHS xác định xem các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ của họ có ý nghĩa trong việc khắc phục các rào cản ngôn ngữ cho những cá nhân LEP hay không.

Mô tả:

Các cơ quan có thể có được thông tin và hiểu biết quan trọng từ các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh. Thông tin này có thể rất quan trọng để tiến hành đánh giá nhu cầu, năng lực và khả năng tiếp cận theo Yếu tố 1 và 7. Các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh có thể cung cấp cho các cơ quan dữ liệu định tính và trực tiếp về nhu cầu của các cá nhân LEP hiện tại và tiềm năng.

Thuật ngữ "đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh" phải luôn bao gồm người thụ hưởng, nhưng nó cũng nên được nhìn nhận rộng hơn để bao gồm không chỉ những người nhận hỗ trợ tài chính liên bang, mà còn cả các nhà thầu, nhóm vận động, tổ chức tôn giáo, tổ chức phi chính phủ, quản trị viên bệnh viện, công ty bảo hiểm y tế, biên dịch viên, phiên dịch viên, phòng khám sức khỏe cộng đồng và đại diện từ nhiều cộng đồng tiếp cận ngôn ngữ, cá nhân khuyết tật, v.v. Các cơ quan cũng có thể sử dụng các nghiên cứu, báo cáo hoặc các tài liệu liên quan khác do các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh tạo ra như một hình thức ý kiến đóng góp.

Tham vấn có thể có nhiều hình thức, từ thu thập thông tin thông qua webcast kiểu townhall (giữa giới quan chức và công chúng), các cuộc gọi hội nghị (video), thư từ và các cuộc họp trực tiếp với các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh, đến việc đăng thông tin lên các trang web của cơ quan để lấy ý kiến công chúng. Các cơ quan không nên chờ đợi các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh tiếp cận mà nên chủ động và tích cực tìm kiếm cơ hội để thu hút họ. Các cơ quan cũng không nên mong đợi các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh gặp nhau tại một thời điểm và địa điểm thuận tiện cho chính phủ. Với tư cách là công chức, các cơ quan nên sẵn sàng tham khảo ý kiến của các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh tại một thời điểm, địa điểm và theo cách thức để tạo điều kiện tốt nhất cho việc giao tiếp cởi mở.

Nhận thấy rằng việc dịch các tài liệu quan trọng có thể tốn kém và mất nhiều thời gian, các bộ phận được khuyến khích tìm kiếm ý kiến đóng góp của các bên liên quan trong việc xác định tài liệu nào nên được ưu tiên dịch thuật.

Các bước hành động:

1. Chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm xác định và xây dựng các cơ hội để bao gồm các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh trong việc xây dựng các chính sách và thực tiễn nhằm tăng cường khả năng tiếp cận các chương trình và hoạt động của cơ quan cho các cá nhân LEP và người khuyết tật.
2. Lập kế hoạch và phối hợp các cuộc trao đổi với các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh để đánh giá khả năng tiếp cận, độ chính xác, sự phù hợp về văn hóa và chất lượng tổng thể của các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ của cơ quan.
3. Chia sẻ Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ cũng như các nguồn lực của HHS và cơ quan với các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh theo cách thức dễ tiếp cận và thu hút phản hồi từ họ. Đưa ý kiến đóng góp của các bên liên quan về chăm sóc sức khỏe vào Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ của HHS và cơ quan, khi thích hợp và nhất quán với kế hoạch này.
4. Hằng năm, tham gia ít nhất một buổi lắng nghe, cho dù được tổ chức bởi một cơ quan nói riêng hoặc HHS nói chung, để tìm hiểu về những thách thức và cơ hội cải thiện chương trình tiếp cận ngôn ngữ của cơ quan. Các buổi lắng nghe này sẽ dẫn đến các bước hành động cụ thể của cơ quan.
5. Đăng tải Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ và các tài nguyên của cơ quan lên các trang web của họ ở định dạng có thể truy cập được và bằng nhiều ngôn ngữ, cũng như thông tin liên hệ để tiếp nhận câu hỏi và nhận xét. Nếu khả thi, các cơ quan nên chia sẻ dữ liệu và thông tin liên quan đến việc tiếp cận ngôn ngữ với các đối tác chăm sóc sức khỏe và dịch vụ nhân sinh.

YẾU TỐ 9: Thông tin Kỹ thuật số

Mỗi cơ quan HHS sẽ xây dựng và thực hiện các chính sách và thủ tục chiến lược cụ thể bằng văn bản để đảm bảo rằng, theo các đánh giá về nhu cầu LEP, nhu cầu của người khuyết tật và năng lực của cơ quan, thông tin kỹ thuật số là phù hợp, có sẵn và dễ tiếp cận đối với những cá nhân LEP cần dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ bằng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh.

