PLAN D'ACCÈS LINGUISTIQUE 2023

Bonjour,

Environ 68 millions de personnes aux États-Unis parlent une langue autre que l'anglais à la maison et 8.2 % d'entre elles ne parlent pas très bien l'anglais et répondent donc à la définition du HHS de la compétence limitée en anglais (Limited English Proficiency - LEP), car elles ne parlent pas l'anglais comme langue préférée et ont une capacité limitée à lire, à écrire, à parler ou à comprendre l'anglais. Les données montrent des taux plus élevés de personnes ayant des compétences limitées en anglais (personnes LEP) dans certaines communautés de couleur et parmi les personnes à faible revenu, et qu'il y a un manque d'accès linguistique significatif dans ce pays, ce qui peut conduire à un accès inéquitable aux programmes et aux services offerts par le HHS. Si les prestataires de soins de santé ne peuvent pas communiquer clairement avec leurs patients, comment peuvent-ils établir une relation de confiance, et comment les patients peuvent-ils connaître la gravité de ce qui leur arrive, ou comprendre ce qui est nécessaire pour qu'ils aillent mieux ?

Le titre VI de la Civil Rights Act (loi sur les droits civils) de 1964, la section 504 de la Rehabilitation Act (loi sur la réhabilitation) de 1973, le titre II de l'Americans with Disabilities Act (loi sur les Américains handicapés) et la section 1557 de l'Affordable Care Act (loi sur les soins abordables) interdisent aux entités recevant une aide financière fédérale toute discrimination fondée, entre autres, sur la race, la couleur, l'origine nationale et le handicap. Cela signifie que les entités couvertes doivent offrir une chance égale de participer aux programmes et d'en bénéficier, que les communications avec les personnes handicapées doivent être aussi efficaces qu'avec les autres et que des mesures raisonnables doivent être prises pour offrir un accès effectif aux personnes ayant un faible niveau de langue. L'obligation de prendre des mesures pour fournir un accès effectif aux personnes ayant des compétences limitées en anglais s'applique également aux sous-récipiendaires de l'aide financière fédérale, qui doivent également se conformer à toutes les lois applicables en matière de droits civils.

L'administration Biden-Harris et le Secrétaire Becerra se sont fermement engagés à éliminer les obstacles auxquels les personnes sont confrontées pour obtenir des informations, des services et des avantages dans le cadre des programmes menés et soutenus par le ministère de la santé et des services sociaux. En tant qu'Américaine d'origine mexicaine et Arizonienne de cinquième génération, l'accès linguistique n'est pas seulement un engagement professionnel, c'est aussi un engagement personnel. Je suis donc fier d'annoncer que, pour la première fois depuis 2013, le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) du HHS a mis à jour le plan d'accès linguistique du ministère. Ce plan aidera les divisions opérationnelles et du personnel du ministère à assurer un accès équitable au large éventail de programmes et d'activités financés et administrés par le HHS. Puisse-t-il s'avérer un outil utile pour surmonter les obstacles et faire progresser l'équité pour tous.

Sincères salutations,

Melanie Fontes Rainer, Directrice
de l'Office for Civil Rights (Bureau des droits civils)

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION
POLITIQUE D'ACCÈS LINGUISTIQUE ET MISE EN ŒUVRE
ANNEXE A : PLAN D'ACCÈS LINGUISTIQUE DU HHS
ÉLÉMENTS ET MESURES À PRENDRE
ÉLÉMENT 1 : Évaluation : Besoins et capacités
ÉLÉMENT 2 : Services d'interprétation et d'assistance linguistique
ÉLÉMENT 3 : Traductions écrites
ÉLÉMENT 4 : Politiques, procédures et pratiques
ÉLÉMENT 5 : Notification de la disponibilité d'une assistance linguistique gratuite
ÉLÉMENT 6 : Formation du personnel
ÉLÉMENT 7 : Évaluation & responsabilité : Accès, qualité, ressources, rapports
ÉLÉMENT 8 : Consultations avec les partenaires des soins de santé et des services sociaux
ÉLÉMENT 9 : Informations numériques
ÉLÉMENT 10 : Assurance et conformité des subventions par les bénéficiaires de fonds HHS
ANNEXE B : Définitions
ANNEXE C : Ressources liées à l'accès linguistique

INTRODUCTION

Aujourd'hui, le U.S. Department of Health and Human Services (ministère américain de la santé et des services sociaux) (HHS) se joint à plus de 35 agences fédérales de toute l'administration pour publier un plan d'accès linguistique remanié. Le plan d'accès linguistique 2023 garantira un meilleur accès aux services vitaux fournis par le HHS aux personnes maîtrisant mal l'anglais (LEP).¹ Ce plan représente l'aboutissement d'années de dévouement de la part du HHS et de ses dirigeants. L'Office for Civil Rights (Bureau des droits civils) (OCR) a travaillé en étroite collaboration avec des représentants de l'ensemble du département pour élaborer ce plan important, qui n'aurait pas vu le jour sans les efforts inlassables du Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) à l'échelle du département.

L'absence d'un accès effectif linguistique peut conduire à un accès inéquitable aux programmes HHS et aux services financés par l'agence. L'American Community Survey (Enquête sur les communautés américaines) de 2021 de l’U.S. Census Bureau (Bureau du recensement des États-Unis) indique que 21.5 % de la population des États-Unis parle une langue autre que l'anglais à la maison. Parmi eux, 8.2 % ne parlent pas très bien l'anglais et répondent donc à la définition de la maîtrise limitée de l'anglais.² Le HHS reconnaît depuis longtemps les disparités raciales et ethniques dans le domaine de la santé et des soins de santé et s'efforce de les réduire et, à terme, de les éliminer. ³ Les disparités pour les personnes LEP ont incité l'Agency for Healthcare Research and Quality (Agence pour la recherche et la qualité des soins de santé) à financer le développement de Improving Patient Safety Systems for Patients With Limited English (Améliorer les systèmes de sécurité des patients pour les patients maîtrisant mal l'anglais) : A GuideFor Hospitals (Un manuel pour les hôpitaux).⁴ Ce guide mentionne que la recherche indique que « les événements indésirables affectent plus fréquemment les patients LEP, sont souvent causés par des problèmes de communication et sont plus susceptibles d'entraîner des dommages graves par rapport à ceux qui affectent les patients anglophones.⁵ » Fournir un accès linguistique diminue les obstacles à l'égalité d'accès aux programmes HHS et aux services financés par l'agence.

Depuis son entrée en fonction, le président Joseph R. Biden a publié quatre décrets qui soutiennent l'importance d'assurer une assistance linguistique et un accès effectif : Décret 13985, Advancing Racial Equity and Support for Underserved Communities Through Federal Government (Promouvoir l'équité raciale et le soutien aux communautés mal desservies par le biais du gouvernement fédéral)⁶;

Décret 13995, Ensuring an Equitable Pandemic Response and Recovery (Garantir une réponse et un relèvement équitables en cas de pandémie)⁷ ; Décret 14031, Advancing Equity, Justice, and Opportunity for Asian Americans, Native Hawaiians, and Pacific Islanders (Faire progresser l'équité, la justice et les opportunités pour les Américains d'origine asiatique, les autochtones d'Hawaï et les insulaires du Pacifique)⁸ ; et Décret 14091, Further Advancing Racial Equity and Support for Underserved Communities Through the Federal Government (Faire progresser l'équité raciale et le soutien aux communautés mal desservies par l'intermédiaire du gouvernement fédéral).⁹

En avril 2022, conformément au décret 13985, le ministère a élaboré le HHS Equity Action Plan (Plan d'action pour l'équité), qui identifie les objectifs, les buts et les exigences en matière d'accès linguistique pour le ministère au-delà des actions requises par le décret 13166¹⁰ et la section 1557 de l'Affordable Care Act (Loi sur les soins abordables) (section 1557).¹¹ La première section de l'Equity Action Plan est intitulée « Nondiscrimination in HHS: Civil Rights Protections and Language Access » (Non-discrimination au sein du HHS : les protections des droits civils et l'accès linguistique), et se concentre sur la manière dont le HHS peut supprimer les obstacles à des résultats équitables dans les programmes et activités du HHS. L'Equity Action Plan (plan d'action pour l'équité) exige du ministère qu'il « s'efforce de rétablir et de renforcer son plan d'accès linguistique interdépartemental » et identifie un certain nombre d'objectifs, de processus, de politiques et de responsabilités spécifiques en matière d'accès linguistique. Le directeur de l'Office for Civil Rights (Bureau des droits civils) (OCR) est chargé d'établir une méthode de suivi et de compte rendu des progrès réalisés par le ministère pour mettre en œuvre les exigences d'accès linguistique de l'Equity Action Plan (plan d'action pour l'équité).¹²

Pour soutenir cet effort à l'échelle du département, le 6 octobre 2022, la Secrétaire adjointe Andrea J. Palm a publié un mémo à l'intention de tous les responsables du HHS intitulé Secretary Becerra's Commitment to Provide Language assistance services Under Executive Orders 13166, 13985, and 14031 (Engagement du Secrétaire Becerra à fournir des services d'assistance linguistique en vertu des décrets 13166, 13985 et 14031). Le mémo affirme que le directeur de l'OCR est chargé de renforcer et de diriger le programme d'accès linguistique et de rendre compte des progrès réalisés au Secrétaire.¹³

Le 11 octobre 2022, le HHS a relancé le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique), qui est chargé d'intégrer les résultats en matière d'accès linguistique de l'Equity Action Plan (plan d'action pour l'équité) dans un plan d'accès linguistique actualisé du HHS, et de diriger les efforts du ministère pour mettre pleinement en œuvre ce nouveau plan d'accès linguistique du HHS.¹⁴ Le Secrétaire adjoint et le directeur de l'OCR ont déterminé que le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) devait fonctionner à plein régime pour faire avancer les objectifs du Président et du Secrétaire en matière d'accès linguistique au sein du ministère.¹⁵ Le Secrétaire adjoint a spécifiquement demandé aux Responsables des divisions opérationnelles (OpDivs) et des divisions du personnel (StaffDivs) de nommer un représentant de niveau GS-14 ou GS-15 au Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès aux langues) dans le but d'assurer la mise en œuvre par le HHS des obligations en matière d'accès aux langues en vertu des décrets 13166, 13985, 14031 et de l'Equity Action Plan (plan d'action en faveur de l'équité) publié en avril 2022.¹⁶

Lors de sa première réunion, le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) a discuté de l'importance de mettre à jour le plan d'accès linguistique du ministère, publié en 2013. Sur la base de ces lignes directrices, le HHS publie donc le plan d'accès linguistique actualisé ci-joint.¹⁷

POLITIQUE D'ACCÈS LINGUISTIQUE ET MISE EN ŒUVRE

Objectif

Dans le cadre des efforts déployés par le HHS pour promouvoir l'équité en identifiant et en éliminant les obstacles à l'égalité des chances auxquels les communautés mal desservies peuvent être confrontées en raison des politiques et des programmes gouvernementaux, chaque agence¹⁸ du HHS garantit l'accès à des services d'assistance linguistique (language assistance services - LAS) en temps opportun et de qualité pour les personnes ayant des compétences limitées en anglais (LEP).¹⁹
Objectif et autorité

Le HHS applique le titre VI du Civil Rights Act (loi sur les droits civils) de 1964 (Title VI)²⁰ et la section 1557.²¹

Ces lois interdisent aux entités couvertes, y compris les entités recevant une aide financière fédérale et les entités gouvernementales étatiques et locales, toute discrimination fondée, entre autres, sur la race, la couleur, l'origine nationale et le handicap. En conséquence, des mesures raisonnables doivent être prises pour fournir un accès effectif aux personnes LEP.²² La Plain Writing Act (Loi sur la clarté rédactionnelle) de 2010 est une loi qui exige que les agences fédérales utilisent une communication gouvernementale claire que le public peut comprendre et utiliser. Les décrets 12866, 12988 et 13563 soulignent la nécessité d'un langage simple.