Mô tả:

Để giúp đảm bảo các cá nhân LEP có quyền truy cập kỹ thuật số/trực tuyến vào thông tin và dịch vụ của chương trình theo từng ngôn ngữ cũng như để giúp đảm bảo họ biết được và có thể nhận được hỗ trợ ngôn ngữ cần thiết để truy cập thông tin và dịch vụ quan trọng của chương trình, mỗi cơ quan sẽ chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm và có khả năng thiết lập và duy trì cơ sở hạ tầng phân phối trực tuyến hiệu quả thông tin theo từng ngôn ngữ theo cách thúc đẩy khả năng tiếp cận có ý nghĩa cho các cá nhân LEP. Ngoài ra, văn phòng hoặc viên chức được chỉ định sẽ thường xuyên theo dõi hiệu quả, chất lượng, mức độ dễ đọc và khả năng tiếp cận của các tài liệu dịch được cung cấp trực tuyến để thúc đẩy việc dễ sử dụng và tiếp cận.

Các bộ phận được khuyến khích làm việc với nhân viên nội dung web nội bộ của họ và Văn phòng Giám đốc Thông tin (OCIO) để định kỳ đánh giá và giám sát nội dung kỹ thuật số đã dịch để cải thiện khả năng tiếp cận có ý nghĩa cho những cá nhân LEP.

Bộ và các bộ phận của họ cũng phải tuân thủ Mục 508 của Đạo luật Phục hồi năm 1973 (Mục 508),³⁷ trong đó yêu cầu các cơ quan liên bang đảm bảo rằng công nghệ thông tin và truyền thông của họ, bao gồm các trang web, tài liệu điện tử và ứng dụng phần mềm, đều dễ truy cập đối với người khuyết tật. Các bộ phận sẽ làm việc với OCIO và Người quản lý Chương trình theo Mục 508 của riêng họ để đảm bảo rằng nội dung kỹ thuật số đã dịch đáp ứng các yêu cầu của Mục 508 để cải thiện khả năng tiếp cận cho người khuyết tật.

Ngoài các yêu cầu của Mục 508, Mục 504 còn yêu cầu HHS thực hiện các bước thích hợp để đảm bảo giao tiếp hiệu quả với người khuyết tật, bao gồm thông qua việc cung cấp các hỗ trợ phụ trợ thích hợp, áp dụng các nguyên tắc ngôn ngữ đơn giản và các dịch vụ như phiên dịch viên ngôn ngữ ký hiệu. Ví dụ: tại các cuộc họp trực tuyến, điều này có nghĩa là HHS có thể được yêu cầu cung cấp phiên dịch viên ngôn ngữ ký hiệu và nền tảng cuộc họp trực tuyến được sử dụng phải có thể điều chỉnh màn hình cho phiên dịch viên ngôn ngữ ký hiệu mà người khuyết tật có thể nhìn thấy.³⁸ Các bộ phận cũng được khuyến khích cung cấp thông tin kịp thời, chẳng hạn như thời hạn hoặc thay đổi chính sách quan trọng, thông qua video bằng ngôn ngữ ký hiệu.³⁹

Các bước hành động:

1. Chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm, có khả năng thiết lập và duy trì cơ sở hạ tầng phân phối hiệu quả trực tuyến thông tin theo từng ngôn ngữ theo cách thúc đẩy khả năng tiếp cận có ý nghĩa cho các cá nhân LEP cũng như thường xuyên theo dõi hiệu quả, chất lượng, mức độ dễ đọc và khả năng tiếp cận của các tài liệu đã dịch.
2. Hiển thị nổi bật các liên kết và/hoặc ký hiệu ở góc trên cùng bên phải của trang web tiếng Anh của cơ quan, dẫn đến các trang và tài liệu cũng có sẵn để xem hoặc tải xuống theo từng ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh, bao gồm cả ngôn ngữ ký hiệu.
3. Hiển thị nổi bật các liên kết trên trang chủ tiếng Anh của cơ quan giúp điều hướng khách truy cập đến các dịch vụ phiên dịch viên qua điện thoại bằng ngôn ngữ của khách truy cập một cách hiệu quả.
4. Thông báo cho khách truy cập LEP vào các trang web của HHS rằng hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp miễn phí phù hợp với các bước hành động được nêu trong Yếu tố 5, bao gồm hỗ trợ kỹ thuật đa ngôn ngữ và các lựa chọn thay thế cho những cá nhân không thể điều hướng không gian kỹ thuật số.
5. Phục vụ trong ít nhất một nhóm công tác liên ngành và/hoặc nội bộ tập trung một phần vào việc làm cho các trang web của chính phủ dễ tiếp cận hơn đối với cá nhân LEP bằng nhiều ngôn ngữ và người khuyết tật thông qua các định dạng đa phương tiện khác nhau.
6. Sử dụng và quảng bá các tài nguyên trên www.lep.gov bằng cách cung cấp các liên kết đến trang web LEP.gov trên các trang web của cơ quan và chương trình.
7. Phát triển các quy trình tạo mới, đăng tải và cập nhật nội dung web đa ngôn ngữ, tài liệu kỹ thuật số và bài đăng mạng xã hội có thể truy cập được cho tất cả đối tượng.
8. Tận dụng mạng xã hội, phổ biến qua email và/hoặc các dịch vụ tin nhắn văn bản để tăng cường việc nhận thức và sử dụng của các cá nhân LEP và người khuyết tật đối với các chương trình, hoạt động, dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ và các sản phẩm của cơ quan được cung cấp bằng các ngôn ngữ không phải tiếng Anh.
9. Tận dụng các chính sách kỹ thuật số của HHS và Tiêu chuẩn Thiết kế Web Hoa Kỳ để được hướng dẫn và có thêm tùy chọn về hiển thị đa ngôn ngữ: https://designsystem.digital.gov/components/language-selector/.
10. Tiến hành kiểm tra khả năng sử dụng với khách truy cập LEP hai (2) năm một lần để thu thập dữ liệu (bao gồm dữ liệu nhân khẩu học giao nhau và phân tách), xác định các tính năng và thành phần có thể cần được giải quyết để cải thiện khả năng truy cập cũng như điều hướng các trang web, sản phẩm hoặc dịch vụ trực tuyến. Xử lý kỳ vọng của khách truy cập bằng cách xem xét các phương pháp tốt nhất về URL và chức năng chung của trang web. Nếu hiển thị hoặc giới thiệu các biểu mẫu, hãy xem xét trải nghiệm dành cho người dùng như thế nào khi họ nhấp vào các nút kêu gọi hành động và hành trình của họ trên hệ sinh thái kỹ thuật số. Đảm bảo rằng nhiều họ, tên viết tắt và/hoặc dấu phụ được chấp nhận bởi các trường được tạo ra.
11. Thường xuyên theo dõi hiệu quả, chất lượng, tính dễ đọc và khả năng tiếp cận của các tài liệu đã dịch được cung cấp trực tuyến để thúc đẩy mức độ dễ dàng sử dụng và tiếp cận. Thường xuyên xem xét và đánh giá những tiến bộ trong công nghệ như trí tuệ nhân tạo, bao gồm cả học máy, để đẩy nhanh quá trình dịch thuật, đồng thời yêu cầu các dịch giả và biên tập viên có trình độ chuyên môn đánh giá.
12. Tăng cường các nỗ lực tiêu chuẩn và thường xuyên đánh giá thông qua dữ liệu (bao gồm cả dữ liệu giao nhau và dữ liệu phân tách), phân tích, phản hồi của người dùng và cơ chế phản hồi của khách hàng như khảo sát sự hài lòng của khách hàng (theo từng ngôn ngữ) để đánh giá tính hữu ích của thông tin trong việc xác định và giải quyết các lỗ hổng cũng như tập trung nguồn lực vào thông tin và dịch vụ trực tuyến quan trọng.
13. Duy trì danh sách tất cả nội dung theo từng ngôn ngữ được cung cấp trên các trang web của cơ quan hoặc các trang web riêng biệt.
14. Đối với các cuộc họp trực tuyến, hãy đảm bảo rằng nền tảng đang được sử dụng có cung cấp phụ đề đóng và chủ nhóm bật chức năng phụ đề. Cách tốt nhất là cân nhắc sử dụng các dịch vụ dịch thuật thời gian thực như Dịch thuật Thời gian thực Truy cập Giao tiếp (CART) để đảm bảo phụ đề chính xác hơn.
15. Đối với các cuộc họp trực tuyến, hãy đảm bảo rằng người tham gia có thể làm nổi bật màn hình của người tham gia khác và tập trung vào màn hình đó để người dùng ngôn ngữ ký hiệu có thể tập trung vào phiên dịch viên ngôn ngữ ký hiệu, ngay cả khi phiên dịch viên đó không nói.
16. Phương pháp tốt nhất cho các cuộc họp trực tuyến là hãy cung cấp cho người tham dự tùy chọn yêu cầu hỗ trợ và dịch vụ phụ trợ hoặc sửa đổi hợp lý trong lời mời họp để người khuyết tật có thể tham gia cuộc họp. Trong thực tế, điều này thường sẽ bao gồm các yêu cầu cung cấp phụ đề và/hoặc phiên dịch viên ngôn ngữ ký hiệu để những người tham dự khuyết tật có thể tham gia. Lời mời có thể yêu cầu rằng bất kỳ yêu cầu đưa ra hỗ trợ và dịch vụ phụ trợ hoặc sửa đổi hợp lý nào cũng phải được thực hiện trước một ngày nhất định trước cuộc họp để cho phép người tổ chức cuộc họp có đủ thời gian.