Ce plan est conçu pour garantir un accès effectif des personnes LEP aux programmes et activités administrés et financés par le HHS, conformément au titre VI et à la section 1557, aux décrets 13166, 13985, 13995, 14031 et 14091, ainsi qu'à l'Equity Action Plan (plan d'action pour l'équité) du HHS, publié en avril 2022. Collectivement, ces autorités fixent des objectifs généraux au HHS pour améliorer l'accès des personnes LEP à ses programmes et activités et garantir que les entités financées par le HHS prennent également des mesures raisonnables pour fournir un accès effectif aux personnes LEP.²³

Bien que ce plan soit principalement destiné à promouvoir un accès effectif aux programmes et activités des composantes du HHS pour les personnes LEP, de nombreux aspects de ce plan s'appliquent également à garantir que les agences communiquent efficacement avec les personnes handicapées, y compris les personnes qui utilisent la langue des signes pour communiquer.²⁴ La section 504 exige que le ministère prenne les mesures appropriées pour garantir qu'il communique efficacement avec les personnes handicapées, y compris les personnes qui utilisent la langue des signes pour communiquer. Il peut s'agir de personnes sourdes ou malentendantes, aveugles ou malvoyantes, ou souffrant de troubles de la parole ou d'autres handicaps.²⁵ Ce plan ne contient pas une liste exhaustive des exigences à respecter pour se conformer à la section 504 et aux autres lois sur les droits des personnes handicapées, mais le ministère et ses composantes doivent se conformer aux exigences de communication efficace avec les personnes handicapées en vertu de l'Americans with Disabilities Act (Loi sur les Américains avec handicap),²⁶ de la section 504 de la Rehabilitation Act (loi sur la réadaptation)²⁷ et de la section 1557 de l'Affordable Care Act (Loi sur les soins abordables). Le ministère et ses composantes doivent également se conformer à la section 508 de la Rehabilitation Act (loi sur la réhabilitation) de 1973 (section 508),²⁸ qui exige des agences fédérales qu'elles veillent à ce que leurs technologies électroniques et informatiques, y compris les sites web, les documents électroniques et les applications logicielles, soient accessibles aux personnes handicapées.
Déclaration de politique générale

La politique du ministère est de fournir aux personnes LEP un accès effectif aux programmes et activités menés et financés par le HHS, supprimant ainsi les obstacles à la mise en œuvre équitable des programmes et activités menés et financés par le HHS, ce qui contribuera ainsi à améliorer les résultats en matière de santé et à réduire les disparités en matière de santé pour les communautés mal desservies identifiées dans l'EO 13985.
Élaboration et mise en œuvre du plan

Le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) a trois principales responsabilités : 1) mettre à jour les politiques, procédures et stratégies du ministère en matière d'accès linguistique ; 2) élaborer et tenir un registre précis des efforts déployés par le ministère pour évaluer régulièrement et prendre les mesures nécessaires pour améliorer et garantir la qualité et l'exactitude des services d'assistance linguistique fournis aux personnes LEP par les programmes et activités financés et administrés par le HHS ; et 3) rendre compte chaque année au Secrétaire des progrès réalisés par chaque division du HHS dans la mise en œuvre de ce plan d'accès linguistique et proposer des recommandations visant à améliorer la capacité du ministère à mettre pleinement en œuvre ce plan d'accès linguistique.
Mise à jour du plan d'accès linguistique du HHS

Le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) travaillera avec les agences HHS pour développer et suivre les méthodes de mise en œuvre permettant de mesurer les améliorations de l'accès linguistique dans les différents programmes et activités et prendra des mesures pour s'assurer que les informations, y compris les données qualitatives et quantitatives, ainsi que les données intersectionnelles et désagrégéesventilées, sont collectées de manière à accroître la comparabilité, la précision et la cohérence entre les programmes et les activités. Le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) compilera des données pour un rapport annuel du directeur de l'OCR au Secrétaire qui rendra compte des progrès réalisés par le HHS pour mettre pleinement en œuvre le plan d'accès linguistique révisé et fera des recommandations au Secrétaire pour améliorer les services d'assistance linguistique disponibles pour les clients LEP des programmes et activités du HHS.
Élaborer des méthodes d'enregistrement des progrès réalisés par le HHS

Le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) fournira chaque année à toutes les agences un appel de données ou une enquête à partir desquels le rapport annuel et les recommandations pourront être élaborés. L'appel de données ou l'enquête demandera des informations essentielles pour mesurer les progrès accomplis dans la mise en œuvre des mesures prévues pour chaque Élément du plan d'accès linguistique, y compris des données ventilées et des données démographiques intersectionnelles.

Des informations seront également requises, sur la demande de budget prévue par chaque agence pour la fourniture et/ou le financement de services d'assistance linguistique dans les années à venir. Les années suivantes, le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) lancera l'appel de données avant le 31 mars, afin que les agences aient le temps d'inclure des justifications budgétaires communiquées à l'Assistant Secretary for Financial Resources (Secrétaire adjoint aux ressources financières) (ASFR).
Projet de rapport annuel d'avancement et recommandations

Chaque année, le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) rédigera et soumettra le rapport annuel sur l'état d'avancement de l'accès linguistique en temps opportun, afin que le Secrétaire reçoive le rapport et les recommandations avant la fin de l'année fiscale et qu'il le rende public peu de temps après. Le cas échéant et dans la mesure du possible, le rapport diffusera des données pour aider les composantes HHS à faciliter l'apprentissage et la coordination à l'échelle de l'organisation, la collaboration sur des actions de sensibilisation à fort impact, et/ou l'élaboration de messages transversaux adaptés au public et culturellement adaptés, à l'intention des communautés de clients mutuels.
Échéances à court terme et à long terme

Afin de garantir que le HHS progresse dans les quatre domaines majeurs identifiés par l'Equity Action Plan (plan d'action pour l'équité) 2022, ce plan d'accès linguistique intègre des mesures à court terme conçues pour améliorer de manière significative la capacité du HHS à fournir : 1) des pages web dans des langues autres que l'anglais ; 2) des services d'interprétation téléphonique et vidéo ou virtuelle ; 3) des informations sur les programmes et les prestations dans des langues autres que l'anglais ; et 4) un financement fédéral des services d'assistance linguistique. Les critères de mesure des progrès accomplis, définis dans l'Equity Action Plan (plan d'action pour l'équité) 2022, sont illustrés ci-dessous.²⁹

Tableau des critères de référence établis dans l'Equity Action Plan (plan d'action pour l'équité) du HHS, publié en avril 2022:
Obstacles à lever	Indicateurs à moyen terme (2 à 4 ans)	Indicateurs à long terme (5 à 8 ans)
Accès au contenu en langue étrangère par le biais de pages web, d'annonces sur les listes de diffusion, & matériel de sensibilisation du public	Établir des lignes directrices sur l'accessibilité des sites web	Les agences publieront des pages web en langue étrangère & ajouteront chaque année des pages dans les langues les plus fréquemment rencontrées Les sites web des agences proposeront des liens vers des informations sur les programmes en langue étrangère Les visiteurs LEP trouveront davantage de matériel en ligne dans leur langue et des informations sur la manière d'obtenir des LAS
Services d'interprétation téléphonique	Établir des procédures pour la fourniture de services d'interprétation téléphonique	Chaque agence disposera de lignes d'assistance téléphonique avec l'aide d'interprètes téléphoniques Les personnes qui appellent les lignes d'assistance LEP parviendront à joindre et à obtenir les services du bureau souhaité
Informations sur les programmes et les prestations dans d'autres langues	Établir un plan d'action pour l'information sur les programmes et les prestations en langue étrangère	Chaque agence traduit et publie les documents essentiels dans des langues autres que l'anglais Chaque agence met régulièrement à jour les informations sur les programmes déjà traduites en langue étrangère Chaque agence met en place un mécanisme de réception des demandes de traduction de documents
Financement fédéral pour les bénéficiaires de fonds HHS afin de fournir des LAS	Établir comment le financement du service d'assistance linguistique (LAS) peut être distribué Fixer des objectifs pour le financement du LAS	Les programmes de subvention viseront à fournir des fonds pour aider les bénéficiaires à offrir des services d'accès linguistique Les visiteurs LEP des programmes financés/conduits par le HHS bénéficieront de services d'accès linguistique gratuits

Ces objectifs et critères préétablis sont incorporés dans le plan d'accès linguistique ci-joint : L'Élément 2, Services d'interprétation et d'assistance linguistique, comprend des procédures permettant de fournir des services d'interprétation téléphonique efficaces. L'Élément 3, Traductions écrites, fournit un plan d'action pour l'élaboration de programmes, d'activités et d'informations sur les prestations dans différentes langues parlées. En outre, conformément à l'Élément 9 information numérique, orientations, politiques, procédures et autres outils seront élaborés afin que les composantes puissent produire et publier des pages web en langue étrangère de manière efficace et cohérente. Enfin, l'Élément 10, intitulé « Grant Assurance and Compliance by Recipients of Federal Funding » (Assurance d'une subvention et conformité des bénéficiaires du financement fédéral), est conçu pour mieux concentrer les ressources sur l'aide à apporter aux entités financées par le HHS, pour qu'elles fournissent des services d'assistance linguistique efficaces.³⁰

REMARQUE : Bien que les indicateurs de référence de l'Equity Action Plan (plan d'action pour l'équité) s'échelonnent sur deux à huit ans, le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) encouragera une mise en œuvre plus rapide des mesures du plan d'accès linguistique lorsque les ressources et les circonstances le permettront. Le plan d'accès linguistique 2023 comprend également des détails supplémentaires sur les objectifs et les critères de référence

ANNEXE A : PLAN D'ACCÈS LINGUISTIQUE DU HHS

Dans les six mois suivant la publication de ce plan d'accès linguistique actualisé,³¹ avec la contribution des partenaires des soins de santé et des services sociaux,³² les divisions du HHS élaborent et mettent en œuvre des plans et des politiques d'accès linguistique spécifiques à l'agence qui intègrent et identifient les mesures à prendre pour mettre en œuvre les dix Éléments de ce plan d'accès linguistique. Les agences soumettent leurs plans au président du Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) pour examen et approbation. Le président du Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) rendra compte chaque année au Secrétaire des progrès réalisés par chaque division du HHS dans la mise en œuvre de tous les Éléments de ce plan. L'Office for Civil Rights (Bureau des droits civils) (OCR) fournira une assistance technique aux agences qui ont besoin d'aide pour développer leurs stratégies de promotion du programme global d'accès linguistique du HHS, y compris toute mise à jour nécessaire des plans d'accès linguistique.