YẾU TỐ 10: Đảm bảo Tài trợ và Tuân thủ của Người nhận Tài trợ HHS

Mỗi cơ quan tài trợ của HHS sẽ đảm bảo rằng người nhận tài trợ hiểu và tuân thủ các nghĩa vụ của họ theo các đạo luật và quy định về quyền công dân do HHS thực thi, trong đó, yêu cầu họ cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ. Hơn nữa, mỗi cơ quan như vậy sẽ cố gắng tài trợ trực tiếp cụ thể cho việc tiếp cận ngôn ngữ, nhằm tăng nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu và tiêu chuẩn trong tài liệu này.

Mô tả:

Người nhận tài trợ liên bang phải tuân thủ luật dân quyền liên bang và cung cấp thông báo bằng văn bản về nghĩa vụ pháp lý của họ cũng như tuân thủ các quy định liên quan đến việc tiếp cận ngôn ngữ. Đánh giá chương trình có thể tạo cơ hội cho người đánh giá xác định xem người nhận tài trợ có tuân thủ các quy định về chương trình và quyền công dân hay không. Để giúp đảm bảo người nhận tài trợ của HHS đáp ứng các nghĩa vụ về chương trình và quyền công dân của họ thì hướng dẫn về quyền công dân và giám sát tuân thủ tăng cường nên được đưa vào thông báo, yêu cầu và chính sách tài trợ. Khiếu nại cần được giải quyết kịp thời và hợp lý.

Các bước hành động:

1. Chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm làm việc với ASFR hoặc văn phòng ngân sách có liên quan, đảm bảo 1.) xây dựng cơ chế tài trợ cho các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ do người nhận cung cấp; và 2.) thiết lập một lịch trình hợp lý để cung cấp tài trợ cho dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ tùy thuộc vào quy mô, dân số phục vụ và năng lực của người nhận để trang trải chi phí cho các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ thông qua các nguồn lực không được liên bang tài trợ.
2. Chỉ định một văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm đảm bảo người nhận: 1.) nhận thức được nghĩa vụ tiếp cận ngôn ngữ của họ theo Tiêu đề VI và Mục 1557; 2.) có kế hoạch phục vụ cá nhân LEP và người khuyết tật đảm bảo các chương trình và hoạt động của họ có thể tuân thủ các đảm bảo mà họ đưa ra để đổi lấy tài trợ của HHS;⁴⁰ 3.) hiểu quy trình đưa các khoản ngân sách vào đề xuất cung cấp dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ của họ;⁴¹ 4.) hằng năm, báo cáo số lượng và loại dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ được cung cấp cho khách hàng của họ và ngôn ngữ mà các dịch vụ được cung cấp.⁴² 5.) tiếp nhận, giải quyết và lập hồ sơ khiếu nại kịp thời; và 6.) làm theo hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật do cơ quan cung cấp.
3. Khi tham khảo ý kiến của văn phòng tài trợ, xây dựng và đưa các yêu cầu hoặc thực tiễn tốt nhất về LEP vào các thông báo về cơ hội tài trợ, ví dụ: yêu cầu người nộp đơn nộp các thủ tục hoặc chính sách tiếp cận ngôn ngữ cùng với đơn đăng ký của họ, thông báo về việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ miễn phí, cung cấp các tài liệu chương trình quan trọng bằng các ngôn ngữ hàng đầu được các cộng đồng mà họ phục vụ sử dụng, đưa ngân sách vào đơn đăng ký của họ để cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ, thể hiện khả năng phục vụ cộng đồng LEP và người khuyết tật, v.v.
4. Đào tạo nhân viên của cơ quan thường liên lạc với các đơn vị do HHS tài trợ về các yêu cầu của Tiêu đề VI và Mục 1557 cũng như cung cấp các nguồn lực đào tạo để nâng cao nhận thức về Hướng dẫn LEP của HHS. Đảm bảo nhân viên chương trình của cơ quan có thể giúp những người nhận tài trợ hiện tại và tương lai của cơ quan nhận thức được nghĩa vụ của họ theo các đạo luật và quy định về quyền công dân liên bang, đặc biệt là các nghĩa vụ theo Tiêu đề VI và Mục 1557 liên quan đến khả năng tiếp cận LEP, bao gồm đảm bảo những cá nhân LEP có thể sử dụng các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ.
5. Đưa các câu hỏi về khả năng tiếp cận ngôn ngữ và giao tiếp có ý nghĩa vào các đánh giá chương trình, bảng câu hỏi hoặc khảo sát tại chỗ của cơ quan được thiết kế để xác định việc tuân thủ các nghĩa vụ tài trợ.
6. Đảm bảo ngôn ngữ và hướng dẫn về tuân thủ quyền dân sự được bao gồm trong các tài liệu tiếp cận chương trình của mỗi cơ quan tài trợ trong phạm vi khả thi, bao gồm việc đảm bảo sự tuân thủ của nhân viên chương trình của người nhận, người nhận phụ và nhà thầu.
7. Xây dựng các tài liệu hướng đến người nhận nhằm giải thích trách nhiệm của người nhận về việc tuân thủ các đạo luật và quy định dân quyền liên bang có liên kết đến các biểu mẫu về hướng dẫn và khiếu nại dân quyền có liên quan bằng nhiều ngôn ngữ và định dạng đa phương tiện.
8. Cung cấp và quảng bá các liên kết đến các tài nguyên và tài liệu hỗ trợ kỹ thuật trên (các) trang web chương trình của cơ quan tài trợ.