Ce plan d'accès linguistique à l'échelle du ministère servira de modèle aux plans d'accès linguistique des agences. Il répond aux objectifs, politiques et exigences en matière d'accès linguistique établis par les décrets 13166, 13985, 13995, 14031, 14091, le titre VI, section 1557, et l'Equity Action Plan (Plan d'action our l'équité) 2022 du HHS. Chacun des dix (10) Éléments contenus dans le plan d'accès linguistique de 2013 a été analysé et mis à jour si nécessaire pour répondre aux faiblesses découvertes en matière de services LEP, aux changements technologiques et aux priorités de l'administration. Par exemple, en accord avec l'Equity Action Plan (plan d'action pour l'équité) du HHS et compte tenu des évolutions récentes, notamment des enseignements tirés de la pandémie de grippe aviaire, le plan d'accès linguistique actualisé met l'accent sur les sites web et autres moyens de communication électroniques, y compris l'interprétation vidéo ou virtuelle le cas échéant, ainsi que sur l'amélioration de l'accès linguistique aux programmes et activités du ministère de la santé et des services sociaux et aux informations sur les prestations, et sur le financement spécifique de l'assistance linguistique. Les dix Éléments contenus dans ce plan actualisé établissent des objectifs pratiques, des politiques et des mesures à prendre par les agences HHS pour améliorer l'accès linguistique à leurs programmes et activités ainsi qu'aux programmes et activités qu'elles financent. Les Éléments fournissent également des recommandations pour aider les agences HHS à améliorer leur communication avec les personnes handicapées.³³

Bien que les agences HHS disposent d'une certaine flexibilité dans leurs méthodes, elles doivent progresser dans la mise en œuvre des exigences et des procédures pertinentes prescrites par ce plan dans les délais impartis. Par exemple, les mesures énoncées dans chaque Élément doivent être mises en œuvre dans chaque agence, ainsi que dans leurs programmes et activités. Les agences du HHS disposent d'une certaine marge de manœuvre dans la mise en œuvre de ces mesures, mais elles doivent démontrer les progrès accomplis et en rendre compte chaque année. En outre, toutes les agences doivent intégrer leurs objectifs en matière d'assistance linguistique, y compris la sensibilisation des partenaires des soins de santé et des services sociaux, dans leurs justifications budgétaires annuelles afin de renforcer leur capacité à servir les personnes LEP et la capacité des agences qu'elles financent.

Les agences désignent un bureau ou un fonctionnaire responsable de la mise en œuvre de chacun des Éléments ci-dessous. Les agences peuvent déterminer s'il est approprié que les Éléments soient mis en œuvre par le même bureau ou fonctionnaire responsable de la mise en œuvre d'un autre Élément. Les agences fourniront en temps utile au Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) des mises à jour concernant les changements de bureau ou de fonctionnaire désigné, y compris les coordonnées.

Chaque fois que cela est possible et approprié, les actions prévues dans ce plan doivent être mises en œuvre conjointement avec d'autres initiatives de l'agence visant à améliorer l'accès aux soins et aux services de santé, à améliorer la qualité de la santé et à réduire les disparités en matière de santé et de soins de santé. Les dix Éléments du plan d'accès linguistique doivent être mis en œuvre de manière holistique et complémentaire. Dans la mesure du possible, les mesures doivent être prises en parallèle et les meilleures pratiques doivent être largement diffusées. Pour toute question, préoccupation ou assistance, veuillez contacter LanguageAccess@hhs.gov ou appeler le 202.969.3877.

ÉLÉMENTS ET MESURES À PRENDRE

Ce plan d'accès linguistique représente la politique et la stratégie du ministère en matière d'accès linguistique pour améliorer l'accès des personnes LEP aux programmes et aux activités financés et administrés par le HHS. Ce plan identifie les étapes et les délais spécifiques que les agences HHS doivent respecter pour garantir la mise en œuvre complète de la politique du ministère au niveau des programmes.

ÉLÉMENT 1 : Évaluation : Besoins et capacités
ÉLÉMENT 2 : Services d'interprétation et d'assistance linguistique
ÉLÉMENT 3 : Traductions écrites
ÉLÉMENT 4 : Politiques, procédures et pratiques
ÉLÉMENT 5 : Notification de la disponibilité d'une assistance linguistique gratuite
ÉLÉMENT 6 : Formation du personnel
ÉLÉMENT 7 : Évaluation & responsabilité : Accès, qualité, ressources, rapports
ÉLÉMENT 8 : Consultations avec les partenaires des soins de santé et des services sociaux
ÉLÉMENT 9 : Informations numériques
ÉLÉMENT 10 : Assurance et conformité des subventions par les bénéficiaires de fonds HHS

ÉLÉMENT 1 : Évaluation : Besoins et capacités

En mars de chaque année, chaque agence HHS évaluera dans quelle mesure l'assistance linguistique ou le matériel traduit a été demandé et/ou consulté ou autrement nécessaire par ses clients, y compris les bénéficiaires, et/ou d'autres partenaires des soins de santé et des services sociaux, et élaborera une demande de budget pour répondre aux besoins anticipés d'assistance linguistique pour l'année à venir.

Description :

Les agences HHS doivent évaluer en permanence les besoins d'assistance linguistique de leurs clients actuels et potentiels afin d'éclairer les politiques, les processus et les budgets nécessaires à la sensibilisation et à la mise en œuvre de services d'assistance linguistique qui améliorent l'accès à leurs programmes, activités et services respectifs pour les personnes LEP. Cette évaluation doit comprendre 1.) l'identification des langues étrangères, y compris la langue des signes américaine (ASL) ou d'autres langues des signes, parlées par la population susceptible d'avoir accès aux services de l'agence ou d'en avoir besoin et d'y être éligible, et 2.) les obstacles - y compris les obstacles liés aux ressources - qui empêchent de fournir une interprétation et une communication écrite efficaces avec les personnes LEP.

Mesures à prendre :

Chaque année, le bureau ou le fonctionnaire désigné, responsable de l'évaluation annuelle décrite dans cet Élément, doit participer à au moins une session d'écoute, organisée par une agence particulière ou par le HHS, pour s'informer des défis et des possibilités d'amélioration des efforts d'accès linguistique de l'agence, et consulter des experts en la matière afin de déterminer si le programme d'accès linguistique actuel de l'agence est efficace et conforme à la section 1557, ainsi qu'au présent Language Access Plan (plan d'accès linguistique).
Le bureau ou le fonctionnaire désigné doit participer régulièrement à au moins un groupe de travail inter- et/ou intra-agence sur l'accès linguistique afin d'identifier les méthodes permettant d'améliorer la capacité de l'agence à fournir des services d'assistance linguistique, tels que le recrutement et le soutien équitable d'un personnel qualifié bilingue et multilingue, et le personnel maîtrisant l'ASL, pour assurer une communication directement en langue étrangère et garantir la disponibilité et l'utilisation efficace des services contractuels d'interprétation et de traduction.
Le bureau ou le fonctionnaire désigné doit prendre des mesures spécifiques pour développer ou modifier les politiques ou les pratiques qui garantissent que les services d'assistance linguistique de l'agence sont adéquats pour répondre aux besoins des clients et conseiller les responsables de l'agence sur la mise à jour du plan d'accès linguistique de l'agence, le cas échéant. Les plans d'accès linguistique des agences doivent être adaptés de manière à ce qu'ils aient un sens pour l'agence et les communautés qu'ils servent. L'OCR accueille favorablement les mesures supplémentaires prises par les agences pour servir les personnes LEP et encourage les agences à inclure de telles mesures dans leurs plans d'accès linguistique afin que les meilleures pratiques puissent être partagées dans l'ensemble du HHS.

Le personnel du HHS peut déterminer si une personne a besoin d'une assistance linguistique de plusieurs façons :

Autoidentification volontaire par la personne LEP ou son accompagnateur ;
Demande affirmative concernant la langue principale de la personne si elle a déclaré avoir besoin de services d'assistance linguistique ;
Intervention d'un personnel multilingue qualifié ou d'un interprète qualifié pour vérifier la langue principale de la personne ; ou
Utilisation d'une carte ou d'une affiche d'identification de la langue « Je parle » ;
Identification des préférences linguistiques lors de l'évaluation de la surveillance de la santé de la population ;
Inclusion d'enquêtes multilingues sur les maladies ;
Utilisation des outils de cartographie démographique de l'État qui incluent la préférence linguistique et le handicap pour la priorisation de la population.

Le personnel de HHS ne doit pas faire de suppositions sur la langue principale d'une personne en fonction de sa race, de sa couleur, de son origine nationale ou de son handicap. Les personnes sourdes ou malentendantes ne communiquent peut-être pas en ASL et ont peut-être une maîtrise limitée de l'anglais écrit et parlé. Elles peuvent avoir besoin d'une aide ou d'un service auxiliaire différent, tel qu'un soutien dans une langue des signes d'une autre région ou d'un autre pays ou la mise à disposition d'un interprète sourd ou sourd certifié.

D'autres éléments à prendre en compte lors de l'identification de la langue comprennent des questions sur la région, la municipalité, le village ou la communauté spécifique de la personne, afin de s'assurer que l'identification de la langue est correcte.

ÉLÉMENT 2 : Services d'interprétation et d'assistance linguistique

Chaque agence HHS prendra des mesures pour fournir gratuitement des services d'interprétation et d'assistance linguistique appropriés (par exemple, face à face, virtuels (vidéos/webinaires), et/ou entretiens téléphoniques), qui répondent aux besoins identifiés dans l'Élément 1. Chaque agence HHS établira un point de contact pour les personnes LEP, tel qu'un bureau, un fonctionnaire, une adresse électronique ou un numéro de téléphone pour accéder à ce service.

Description :

Les services d'interprétation et d'assistance linguistique sont essentiels pour garantir un accès effectif et une égalité des chances de participer pleinement aux services, activités, programmes ou autres avantages administrés ou financés par les agences HHS. Les agences doivent s'assurer que tous les interprètes auxquels elles font appel sont qualifiés pour fournir le service et qu'ils comprennent et appliquent la déontologie de l'interprète et le respect de la confidentialité des clients, en particulier parce que de nombreuses recherches montrent que l'absence d'interprétation qualifiée peut avoir des conséquences négatives sur la santé et contribuer davantage aux disparités en matière de santé. La définition d'un interprète qualifié figure à l'Annexe B.

Les personnes handicapées ont droit à des aides et services auxiliaires appropriés lorsque cela est nécessaire pour leur donner une chance égale de bénéficier des programmes et activités du HHS. Les aides et services auxiliaires comprennent, entre autres, des interprètes qualifiés en langue des signes sur place ou par le biais de services d'interprétation vidéo à distance (video remote interpreting - VRI).

L'assistance linguistique peut être fournie par divers moyens, notamment par un personnel qualifié bilingue et multilingue, et par des interprètes qualifiés qui fournissent des services d'interprétation en personne, par téléphone, vocale à distance, par vidéo ou tout autre type d'interprétation. Toutefois, l'Agence ne doit pas faire appel aux enfants de la personne pour l'assistance linguistique, et il ne doit être fait appel aux membres de la famille ou de la communauté que dans des circonstances exceptionnelles ou lorsque la personne LEP demande leur assistance linguistique. L'agence ne peut pas faire appel à un adulte accompagnant une personne handicapée pour interpréter, sauf si la personne demande à l'adulte d'interpréter, si l'adulte est d'accord et si le recours à l'adulte est approprié. L'agence ne peut pas faire appel à un enfant accompagnant une personne handicapée pour interpréter, sauf en cas d'urgence impliquant une menace imminente pour la sécurité ou le bien-être, lorsqu'aucun autre interprète n'est disponible. L'agence ne doit pas exiger d'une personne handicapée qu'elle soit accompagnée d'une autre personne pour l'interpréter. Il est également impératif que le public sache que les services d'interprétation fournis par l'agence sont gratuits.

Bien que le choix de l'interprète varie en fonction du besoin de performance, du contexte et de l'environnement, celui-ci doit généralement être compétent dans le(s) domaine(s) qu'il interprète, en démontrant qu'il possède une formation ou une expérience professionnelle pertinente dans ces domaines. Par exemple, dans un contexte de soins de santé, les agences doivent faire appel à un interprète ayant des compétences en matière de santé et de terminologie médicale. Des compétences en matière de facturation médicale et d'assurance peuvent également être nécessaires, en fonction du contexte. Des interprètes qualifiés sont également nécessaires pour garantir une interprétation culturellement appropriée et précise. Il est à noter qu'il n'est pas nécessaire que les interprètes soient certifiés pour être qualifiés, car toutes les langues ne disposent pas de certification.

Un point de contact unique pour chaque agence HHS, tel qu'un bureau ou un fonctionnaire, devrait élaborer des procédures pour que l'agence fournisse des services d'assistance linguistique en matière d'interprétation et développer ou assurer la formation du personnel afin de garantir que tous les employés en contact avec le public puissent fournir des services d'assistance linguistique en matière d'interprétation en fonction des besoins et en temps opportun.

Mesures à prendre :

Dans les 180 jours suivant la publication du présent plan d'accès linguistique, désigner un bureau ou un fonctionnaire chargé d'établir des procédures à l'échelle de l'agence pour fournir des services d'interprétation d'une manière qui garantisse une communication en temps utile entre les personnes LEP et les divisions du HHS, les personnes handicapées et les divisions du HHS. Les procédures doivent porter sur les différentes méthodes de fourniture de services d'interprétation, y compris les procédures garantissant la fourniture de services d'interprétation vocale et vidéo à distance efficaces.
Identifier les points de contact de l'agence (POC) qui sont responsables du développement et de la gestion d'un programme d'interprétation vocale et vidéo à distance pour chaque division en contact avec le public, afin de s'assurer que les personnes LEP savent que le HHS fournira des services d'interprétation gratuits et qu'elles savent comment obtenir les services d'interprétation de l'agence, lorsqu'ils sont disponibles. Ces programmes doivent tenir compte du fait que l'augmentation du nombre de systèmes de messages vocaux intégrés (integrated voice prompt - IVP) a rendu plus difficile l'accès des personnes LEP aux différentes « chaînes téléphoniques » pour parvenir à un interprète. Étant donné que l'obligation de répondre à des messages automatisés pour obtenir une assistance linguistique peut empêcher un accès effectif, d'autres options permettant d'accéder plus directement aux services linguistiques devraient être explorées.
Les POC des agences doivent évaluer le programme d'interprétation vocale et vidéo à distance de leur agence, consulter des experts en la matière, faire des recommandations pour améliorer l'efficacité du programme et fournir une justification budgétaire pour les actions qui améliorent le programme.
Les points de contact (POC) des agences doivent développer des méthodes et des mécanismes pour s'assurer que les communautés LEP sont informées que le HHS leur fournira des services d'interprétation gratuits, ainsi que des informations sur la manière d'obtenir ces services. Les méthodes utilisées comprennent, entre autres, l'organisation de séances d'écoute avec les partenaires des soins de santé et des services sociaux, des enquêtes et des groupes de discussion avec les communautés LEP, ainsi que des partenariats avec des organisations à but non lucratif engagées auprès des communautés LEP. Ensuite, chaque année, les points de contact (POC) doivent informer les Responsables d'agence de la nécessité d'une action de sensibilisation supplémentaire.
Les POC des agences doivent développer des méthodes de suivi et de présentation du nombre de demandes de services d'interprétation, du type d'interprétation demandé, des langues demandées et dans quel délai l'interprétation a été fournie. Sera également notamment présenté le nombre de cas, les situations ou les 'initiatives de sensibilisation pour lesquels une assistance linguistique a été fournie, la ou les langues principales demandées ou fournies, le type de services d'assistance linguistique fournis, ou le coût de tout service d'assistance linguistique fourni.
Chaque année fiscale, soumettre une justification budgétaire pour la diffusion de messages visant à sensibiliser aux services d'interprétation disponibles.
Élaborer des critères d'évaluation du personnel bilingue ou du personnel d'interprétation en langue des signes en fonction de leur capacité à fournir des services d'interprétation et veiller à ce que ces employés soient rémunérés de manière appropriée s'ils sont appelés à fournir des services d'interprétation. Seul le personnel dont les compétences linguistiques ont été évaluées à un niveau avancé (conformément à la définition du personnel bilingue/multilingue du HHS) peut communiquer avec les personnes LEP ou les personnes handicapées qui ont besoin d'une interprétation en langue des signes. Les agences examineront également les critères d'attribution de points dans les décisions d'embauche pour les candidats bi- et multilingues. Il est déconseillé de faire largement appel à des bénévoles au lieu de recourir à des interprètes professionnels.
Envisager de tenir une liste du personnel bilingue et multilingue qualifié capable de fournir des services d'interprétation compétents, en indiquant les coordonnées de l'employé et la ou les langues dans lesquelles il est compétent pour interpréter. Élaborer un plan sur la manière dont le personnel sera formé pour répondre aux demandes de services d'assistance linguistique et sur les personnes qui seront chargées d'appeler le personnel pour fournir des services d'accès linguistique.
Établir une liste de tous les contacts et autres ressources dont dispose l'agence et qui sont qualifiés pour fournir des services d'interprétation sur site (on-site interpreting - OSI), d'interprétation par téléphone (over-the-phone interpreting - OPI) et de VRI aux personnes LEP et aux personnes handicapées qui ont besoin d'une interprétation en langue des signes pour obtenir des informations sur les programmes et les activités de l'agence ou pour y accéder.
Mettre en place un mécanisme de suivi et d'évaluation des services d'interprétation.
Les agences qui servent directement le public ou qui financent des programmes et des activités qui servent le public mettront en place des lignes d'assistance téléphonique soutenues par OPI et VRI. Au minimum, les services d'assistance téléphonique mettront rapidement en relation les appelants qui parlent les 15 langues les plus couramment parlées dans l'État ou les États concernés (selon les données les plus récentes du U.S. Census Bureau - Bureau du recensement des États-Unis) avec des interprètes par téléphone ou vidéo. En fonction des besoins de la communauté et des individus, d'autres langues peuvent être nécessaires et doivent également être incluses.
Les POC des agences participeront à au moins un groupe de travail inter- et/ou intra-agence afin d'apprendre et de partager les pratiques efficaces pour améliorer l'assistance linguistique en matière d'interprétation et de faire des recommandations à leur Responsable d'agence respectif pour améliorer leur programme d'assistance linguistique en matière d'interprétation.
Les agences devraient envisager d'inclure des dispositions garantissant que les services d'interprétation sont accessibles aux personnes handicapées, y compris les personnes sourdes ou malentendantes ou qui ont d'autres handicaps liés à la communication. Il peut s'agir d'une interprétation en langue des signes, d'un sous-titrage ou d'une aide supplémentaire à la communication. La source suivante donne quelques exemples de modes de communication visuelle courants : ADA Business Brief (Dossier d'information de l'ADA) : Communiquer avec les personnes sourdes ou malentendantes dans le cadre hospitalier.

ÉLÉMENT 3 : Traductions écrites

Chaque agence HHS identifiera, traduira et rendra accessible sous différents formats, y compris imprimés, en ligne et électroniques, les documents essentiels, notamment les informations importantes pour les consommateurs/patients, dans un format accessible, dans des langues autres que l'anglais, conformément aux évaluations des besoins et des capacités effectuées au titre de l'Élément 1. Aux fins du présent plan d'accès linguistique, l'Annexe B énumère des exemples de documents essentiels, notamment des informations importantes sur les programmes, des documents essentiels pour obtenir un consentement, des formulaires de plainte, des demandes de participation à un programme ou à une activité ou d'obtention de services ou de prestations, des avis écrits sur les services d'assistance linguistique, les critères d'éligibilité et des avis de droits ou des avis de refus, de perte ou de diminution des services ou des prestations. Au minimum, une notification des droits à la non-discrimination et à la disponibilité d'un service linguistique gratuit, ainsi que de tout service auxiliaire approprié doit être fournie, et l'OCR fournira des traductions des modèles de notification dans les 15 langues les plus parlées par les personnes LEP dans chaque État.