PHỤ LỤC B: Định nghĩa

Ghi chú: Bất kỳ định nghĩa liên quan nào có thể được ban hành theo Mục 1557 sẽ bổ sung hoặc thay thế các định nghĩa rộng rãi được nêu dưới đây.

PHỤ LỤC C: Tài nguyên Liên quan đến Tiếp cận Ngôn ngữ

Cơ quan Nghiên cứu và Chất lượng Y tế:
https://www.ahrq.gov/teamstepps-program/resources/additional/check-back.html
https://www.ahrq.gov/teamstepps-program/resources/additional/cus-words.html

Hiệp hội Dịch giả Hoa Kỳ
https://www.atanet.org/

Ủy ban Chứng nhận Phiên dịch viên Y tế
https://cchicertification.org/

Văn phòng Dịch vụ Ngôn ngữ thuộc Bộ Ngoại giao: Câu hỏi thường gặp - Bộ Ngoại giaoHoa Kỳ
https://www.state.gov/frequently-asked-questions-office-of-language-services/

Nhóm Công tác Liên ngành Liên bang về Trình độ Tiếng Anh Hạn chế (LEP)
www.lep.gov

Hướng dẫn Ngôn ngữ Đơn giản của Liên bang
www.plainlanguage.gov/howto/guidelines/FederalPLGuidelines/TOC.cfm

Kiến thức Y tế Trực tuyến: Hướng dẫn Viết và Thiết kế Trang web về Sức khỏe Dễ sử dụng
https://health.gov/healthliteracyonline/2010/Web_Guide_Health_Lit_Online.pdf

Tổ chức Interagency Language Roundtable
www.govtilr.org/

Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hoá: Tiêu chuẩn Biên dịch, Phiên dịch và Công nghệ liên quan (ASTM F43, ISO/TC 37/SC 5)
https://www.iso.org/committee/654486.html

Kế hoạch Hành động Quốc gia để Cải thiện Kiến thức về Sức khỏe
www.health.gov/communication/HLActionPlan/

Hội đồng Chứng nhận Quốc gia về Phiên dịch viên Y tế
https://www.certifiedmedicalinterpreters.org/

Hội đồng Quốc gia về Phiên dịch Chăm sóc Sức khỏe
https://ncihc.memberclicks.net/

Văn phòng Dân quyền: Tài nguyên Tiếp cận Ngôn ngữ
www.hhs.gov/lep

Văn phòng Sức khỏe Dân tộc thiểu số: Tiêu chuẩn CLAS quốc gia
https://thinkculturalhealth.hhs.gov/clas

Endnotes

¹ Kế hoạch này chủ yếu tập trung vào việc tiếp cận có ý nghĩa cho các cá nhân LEP, tuy nhiên, Bộ công nhận các yêu cầu để giao tiếp hiệu quả với người khuyết tật theo Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ, Mục 504 của Đạo luật Phục hồi và Mục 1557 của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng. Mặc dù kế hoạch này không chủ yếu tập trung vào việc giao tiếp hiệu quả với người khuyết tật, nhưng nhiều khía cạnh của kế hoạch này cũng áp dụng để đảm bảo rằng các cơ quan đang giao tiếp hiệu quả với người khuyết tật và do đó, kế hoạch đề cập đến một số, nhưng chắc chắn không phải tất cả, các yêu cầu về giao tiếp hiệu quả.

² U.S. Census Bureau 2021 American Community Survey, Why We Ask Questions About Languages Spoken At Home (Khảo sát Cộng đồng người Mỹ 2021 của Cục Điều tra Dân số Hoa Kỳ, Tại sao chúng tôi đặt câu hỏi về ngôn ngữ được sử dụng ở nhà) (ngày 14 tháng 11 năm 2022), https://www.census.gov/acs/www/about/why-we-ask-each-question/language/.

³ Xem, ví dụ, Bộ Y tế và Dịch vụ Nhân sinh Hoa Kỳ, Kế hoạch Hành động của HHS nhằm Giảm thiểu Phân biệt Chủng tộc và Dân tộc trong Y tế: Báo cáo Tiến độ Thực hiện 2011-2014, Kế hoạch Hành động của HHS nhằm Giảm thiểu Phân biệt Chủng tộc và Dân tộc trong Y tế: Báo cáo Tiến độ Thực hiện 2011-2014 | ASPE.

⁴ Trung tâm Giải pháp về Phân biệt đối xử (tháng 9 năm 2012), https://www.ahrq.gov/sites/default/files/publications/files/lepguide.pdf.

⁵ Id. at iii. Xem thêm Sắc lệnh 14031, 86 Fed. Reg. at 29675, Sec. 1 (lưu ý tỷ lệ LEP cao trong số các cộng đồng người Mỹ gốc Á (AA) người Hawaii bản địa và người đảo Thái Bình Dương (NHPI) đang gia tăng trên toàn quốc, và "sự cô lập về ngôn ngữ và thiếu khả năng tiếp cận các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ tiếp tục khiến nhiều cá nhân AA và NHPI không có cơ hội.").

⁶ Sắc lệnh 13985 yêu cầu mỗi cơ quan “đưa ra một kế hoạch để giải quyết bất kỳ rào cản tiềm ẩn nào mà các cộng đồng và cá nhân chưa được phục vụ đầy đủ có thể phải đối mặt trong việc đăng ký và tiếp cận các lợi ích và dịch vụ trong các chương trình của Liên bang.”

⁷ Sắc lệnh 13995 đã thành lập Lực lượng đặc nhiệm Công bằng Y tế COVID-19, được chỉ đạo đưa ra các khuyến nghị để các cơ quan cung cấp thông tin liên lạc, nhắn tin và tiếp cận hiệu quả, phù hợp với văn hóa cho các cộng đồng chưa được phục vụ đầy đủ.

⁸ Sắc lệnh 14031 Chỉ đạo Bộ trưởng Becerra đồng chủ trì Sáng kiến Nhà Trắng về Người Mỹ gốc Á, Người Hawaii bản địa và Người Đảo Thái Bình Dương (WHIAANHPI), một nhóm công tác liên ngành liên bang hướng đến "thúc đẩy công bằng, công lý và cơ hội cho cộng đồng AA và NHPI bằng cách điều phối các nỗ lực hoạch định chính sách và xây dựng chương trình liên ngành của Liên bang để loại bỏ các rào cản đối với công bằng, công lý và cơ hội mà các cộng đồng AA và NHPI phải đối mặt". Tiếp cận ngôn ngữ là một trong ba vấn đề chính ảnh hưởng đến sức khỏe và hạnh phúc của cộng đồng AA và NHPI.

⁹ Sắc lệnh 14091 yêu cầu các cơ quan "xem xét các cơ hội để… cải thiện khả năng tiếp cận cho người khuyết tật và cải thiện các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ để đảm bảo rằng tất cả các cộng đồng có thể tương tác với các văn phòng dân quyền tương ứng của các cơ quan, bao gồm bằng cách thực hiện đầy đủ Sắc lệnh 13166 ngày 11 tháng 8 năm 2000 (Cải thiện Khả năng tiếp cận Dịch vụ cho Người có Trình độ Tiếng Anh Hạn chế)".

¹⁰ Sắc lệnh 13166 chỉ đạo các cơ quan liên bang cải thiện khả năng tiếp cận của những người có trình độ tiếng Anh hạn chế đối với các chương trình và hoạt động do liên bang tài trợ cũng như thực hiện một hệ thống mà những người có trình độ tiếng Anh hạn chế có thể tiếp cận các dịch vụ của cơ quan một cách có ý nghĩa. Sắc lệnh (EO) 13166, Cải thiện khả năng tiếp cận dịch vụ cho người có trình độ tiếng Anh hạn chế (Ngày 12/12/2000).

¹¹ Mục 1557 của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng quy định rằng “một cá nhân sẽ không bị cấm đoán theo Tiêu đề VI của Đạo luật Dân quyền năm 1964 (42 U.S.C. 2000d và tiếp theo) dựa trên [chủng tộc, màu da, nguồn gốc quốc gia (tức là LEP)].” 42 U.S.C. § 18116 (a).

¹² Xem Kế hoạch Hành động Công bằng, 3 “(Kể từ khi ban hành Sắc lệnh 13985 vào ngày 20 tháng 1 năm 2021, HHS đã tập trung vào việc thực hiện các biện pháp để liên tục nâng cao tính công bằng, vốn là ưu tiên hàng đầu của Tổng thống Biden và Bộ trưởng HHS Becerra.”), 5 (“Dưới sự lãnh đạo của Bộ trưởng Becerra, HHS đã ưu tiên khôi phục các nỗ lực nhằm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ ngôn ngữ phù hợp với các chương trình tương ứng của họ.”).