Description :

Les agences HHS doivent prendre des mesures raisonnables pour fournir des traductions écrites exactes afin de garantir un accès effectif et une égalité des chances pour recevoir des informations opportunes sur la santé publique et les services sociaux et participer pleinement aux services, activités, programmes ou autres avantages gérés par l'agence, comme décrit dans l'Élément 1. Compte tenu de la disparité des activités et des domaines d'intérêt au sein du ministère, aucun seuil général n'a été établi, sauf en ce qui concerne les avis de non-discrimination qui pourraient éventuellement devoir être traduits dans les 15 langues les plus parlées par les personnes LEP dans l'État. Toutefois, outre les traductions, il incombe à chaque agence de déterminer de manière proactive, pour ses programmes et activités, ce qui constitue des documents essentiels, et de mettre en œuvre une stratégie de traduction.

Les agences traduiront les documents essentiels ou d'autres informations publiques cruciales (en particulier lors des urgences de santé publique) en fonction de leurs évaluations respectives des besoins et des capacités et élaboreront des stratégies de traduction adaptées au support de diffusion. Les documents traduits doivent être faciles à comprendre par le public. Les documents doivent être rédigés en langage simple et une attention particulière doit être portée à la communication culturelle et au vocabulaire de santé, même pour les documents en anglais. Les documents traduits doivent être facilement accessibles sur le site web de l'agence.

Pour améliorer l'adéquation culturelle et l'exactitude des traductions, il convient de faire appel à des traducteurs et réviseurs qualifiés. Il est préférable, mais non obligatoire, que les traducteurs et réviseurs qualifiés possèdent au moins l'une des qualifications suivantes :

Diplôme ou certificat en traduction dans la combinaison linguistique requise.
Certification par une association ou un syndicat professionnel de traducteurs, tels que l'American Translators Association (ATA) ou un autre organisme de certification de la traduction, dans la combinaison linguistique et la direction requises, le cas échéant. Lorsqu'une certification n'est pas disponible dans une combinaison linguistique spécifique et que la direction requise (par exemple, de l'anglais à une langue indigène), d'autres exigences minimales peuvent être utilisées pour évaluer la qualification, y compris les années d'expérience, les références de personnes qualifiées pour attester de la qualité de leur travail, etc.
Au moins trois ans d'expérience professionnelle dans un poste d'employé ou en freelance, à temps plein consacré à la traduction, et ayant effectué des traductions dans la combinaison linguistique et la direction requises.

En plus de cette expérience, le traducteur doit faire preuve d'une expertise professionnelle dans le(s) domaine(s) qui sera (seront) traduit(s) en démontrant une formation ou une expérience professionnelle pertinente dans ces domaines. Par exemple, pour la traduction d'informations relatives aux soins de santé, il convient de faire appel à des traducteurs spécialisés dans la terminologie médicale et de santé. La traduction des questions d'éligibilité et d'assurance peut nécessiter une expertise supplémentaire.

La traduction automatique ou d'autres applications d'intelligence artificielle, ou des logiciels conçus pour convertir un texte écrit d'une langue à une autre, ne doivent pas être utilisés sans l'intervention d'un traducteur humain qualifié avant que le texte n'atteigne le public visé.

Les personnes LEP et/ou qui souffrent de certains troubles de la communication et qui souhaitent accéder aux services du ministère ne maîtrisent peut-être pas la langue écrite dominante de leur pays d'origine, ou leur langue peut ne pas avoir de forme écrite, de sorte que la traduction de documents ne constitue pas un moyen efficace de communiquer avec elles. Pour ces personnes LEP, il peut être envisagé la traduction visuelle, l'interprétation ou la communication audio/vidéo. Pour les personnes dont le handicap affecte la communication, il peut leur être demandé quelle méthode elles préfèrent pour obtenir les informations qui sont généralement disponibles sous forme écrite.

Mesures à prendre :

Désigner un bureau ou un fonctionnaire responsable de l'élaboration d'un programme garantissant que les personnes participant ou tentant de participer aux programmes et activités financés ou administrés par le HHS bénéficient de services d'assistance linguistique écrite conformément aux besoins, aux capacités, à l'évaluation de l'agence et au présent plan.
Procéder à une évaluation des besoins linguistiques afin d'identifier les capacités de lecture et d'écriture des populations LEP dans leurs langues préférées et la fréquence des contacts avec l'agence. Il est à noter qu'il est possible que des populations LEP parlent une langue pour laquelle il n'existe pas de forme écrite ou dans laquelle le niveau d'alphabétisation est généralement très faible. Dans de tels cas, il convient de prévoir, dans la mesure du possible, d'autres méthodes permettant un accès linguistique effectif aux documents essentiels, telles que des traductions visuelles ou des explications vidéo des documents.
Chaque année fiscale, présenter une justification du budget pour la production et la distribution de traductions de documents essentiels et d'autres informations publiques importantes.
Créer un index décrivant les documents déjà disponibles dans des langues autres que l'anglais, y compris la langue des signes américaine, et publier cet index sur un site web interne accessible aux employés du HHS. Réviser les documents si nécessaire pour garantir la qualité et la clarté du langage et mettre à jour l'index en conséquence. Faire appel à un tiers qualifié pour réviser les traductions afin d'en vérifier l'exactitude, la lisibilité, la facilité d'utilisation et l'adaptation culturelle.
Identifier les membres du personnel de l'agence qui sont responsable de la traduction des documents de l'agence et/ou qui gère le(s) contrat(s) de traduction et d'interprétation, et communiquer leurs coordonnées aux responsables et au personnel qui communiquent avec le public.
Identifier les domaines du programme qui desservent régulièrement les communautés LEP et quels documents sont considérés comme des documents essentiels. Veiller à ce que les documents essentiels soient fournis dans les langues préférées pour les communautés LEP desservies, et produire des documents dans d'autres langues sur demande ou lorsque cela est approprié. Chaque OpDiv/StaffDiv est responsable de l'identification de ses documents essentiel à traduire, de la mise à jour des traductions si nécessaire et de la mise en ligne des documents essentiels afin qu'ils soient facilement accessibles.
Proposer des documents écrits traduits dans d'autres formats audio, vidéo avec sous-titres, vidéo en langue des signes, infographies, etc. aux personnes peu alphabétisées ou handicapées, et à celles dont la langue n'a pas de forme écrite.
Tous les contenus traduits en ligne doivent être conformes à l'article 508 de la Rehabilitation Act (loi sur la réhabilitation).

ÉLÉMENT 4 : Politiques, procédures et pratiques

Chaque agence HHS examinera annuellement et, si nécessaire, mettra à jour et appliquera ses politiques et procédures écrites pour s'assurer qu'elle prend des mesures raisonnables pour fournir aux personnes LEP un accès effectif aux programmes et activités de l'agence.

Description :

Les agences HHS doivent établir et maintenir une infrastructure conçue pour mettre en œuvre et améliorer les services d'assistance linguistique au sein de l'agence. Les résultats de l'évaluation de l'Élément 1 doivent être utilisés pour informer le développement de politiques, de procédures et de pratiques appropriées pour l'agence afin de promouvoir l'accessibilité pour les personnes LEP qu'elles servent ou sont susceptibles de servir.

Mesures à prendre :

Désigner un bureau ou un fonctionnaire chargé d'élaborer et de mettre en œuvre des politiques et des procédures écrites en matière d'accès linguistique afin de garantir que chaque Élément du plan d'accès linguistique du HHS est mis en œuvre dans les programmes et activités respectifs de leur agence, y compris lors des situations d'urgence en matière de santé publique.
Le bureau ou le fonctionnaire désigné participera à au moins un groupe de travail inter- et/ou intra-agence axé, au moins en partie, sur l'identification et la mise en œuvre de pratiques efficaces pour améliorer l'accès des personnes LEP. Le bureau ou le fonctionnaire désigné proposera des pratiques efficaces au Responsable de l'agence, afin de garantir une gestion efficace des politiques et des procédures.
Élaborer des politiques et des procédures pour recevoir et traiter les préoccupations ou les plaintes concernant l'assistance linguistique provenant de clients LEP et de clients handicapés qui ont besoin d'aides ou de services auxiliaires pour communiquer efficacement dans le cadre de programmes et d'activités financés ou administrés par le HHS ; et établir des politiques et des procédures visant à améliorer les services.
Veiller à ce que les politiques, les procédures et toutes les activités d'assistance linguistique soient élaborées et mises en œuvre conformément aux National Standards for Culturally and Linguistically Appropriate Services (CLAS) in Health and Health Care (Normes nationales pour des services culturellement et linguistiquement appropriés dans le domaine de la santé et des soins de santé).
Partager avec le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique), les politiques et procédures, en indiquant celles qui pourraient être plus efficaces ou efficientes si elles étaient adoptées à l'échelle du ministère ou du gouvernement, afin que le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) puisse inclure ces informations dans le rapport annuel d'avancement.
Recueillir et partager en permanence des données pour contrôler la mise en œuvre et l'efficacité du plan. Il peut s'agir, entre autres, de dresser un inventaire des langues les plus fréquemment rencontrées, d'identifier les principaux canaux de contact avec les membres de la communauté LEP (par téléphone, en personne, par correspondance, par Internet, etc.), d'examiner les programmes et activités de la composante pour en vérifier l'accessibilité linguistique, de tenir un inventaire des personnes qui ont suivi une formation à l'accès linguistique (y compris les sujets abordés), d'examiner le coût annuel des services de traduction et d'interprétation, et de consulter les partenaires extérieurs ou les partenaires dans le domaine des soins de santé et des services sociaux.

ÉLÉMENT 5 : Notification de la disponibilité d'une assistance linguistique gratuite

En langage simple, chaque agence HHS informera de manière proactive les personnes LEP qu'une assistance linguistique est disponible gratuitement auprès du HHS ou des entités financées par le HHS.

Description :

Les agences HHS doivent prendre des mesures raisonnables pour garantir un accès effectif à leurs programmes et activités aux personnes LEP, notamment en informant celles-ci, clients actuels ou potentiels, de la disponibilité d'une assistance linguistique gratuite. Les méthodes de notification doivent comprendre des affiches, des panneaux et des brochures multilingues, ainsi que des énoncés ou des slogans sur les formulaires de demande rédigés en anglais et sur d'autres documents d'information distribués au public, y compris des formulaires électroniques tels que les sites web des agences. Les résultats de l'évaluation de l'Élément 1 devraient être utilisés pour informer l'agence sur les langues dans lesquelles les notifications devraient être traduites, mais les programmes et activités de santé du HHS devraient fournir à l'utilisateur final, certaines informations dans les 15 langues les plus couramment parlées selon les données pertinentes les plus récentes et les informations essentielles. Au minimum, les agences doivent fournir des informations sur les droits à la non-discrimination et sur la disponibilité d'une assistance linguistique et d'aides auxiliaires, dans les 15 langues les plus couramment parlées dans l'État selon les données pertinentes les plus récentes de l’U.S. Census Bureau (Bureau du recensement des États-Unis). L'OCR fournira des modèles d'avis dans toutes ces langues.