¹³ Thông báo của Bộ trưởng Andrea Palm gửi các Trưởng Bộ phận Điều hành và Nhân sự (ngày 6 tháng 10 năm 2022) (trong hồ sơ với OCR); xem thêm Thông cáo Báo chí, HHS thực hiện biện pháp để phá vỡ rào cản ngôn ngữ | HHS.gov (ngày 6 tháng 10 năm 2022).

¹⁴ Thông báo của Giám đốc OCR Melanie Fontes Rainer gửi các Trưởng Bộ phận Điều hành và Nhân sự (ngày 7 tháng 10 năm 2022) (trong hồ sơ với OCR).

¹⁵ Id.

¹⁶ Palm Mem., 1. Ban Chỉ đạo Tiếp cận Ngôn ngữ có năm tiểu ban để các thành viên phục vụ: Trách nhiệm giải trình, Phiên dịch, Công nghệ Thông tin, Biên dịch và Tài nguyên cho Người nhận của HHS.

¹⁷ Xem Phụ lục A.

¹⁸ Các thuật ngữ được in đậm và gạch chân được bao gồm trong bảng chú giải thuật ngữ trong Phụ lục B.

¹⁹ Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này chỉ nhằm cải thiện việc quản lý nội bộ của các cơ quan HHS và không tạo ra bất kỳ quyền hoặc lợi ích, nội dung hoặc thủ tục nào, có thể thực thi theo luật pháp hoặc lẽ công bằng bởi một bên chống lại Hoa Kỳ, các cơ quan, cán bộ hoặc nhân viên của Hoa Kỳ hoặc bất kỳ người nào.

²⁰ Tiêu đề VI của Đạo luật Dân quyền năm 1964, đã sửa đổi (42 USC § 2000d), nghiêm cấm phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, màu da hoặc nguồn gốc quốc gia (bao gồm LEP) trong các chương trình và hoạt động nhận hỗ trợ tài chính của liên bang. Xem 45 C.F.R. § 80.

²¹ Mục 1557 của Đạo luật Bảo vệ Bệnh nhân và Chăm sóc Giá cả phải chăng (42 U.S.C. § 18116) nghiêm cấm phân biệt đối xử vì lý do chủng tộc, màu da, nguồn gốc quốc gia (bao gồm LEP), giới tính, tuổi tác hoặc khuyết tật trong bất kỳ chương trình hoặc hoạt động y tế nào nhận được hỗ trợ tài chính của Liên bang từ HHS hoặc do HHS quản lý.

²² Cụ thể, các luật này yêu cầu các bước hợp lý phải được thực hiện để mang đến khả năng tiếp cận có ý nghĩa cho các cá nhân LEP (Mục 1557; Hướng dẫn cho Người nhận Hỗ trợ Tài chính Liên bang về Tiêu đề VI Cấm phân biệt đối xử về nguồn gốc quốc gia ảnh hưởng đến người có trình độ tiếng Anh hạn chế, 68 Fed. Reg. 47311, 47320 (ngày 8 tháng 8 năm 2003)) và các cá nhân phải được cung cấp cơ hội bình đẳng để tham gia và hưởng lợi từ các chương trình (Tiêu đề VI, Mục 1557).

²³ Theo Tiêu đề VI của Đạo luật Dân quyền năm 1964 và việc thực hiện quy định, việc người nhận hỗ trợ tài chính liên bang không thực hiện các bước hợp lý để mang đến khả năng tiếp cận có ý nghĩa cho những cá nhân LEP đối với các chương trình và hoạt động được tài trợ có thể vi phạm Tiêu đề VI.

²⁴ Có các tiêu chuẩn pháp lý khác nhau để giao tiếp với các cá nhân LEP và những người khuyết tật, tức là "giao tiếp hiệu quả" và "tiếp cận có ý nghĩa", vì vậy chúng ta sẽ vẫn phân biệt chúng trong suốt quá trình.

²⁵ Xem 45 C.F.R. § 85.51.

²⁶ Tiêu đề II của Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật năm 1990 (42 U.S.C. §§ 12131-12134), được sửa đổi bởi Đạo luật Sửa đổi ADA năm 2008 (Đạo luật Sửa đổi ADA) (Pub. L. 110-325, 122 Stat. 3553 (2008)), cấm các tổ chức công phân biệt đối xử trên cơ sở khuyết tật. Các quy định của ADA thường chỉ định HHS là cơ quan chịu trách nhiệm điều tra các khiếu nại về phân biệt đối xử trong "các chương trình, dịch vụ và hoạt động quản lý liên quan đến việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và xã hội". 28 C.F.R. § 35.190(b)(3).