L'OCR recommande également que les agences informent les personnes handicapées qu'elles ont droit à une communication avec l'agence qui soit aussi efficace que la communication avec d'autres personnes, y compris par la fourniture gratuite et en temps utile d'informations essentielles par le biais d'aides et de services auxiliaires appropriés.

Mesures à prendre :

Désigner un bureau ou un fonctionnaire responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre d'une stratégie de l'agence visant à informer les personnes LEP et les personnes handicapées qui contactent l'agence ou sont contactées par l'agence, qu'une assistance linguistique est mise à leur disposition gratuitement.
Distribuer et mettre à disposition des ressources, telles que les Guidance to FederalFinancial Assistance Recipients Regarding Title VI Prohibition Against National OriginDiscrimination Affecting Limited English Proficient Persons (Orientations à l'intention des bénéficiaires d'aides financières fédérales concernant le titre VI, « Interdiction de la discrimination fondée sur l'origine nationale à l'encontre des personnes LEP »)(HHS LEP Guidance (Orientation LEP du HHS)³⁴ et les Federal Plain Language Guidelines (lignes directrices fédérales en matière de langage simple) du département, directement et par Internet à tous les bénéficiaires, fournisseurs, contractants,³⁵ et vendeurs actuels.
Fournir la formation continue et l'assistance technique nécessaires pour que les entités financées par le HHS sachent que les services d'assistance linguistique fournis pour se conformer au titre VI et à la section 1557 doivent être offerts gratuitement à ceux qui en ont besoin.
Chaque année fiscale, soumettre une justification budgétaire pour l'élaboration et la diffusion de messages visant à sensibiliser aux services d'assistance linguistique disponibles.
Utiliser diverses méthodes et réseaux, y compris les annonces de service public, les médias non anglophones et les ressources communautaires et religieuses pour s'assurer que les communautés LEP desservies par l'agence sont informées que des services d'assistance linguistique leur sont fournis gratuitement. En outre, trouver des occasions d'informer les partenaires des soins de santé et des services sociaux ainsi que les personnes ayant LEP que l'orientation LEP du HHS est également disponible dans d'autres langues que l'anglais.
Élaborer et afficher de manière visible des slogans appropriés sur les documents essentiels, les pages web actuellement disponibles uniquement en anglais ou dans un nombre limité de langues autres que l'anglais, l'assistance technique et le matériel de sensibilisation, ainsi que sur d'autres documents informant le public visé qu'une assistance linguistique gratuite est disponible et comment l'obtenir.
Promouvoir la disponibilité de documents destinés aux consommateurs en langage simple et dans des langues autres que l'anglais sur les sites web du ministère et veiller à ce que ces documents informent les personnes LEP des services d'assistance linguistique disponibles.

ÉLÉMENT 6 : Formation du personnel

Chaque agence HHS engagera des ressources et assurera la formation des employés, si nécessaire, pour garantir que la Direction et le personnel comprennent et puissent mettre en œuvre les politiques et procédures de ce plan et du plan d'accès linguistique de leur agence respective. Les formations pour le HHS et les agences doivent également garantir que tous les employés du HHS ont accès à des informations performantes et à des opportunités de formation qui renforcent leur capacité et leur aptitude à fournir une communication pertinente aux personnes LEP.

La formation du personnel doit comprendre les éléments suivants :

Les obligations légales du ministère et de l'agence de fournir des services d'assistance linguistique.
Les ressources et les points de contact désignés par le ministère et les agences pour l'accès linguistique.
Identifier les besoins linguistiques d'une personne LEP.
Travailler avec un interprète en personne ou au téléphone.
Demander la traduction de documents.
Accéder à des services d'assistance linguistique et les fournir par l'intermédiaire d'employés multilingues, d'interprètes et de traducteurs internes ou de personnel sous contrat.
Devoirs de responsabilité professionnelle à l'égard des personnes LEP.
L'éthique de l'interprète.
Suivi de l'utilisation des services d'assistance linguistique.
Conseils pour fournir une assistance utile aux personnes LEP.
Comment demander des services de traduction et d'interprétation.
Comment le public peut demander des services ou déposer une plainte.

La formation en ligne doit être régulièrement accessible à tous les employés.

Description :

Afin de s'assurer que les employés de HHS comprennent l'importance et sont capables de fournir des services d'interprétation et de traduction écrite dans tous leurs programmes et activités aux personnes LEP, les Responsables et les employés en contact avec le public envisagent une formation sur la manière de fournir des services d'assistance linguistique à leurs clients en temps opportun.

Les agences doivent désigner un bureau ou un fonctionnaire chargé de contrôler régulièrement l'efficacité de la formation à l'assistance linguistique dispensée aux cadres et au personnel en contact avec le public.

Mesures à prendre :

Désigner un bureau ou un fonctionnaire responsable de l'élaboration, de la mise en œuvre et de l'engagement des ressources nécessaires pour former les employés désignés par l'agence à la mise en œuvre des Éléments de ce plan qui concernent l'offre de services d'assistance linguistique.
Élaborer un processus garantissant que l'ensemble du personnel est informé du plan de l'agence concernée.
Déterminer quels membres du personnel devront recevoir une formation sur l'offre de services d'assistance linguistique et sur les politiques, procédures et pratiques efficaces qui s'y rapportent.
Travailler avec les bureaux de gestion et de communication de l'agence pour informer les employés que leur agence fournit une assistance linguistique et leur indiquer comment fournir une assistance ou comment contacter le bureau ou le fonctionnaire chargé de veiller à l'offre de services d'assistance linguistique.
Diffuser des supports de formation, qu'ils soient nouveaux ou préexistants, qui aident la Direction et le personnel à obtenir et à fournir une communication utile aux personnes LEP. Le federal learning management system (système fédéral de gestion de l'apprentissage - LMS) pourrait être une ressource utile à consulter pour les matériels de formation concernant, par exemple, la section 508 et les normes CLAS.
Développer une page web dédiée aux ressources dans l'intranet de l'agence, qui peut servir de référentiel pour les procédures opérationnelles standard, les documents d'orientation, les supports, les possibilités de formation, etc.

ÉLÉMENT 7 : Évaluation & responsabilité : Accès, qualité, ressources, rapports

Chaque agence HHS évalue régulièrement l'accessibilité et la qualité des activités d'assistance linguistique proposées aux personnes LEP et aux personnes handicapées, tient un registre précis des services d'assistance linguistique fournis par l'agence, documente les ressources financières et humaines consacrées à l'offre d'une

assistance linguistique et rend compte des progrès réalisés pour la mise en œuvre intégrale de ce plan.

Description :

Afin d'améliorer la disponibilité et la qualité des services d'assistance linguistique, les agences doivent désigner un bureau ou un fonctionnaire chargé de mettre en place une infrastructure pour évaluer chaque année le programme d'assistance linguistique de leur agence et formuler des recommandations en vue de l'améliorer. Plus précisément, le bureau ou le fonctionnaire désigné évaluera l'efficacité et la disponibilité des services fournis aux personnes LEP et aux personnes handicapées, y compris le temps d'attente des clients, la qualité des traductions écrites et de l'interprétation, l'utilisation des canaux de communication appropriés, les obstacles à la prestation de services et la satisfaction globale des clients à l'égard des services d'assistance linguistique fournis.

Mesures à prendre :

Désigner un bureau ou un fonctionnaire chargé d'élaborer, de mettre en œuvre et d'engager les ressources nécessaires au suivi régulier et à l'évaluation annuelle des pratiques et procédures pertinentes, en se concentrant sur les progrès réalisés par l'agence pour améliorer et garantir la qualité et l'exactitude des services d'assistance linguistique fournis aux personnes LEP et aux personnes handicapées, tout en relevant les défis.³⁶
Mettre en œuvre des méthodes pour mesurer les améliorations de l'accès linguistique dans les différents programmes et activités et prendre des mesures pour s'assurer que ces informations sont collectées d'une manière qui améliore la comparabilité, la précision et la cohérence entre les programmes et les activités et qui prend en considération les orientations fournies par le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique).
Mettre en œuvre une procédure permettant aux agences de rendre compte chaque année au Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) des progrès réalisés dans la mise en œuvre de chaque Élément de ce plan, des pratiques efficaces et des obstacles à l'amélioration de leur programme d'accès linguistique, conformément aux échéances fixées par le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) pour l'établissement des rapports.
Traiter, conformément aux politiques et procédures élaborées au titre de l'Élément 4, les plaintes reçues concernant les services et produits d'assistance linguistique, ou d'autres services fournis par l'agence, en temps opportun, et conserver une trace de toute résolution de ces plaintes. Dans la mesure du possible, les résolutions et les accords doivent être rendus publics.
Mettre en œuvre des méthodes pour mesurer les améliorations de l'accès linguistique dans les différents programmes et activités et prendre des mesures pour s'assurer que ces informations sont collectées et communiquées au Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique).

ÉLÉMENT 8 : Consultations avec les partenaires des soins de santé et des services sociaux

Chaque agence HHS engagera un dialogue constructif avec les partenaires et les consommateurs des soins de santé et des services sociaux, conformément à cette politique et à d'autres politiques fédérales, afin d'identifier les besoins d'assistance linguistique des personnes LEP, de mettre en œuvre des stratégies d'accès linguistique appropriées pour garantir aux personnes LEP un accès effectif , conformément aux évaluations des besoins des clients et de la capacité des agences, et d'évaluer les progrès de manière continue. Les informations obtenues doivent être largement diffusées au sein de chaque agence et du ministère. Les agences doivent s'efforcer d'éviter de demander des informations qu'elles ont déjà partagées avec le ministère.

Lorsque les services d'assistance linguistique ne sont pas facilement accessibles ou que les personnes LEP ou les personnes handicapées ne savent pas que des services d'assistance linguistique sont disponibles, elles ont moins de chances de participer aux programmes et services du HHS ou d'en bénéficier. En conséquence, en raison d'un accès limité aux services d'assistance linguistique, de nombreuses personnes LEP et handicapées peuvent ne pas demander à bénéficier des avantages, programmes et services du HHS, ne pas déposer de plaintes et ne pas avoir accès à des informations essentielles fournies par l'agence. Les organisations qui ont établi un contact avec les personnes LEP, telles que les écoles, les organisations religieuses, les groupes communautaires et les groupes travaillant avec les nouveaux immigrants, peuvent être très utiles pour mettre en relation les personnes LEP avec les programmes du HHS et ses services d'assistance linguistique. Les organisations communautaires apportent une contribution importante au processus de planification de l'accès linguistique et peuvent souvent aider à identifier les populations pour lesquelles des actions de sensibilisation sont nécessaires et qui pourront bénéficier des programmes et activités du HHS. Elles peuvent également recommander les documents de sensibilisation que le HHS devrait traduire. Après traduction des documents, les organisations communautaires peuvent aider à déterminer si s ceux-ci sont rédigés à un niveau approprié pour le public. Les organisations communautaires peuvent également fournir des retours de l'information précieux à l'agence pour aider HHS à déterminer si ses services d'assistance linguistique sont utiles pour surmonter les barrières linguistiques pour les personnes LEP.

Description :

Les agences peuvent obtenir des informations et des points de vue importants de la part de leurs partenaires dans le domaine des soins de santé et des services sociaux. Ces informations peuvent être essentielles pour l'évaluation des besoins, des capacités et de l'accessibilité dans le cadre des Éléments 1 et 7. Les partenaires du secteur des soins de santé et des services sociaux peuvent fournir aux agences des données qualitatives et de première main sur les besoins de leurs personnes LEP actuelles et potentielles.

Le terme « partenaires des soins de santé et des services sociaux » doit toujours se rapporter aux bénéficiaires, mais il doit également être considéré de manière plus large pour inclure non seulement les bénéficiaires de l'aide financière fédérale, mais aussi les entrepreneurs, les groupes de défense, les institutions religieuses, les organisations non gouvernementales, les administrateurs d'hôpitaux, les assureurs de santé, les traducteurs, les interprètes, les cliniques de santé communautaires et les représentants d'un large échantillon de la communauté d'accès linguistique, les personnes handicapées, etc. Les agences peuvent également utiliser des études, des rapports ou d'autres documents pertinents produits par des partenaires du secteur des soins de santé et des services sociaux.

Les consultations peuvent prendre de nombreuses formes, depuis la collecte d'informations jusqu'aux discussions par webdiffusion, téléconférences (vidéo), lettres et réunions en personne avec les partenaires du secteur des soins de santé et des services sociaux, ainsi que la publication d'informations sur les sites web des agences pour recueillir les commentaires du public. Les agences ne doivent pas attendre d'être approchées par les partenaires des soins de santé et des services sociaux, mais doivent prendre l'initiative et rechercher activement des occasions d'impliquer ceux-ci. Les agences ne doivent pas non plus s'attendre à ce que les partenaires des soins de santé et des services sociaux se réunissent à un moment et dans un lieu qui convienne au gouvernement. En tant que fonctionnaires, les agences doivent être disposées à consulter les partenaires des soins de santé et des services sociaux au moment, à l'endroit et de la manière qui faciliteront le mieux une communication ouverte.

Sachant que la traduction de documents essentiels peut être coûteuse et prendre beaucoup de temps, les composantes sont encouragées à demander l'avis des parties prenantes pour déterminer quels documents doivent être traduits en priorité.

Mesures à prendre :

Désigner un bureau ou un fonctionnaire chargé d'identifier et de développer les possibilités d'inclure les partenaires des soins de santé et des services sociaux dans l'élaboration de politiques et de pratiques qui améliorent l'accès aux programmes et aux activités de l'agence pour les personnes LEP et les personnes handicapées.
Planifier et coordonner les conversations avec les partenaires des soins de santé et des services sociaux afin d'évaluer l'accessibilité, la précision, l'adéquation culturelle et la qualité globale des services d'assistance linguistique de l'agence.
Partager les plans d'accès linguistique et les ressources du HHS et des agences avec les partenaires des soins de santé et des services sociaux d'une manière accessible et solliciter leur retour de l'information. Incorporer les contributions des parties prenantes du secteur des soins de santé dans les plans d'accès linguistique du HHS et des agences, le cas échéant et conformément au présent plan.
Participer chaque année à au moins une session d'écoute, organisée par une agence particulière ou par le HHS, afin de s'informer des défis et des possibilités d'amélioration du programme d'accès linguistique de l'agence. Ces sessions d'écoute devraient déboucher sur des mesures concrètes de la part de l'agence.
Publier sur les sites web des agences, les plans d'accès linguistique et les ressources, dans des formats accessibles et dans plusieurs langues, ainsi que les coordonnées des personnes à contacter pour recevoir des questions et des commentaires. Dans la mesure du possible, les agences doivent partager les données et informations pertinentes relatives à l'accès linguistique avec les partenaires des soins de santé et des services sociaux.

ÉLÉMENT 9 : Information numériques

Chaque agence HHS développera et mettra en œuvre des politiques écrites spécifiques et des procédures stratégiques pour garantir que, conformément aux évaluations des besoins en LEP, des besoins des personnes handicapées et de la capacité des agences, l'information numérique est appropriée, disponible et accessible aux personnes LEP qui ont besoin de services d'assistance linguistique dans des langues autres que l'anglais.

Description :

Pour s'assurer que les personnes LEP ont un accès numérique/en ligne aux informations et services des programmes linguistiques, et qu'elles connaissent et peuvent obtenir l'assistance linguistique nécessaire pour accéder aux informations et services importants des programmes, chaque agence désignera un bureau ou un fonctionnaire responsable et capable d'établir et de maintenir une infrastructure qui distribue efficacement les informations linguistiques en ligne de façon à promouvoir un accès effectif pour les personnes LEP. En outre, le bureau ou le fonctionnaire désigné contrôlera régulièrement l'efficacité, la qualité, la lisibilité et l'accessibilité des documents traduits fournis en ligne afin de promouvoir la facilité d'utilisation et accès.

Les composantes sont encouragées à collaborer avec leur personnel interne chargé du contenu du site web et avec l'Office of the Chief Information Officer (Bureau du directeur de l'information - OCIO) pour évaluer et contrôler périodiquement le contenu numérique traduit afin d'en améliorer l'accès pour les personnes LEP.

Le ministère et ses composantes doivent également se conformer à la section 508 de la Rehabilitation Act (loi sur la réhabilitation) de 1973 (section 508),³⁷ qui exige des agences fédérales qu'elles veillent à ce que leurs technologies de l'information et de la communication, y compris les sites web, les documents électroniques et les applications logicielles, soient accessibles aux personnes handicapées. Les composantes collaborent avec l'OCIO et leurs propres responsables du programme Section 508 pour veiller à ce que le contenu numérique traduit réponde aux exigences de la Section 508, afin d'améliorer l'accès des personnes handicapées.

Outre les exigences de la section 508, la section 504 requiert que le HHS prenne les mesures appropriées pour assurer une communication efficace avec les personnes handicapées, notamment par l'offre d'aides auxiliaires appropriées, l'application des principes du langage simple et des services tels que l'interprétation en langue des signes. Par exemple, lors des réunions virtuelles, cela signifie que le HHS peut être tenu de fournir un interprète en langue des signes et que la plateforme de réunion virtuelle utilisée doit être en mesure d'accueillir un écran pour un interprète en langue des signes qui peut être vu par la personne handicapée qui a besoin de ses services.³⁸ Les composantes sont également encouragées à fournir des informations opportunes, telles que les échéances ou les changements importants de politique, par le biais de vidéos en langue des signes.³⁹

Mesures à prendre :

Désigner un bureau ou un fonctionnaire responsable et capable de mettre en place et de maintenir une infrastructure qui distribue efficacement des informations en ligne dans la langue cible d'une manière qui favorise un accès effectif pour les personnes LEP, et contrôler régulièrement l'efficacité, la qualité, la lisibilité et l'accessibilité des documents traduits.
Mettre en évidence, en haut à droite du site web en anglais de l'agence, des liens et/ou des symboles vers des pages et des documents qui peuvent également être consultés ou téléchargés dans d'autres langues que l'anglais, y compris la langue des signes.
Afficher de manière visible sur la page d'accueil en anglais de l'agence des liens qui orientent efficacement les visiteurs vers des services d'interprétation téléphonique dans la langue du visiteur.
Informer les visiteurs LEP des pages web du HHS, qu'une assistance linguistique est disponible gratuitement, conformément aux mesures décrites dans l'Élément 5, y compris une assistance technique multilingue et des solutions de remplacement pour les personnes qui ne peuvent pas naviguer dans les espaces numériques.
Participer à au moins un groupe de travail inter- et/ou intra-agence qui se concentre en partie sur l'amélioration de l'accessibilité des sites web gouvernementaux pour les personnes LEP, dans plusieurs langues, et pour les personnes handicapées, grâce à divers formats multimédias.
Utiliser et promouvoir les ressources sur www.lep.gov en fournissant des liens vers le site LEP.gov sur les sites des agences et des programmes.
Élaborer des procédures pour la création, la publication et la mise à jour de contenus web multilingues, de matériel numérique et de messages sur les médias sociaux accessibles à tous les publics.
Tirer parti des médias sociaux, de la diffusion de courriels et/ou de services de messagerie SMS pour accroître la sensibilisation et l'utilisation des programmes, des activités, des services d'assistance linguistique et des produits de l'agence disponibles dans des langues autres que l'anglais par les personnes LEP et les personnes handicapées.
S'appuyer sur les politiques numériques du HHS et sur les normes américaines de conception de sites web pour obtenir des conseils et des options en matière d'affichage multilingue : https://designsystem.digital.gov/components/language-selector/.
Chaque deux (2) ans, réaliser un test de convivialité avec des visiteurs LEP afin de collecter des données (y compris des données démographiques intersectionnelles et désagrégées), d'identifier les caractéristiques et les éléments qui pourraient devoir être pris en compte pour améliorer l'accès et la navigation dans les pages web, les produits ou les services en ligne. Gérer les attentes des visiteurs en tenant compte des meilleures pratiques en matière d'URL et de la fonctionnalité générale du site. En cas d'affichage ou de présentation de formulaires, tenir compte de l'expérience de l'utilisateur qui clique sur les boutons d'appel à l'action et à son parcours dans l'écosystème numérique. S'assurer que les champs créés acceptent les noms de famille multiples, les noms abrégés et/ou les signes diacritiques.
Contrôler régulièrement l'efficacité, la qualité, la lisibilité et l'accessibilité des documents traduits fournis en ligne afin de promouvoir la facilité d'utilisation et l'accès. Examiner et évaluer régulièrement les avancées technologiques telles que l'intelligence artificielle, y compris l'apprentissage automatique, afin d'accélérer la traduction tout en engageant des traducteurs et des éditeurs humains qualifiés pour la révision.
Développer des efforts de référence et les évaluer régulièrement à l'aide de données (y compris les données intersectorielles et les données désagrégées), l'analyse, le retour de l'information des utilisateurs et les mécanismes de retour d'information des clients, tels que les enquêtes de satisfaction (en langue étrangère) pour évaluer l'utilité de l'information, afin de déterminer et de combler les lacunes et de concentrer les ressources sur les informations et les services en ligne essentiels.
Tenir à jour une liste de tous les contenus en langue étrangère fournis sur les pages web de l'agence ou sur des sites web distincts.
Pour les réunions virtuelles, s'assurer que la plateforme utilisée permet le sous-titrage et que la fonction de sous-titrage est activée par l'hôte. Une bonne pratique consiste à envisager l'utilisation de services de traduction en temps réel, tels que la traduction en temps réel (Communication Access Realtime Translation - CART) afin d'assurer une meilleure précision des sous-titres.
Pour les réunions virtuelles, veiller à ce que les participants puissent isoler l'écran d'un autre participant et se concentrer sur cet écran, afin que les utilisateurs de la langue des signes puissent se concentrer sur l'interprète, même si celui-ci n'intervient pas.
Une bonne pratique pour les réunions virtuelles consiste à donner aux participants, au moment de l'invitation à la réunion, la possibilité de demander des aides et des services auxiliaires ou des modifications raisonnables, afin que les personnes handicapées puissent participer. Dans la pratique, cela se traduit généralement par des demandes de sous-titrage et/ou d'interprètes en langue des signes, afin que les participants handicapés puissent participer. L'invitation peut exiger que toute demande d'aides et de services auxiliaires ou de modifications raisonnables soit faite à une certaine date avant la réunion, afin de donner suffisamment de temps à l'organisateur de la réunion.