²⁷ Mục 504 của Đạo luật Phục hồi năm 1973, được sửa đổi (29 USC § 794), nghiêm cấm phân biệt đối xử với các cá nhân đủ điều kiện theo cách khác trên cơ sở khuyết tật trong các chương trình và hoạt động nhận hỗ trợ tài chính từ HHS (45 CFR § 84), và các chương trình hoặc hoạt động do HHS thực hiện (45 CFR § 85).

²⁸ Mục 508 của Đạo luật Phục hồi năm 1973 (29 USC § 794(d)) nghiêm cấm phân biệt đối xử trên cơ sở khuyết tật trong công nghệ thông tin và truyền thông vì chúng liên quan đến các chương trình và hoạt động do HHS thực hiện.

²⁹ Mặc dù các tiêu chuẩn này đặc biệt giải quyết các rào cản tiếp cận ngôn ngữ đối với các cá nhân LEP, các nghĩa vụ giao tiếp hiệu quả và khả năng tiếp cận đối với người khuyết tật cũng có thể được áp dụng. Bộ và các bộ phận của Bộ phải thực hiện các bước thích hợp để đảm bảo rằng việc giao tiếp với người khuyết tật cũng hiệu quả như giao tiếp với người khác.

³⁰ Xem Phụ lục A để biết thêm chi tiết.

³¹ Mặc dù một số từ viết tắt được nêu ra ở đây để dễ đọc, các từ viết tắt khác được sử dụng ở đây được nêu trong phần Giới thiệu và Chính sách Tiếp cận Ngôn ngữ và Thực hiện của tài liệu có tên Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ 2023 của HHS, cũng bao gồm các trích dẫn cho các cơ quan chức năng.

³² Các thuật ngữ được in đậm và gạch chân được bao gồm trong bảng chú giải thuật ngữ trong Phụ lục B. Thuật ngữ “cơ quan” có nghĩa là tất cả các Bộ phận Điều hành và Bộ phận Nhân sự. Xem Phụ lục B để biết thêm chi tiết.

³³ Bộ có nghĩa vụ thực hiện các bước thích hợp để đảm bảo giao tiếp hiệu quả với các cá nhân khuyết tật theo luật không phân biệt đối xử của Liên bang, bao gồm Mục 504 của Đạo luật Phục hồi và Mục 1557 của Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng. Kế hoạch Tiếp cận Ngôn ngữ này bao gồm một số khuyến nghị để giúp thúc đẩy giao tiếp hiệu quả, nhưng không bao gồm mọi nghĩa vụ giao tiếp hiệu quả theo yêu cầu của pháp luật.

³⁴ 68 Fed. Reg. 47311 (ngày 8 tháng 8 năm 2003).

³⁵ Theo đó, các yêu cầu tiếp cận ngôn ngữ nên được bao gồm trong các tuyên bố về công việc để đảm bảo nó được ủy quyền theo hợp đồng. Để đảm bảo các điều khoản hợp đồng tuân thủ luật hợp đồng liên bang, nên tham khảo ý kiến Văn phòng Trợ lý Bộ trưởng Tài chính.

³⁶ Xem Hướng dẫn Đặt Dịch vụ Ngoại ngữ của Nhóm Công tác Liên ngành về Trình độ Tiếng Anh Hạn chế, https://www.gsa.gov/system/files?file=Foreign Language Services.pdf

³⁷ 29 U.S.C. 794d. Mục 508 yêu cầu HHS đáp ứng Hướng dẫn về Khả năng Truy cập Nội dung Web (WCAG) 2.0 Cấp độ A và AA cho nội dung web, bao gồm các cuộc họp trực tuyến do HHS tổ chức. WCAG 2.0 là một tập hợp các đề xuất để giúp nội dung web dễ tiếp cận hơn. WCAG 2.0 được cung cấp tại https://www.w3.org/TR/WCAG20/.

³⁸ Đây không phải là danh sách đầy đủ các yêu cầu của Mục 508 hoặc Mục 504.

³⁹ Ví dụ về cách làm cho nội dung đa phương tiện bằng âm thanh và video dễ truy cập được cung cấp tại: https://www.w3.org/WAI/media/av/sign-languages/.

⁴⁰ Tất cả những người nhận tài trợ HHS phải ký vào biểu mẫu HHS 690, trong đó nêu rõ họ sẽ tuân thủ luật dân quyền liên bang; Tiêu đề VI và Mục 1557 bao gồm các yêu cầu về LEP và được đưa vào HHS 690. Tuy nhiên, người nhận hỗ trợ tài chính từ HHS thường không hiểu đầy đủ các nghĩa vụ về LEP của họ theo các luật này.

⁴¹ Các văn phòng hoặc viên chức được chỉ định sẽ cần phối hợp với ASFR về kết quả bàn giao này.

⁴² Các văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm triển khai Yếu tố 10 sẽ cần phối hợp với văn phòng hoặc viên chức chịu trách nhiệm triển khai Yếu tố 7.