ÉLÉMENT 10 : Assurance et conformité des subventions par les bénéficiaires de fonds HHS

Chaque organisme subventionnaire du HHS veillera à ce que les bénéficiaires comprennent et respectent les obligations qui leur incombent en vertu des lois et règlements sur les droits civils appliqués par le HHS et qui les obligent à fournir des services d'assistance linguistique. En outre, chacune de ces agences s'efforcera de fournir un financement direct spécifique pour l'accès linguistique, afin d'accroître les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs et les critères de référence définis dans le présent document.

Description :

Les bénéficiaires de fonds fédéraux doivent se conformer aux lois fédérales sur les droits civils et fournir une notification écrite de leur obligation légale et de leur conformité aux réglementations en matière d'accès linguistique. Les contrôles des programmes permettent de déterminer si les bénéficiaires respectent les réglementations relatives aux programmes et aux droits civils. Afin de s'assurer que les bénéficiaires des fonds du HHS respectent leurs obligations en matière de programmes et de droits civils, il convient d'inclure des orientations en matière de droits civils et de renforcer le contrôle de la conformité dans les annonces de subventions, les exigences et les politiques. Les plaintes doivent être traitées de manière rapide et raisonnable.

Mesures à prendre :

Désigner un bureau ou un fonctionnaire chargé de collaborer avec l'Assistant Secretary for Financial Resource (Secrétaire adjoint aux ressources financières) (ASFR) ou le bureau du budget concerné et de veiller 1.) à l'élaboration d'un mécanisme de financement des services d'assistance linguistique fournis par les bénéficiaires ; et 2.) à l'établissement d'un calendrier raisonnable pour le financement des services d'assistance linguistique en fonction de la taille du bénéficiaire, de la population desservie et de sa capacité à couvrir les coûts des services d'assistance linguistique au moyen de ressources non financées par le gouvernement fédéral.
Désigner un bureau ou un fonctionnaire chargé de veiller que les bénéficiaires : 1.) connaissent leurs obligations en matière d'accès linguistique en vertu du Titre VI et de la Section 1557 ; 2.) ont des plans pour servir les personnes LEP et les personnes handicapées qui garantissent que leurs programmes et activités sont en mesure de se conformer aux assurances qu'ils donnent en échange des fonds HHS⁴⁰ ; 3.) comprennent le processus d'inclusion de lignes budgétaires dans leurs propositions pour fournir des services d'assistance linguistique⁴¹ ; 4.) rendent compte annuellement de la quantité et du type de services d'assistance linguistique fournis à leurs clients et du nombre de langues dans lesquelles les services ont été fournis.⁴² 5.) reçoivent, résolvent et documentent les plaintes en temps opportun ; et 6.) suivent les conseils et l'assistance technique fournis par l'agence.
En consultation avec le bureau des subventions, élaborer et intégrer des exigences ou des bonnes pratiques en matière de LEP dans les annonces d'opportunités de financement, par exemple en demandant aux candidats de soumettre des procédures ou des politiques d'accès linguistique avec leurs candidatures, en fournissant des avis sur la disponibilité de services d'assistance linguistique gratuits, en fournissant des documents essentiels du programme dans les principales langues parlées par les communautés qu'ils servent, en incluant des budgets dans leurs candidatures pour fournir des services d'assistance linguistique, en démontrant la capacité à servir les communautés LEP et les personnes handicapées, etc.
Former le personnel de l'agence qui communique avec les entités financées par le HHS aux exigences du titre VI et de la section 1557 et offrir des ressources de formation pour promouvoir la sensibilisation à la directive HHS LEP. Veiller à ce que le personnel des programmes de l'agence puisse informer les bénéficiaires actuels et potentiels des fonds de l'agence de leurs obligations au titre des lois et réglementations fédérales sur les droits civils, en particulier les obligations au titre du Titre VI et de la Section 1557 en ce qui concerne l'accessibilité du LEP, notamment en veillant à ce que les personnes LEP puissent utiliser les services d'assistance linguistique.
Incorporer des questions sur l'accessibilité linguistique et la communication utile dans les contrôles des programmes sur site, les questionnaires ou les enquêtes de l'agence destinés à déterminer la conformité avec les obligations en matière de subventions.
Veiller à ce que le langage et les conseils relatifs au respect des droits civils soient inclus, dans la mesure du possible, dans les documents d'information sur les programmes de chaque organisme subventionnaire, notamment en s'assurant que le personnel du programme du bénéficiaire, les sous-récipiendaires et les contractants respectent les droits civils.
Élaborer des documents à l'intention des bénéficiaires expliquant leurs responsabilités en matière de respect des lois et règlements fédéraux sur les droits civils, avec des liens vers les orientations pertinentes et les formulaires de plainte en matière de droits civils, dans plusieurs langues et formats multimédias.
Fournir et promouvoir des liens vers des ressources et des documents d'assistance technique sur le(s) site(s) web du programme de l'organisme subventionnaire.

ANNEXE B : Définitions

Remarque : Toute définition connexe qui pourrait être publiée en vertu de la section 1557 complétera ou remplacera les définitions générales énoncées ci-dessous.

Terminologie des documents	Définition de la terminologie
Agence	Le terme « agence » fait référence aux divisions opérationnelles du HHS (telles que le CDC, la FDA ou le NIH) et aux divisions du personnel (telles que l'Office for Civil Rights (Bureau des droits civils) ou l'Office of the Assistant Secretary for Public Affairs (Bureau du secrétaire adjoint aux affaires publiques). Les divisions opérationnelles se concentrent sur des programmes et des activités spécifiques autorisés par le Congrès. Les divisions du personnel font partie de l'Office of the Secretary (Bureau du Secrétaire) et jouent un rôle de coordination pour le ministère.
Candidat	Toute personne qui se renseigne sur les prestations d'aide publique dans le cadre d'un programme ou d'un service, ou qui dépose une demande à cet effet.
Aides et services auxiliaires	Outils ou assistance fournis pour communiquer avec les personnes ayant des difficultés à communiquer.
Bénéficiaire	Toute personne qui a fait une demande et qui bénéficie de Medicare, Medicaid ou d'une autre prestation de santé.
Personnel bilingue/multilingue	Un membre du personnel qui possède des compétences avancées (par exemple, des compétences égales ou supérieures au niveau 3 de la Federal Interagency Language Roundtable (Table ronde fédérale interagences sur les langues) (https://www.govtilr.org) en compréhension orale, en lecture et en expression orale ou supérieures au niveau « supérieur » de l'American Council on the Teaching of Foreign Languages (Conseil américain pour l'enseignement des langues étrangères) en compréhension orale, en lecture et en expression orale) en anglais et dans au moins une autre langue, et qui a une connaissance et une expérience de la terminologie spécialisée nécessaire à une communication efficace. Un membre du personnel qui n'a qu'une connaissance rudimentaire d'une langue autre que l'anglais n'est pas considéré comme un membre du personnel bilingue/multilingue. Le personnel bilingue/multilingue ne doit pas interpréter ou traduire s'il n'a pas satisfait séparément aux exigences d'un interprète ou d'un traducteur qualifié. Le personnel bilingue/multilingue doit se voir assigner des rôles et répondre à des attentes claires, qu'il s'agisse d'exercer ses fonctions en langue étrangère ou de servir d'interprète ou de traducteur qualifié. Il convient de distinguer le personnel bilingue/multilingue qui fournit des services directement dans une langue autre que l'anglais (par exemple, le personnel d'un centre d'appels) et ceux qui interprètent, car l'évaluation et les compétences requises de chacun sont différentes.
Certificat	Une reconnaissance académique démontrant la réussite d'un programme d'études, généralement basée sur la quantité de temps d'instruction et le nombre d'heures de cours et une note minimale.
Certification	Reconnaissance institutionnelle démontrant la réussite d'un examen qui teste les connaissances, les compétences et les aptitudes liées à une profession.
Contractant	Toute entité qui effectue des travaux ou fournit des services pour le compte d'une agence ou d'une division dans le cadre d'un accord contractuel avec remboursement.
Client	Les personnes, les entreprises et les organisations qui interagissent avec une agence ou un programme du HHS. Le terme « client » englobe les bénéficiaires et les partenaires des soins de santé et des services sociaux.
Informations numériques	Informations, telles que définies dans la circulaire A-130 de l'OMB, que le gouvernement produit et fournit sous forme numérique pour aider les individus à accéder aux programmes et activités menés par le HHS et pour lesquels ils sont individuellement éligibles. La circulaire A-130 de l'OMB définit les informations numériques comme toute communication ou représentation de connaissances telles que des faits, des données ou des opinions sur tout support ou sous toute forme, y compris textuelle, numérique, graphique, cartographique, narrative ou audiovisuelle.
Communication directe « en langue étrangère »	Communication monolingue dans une langue autre que l'anglais entre un personnel multilingue et une personne LEP (par exemple, de coréen à coréen).
Données désagrégées	Les données qui séparent les sous-groupes afin de fournir les informations les plus descriptives et les plus détaillées possibles ; par exemple, plutôt que d'utiliser des données sur les « langues asiatiques » ou les « langues amérindiennes », les données désagrégées indiqueraient quelles langues spécifiques sont parlées par un individu ou au niveau de la communauté. Les données désagrégées peuvent également inclure des informations sur les différents dialectes, ainsi que des informations plus spécifiques sur l'origine nationale.
Communication efficace	Pour les handicaps de communication, il s'agit d'aides et de services visant à garantir que la communication avec les personnes handicapées, telles que les personnes sourdes ou malentendantes, soit aussi efficace que la communication avec les personnes non handicapées. Des aides et des services auxiliaires doivent être fournis lorsque cela est nécessaire pour assurer une communication efficace.
Partenaire des soins de santé et des services sociaux	Les bénéficiaires, y compris les bénéficiaires d'une aide financière fédérale, les entrepreneurs, les vendeurs, les groupes de défense, les institutions religieuses, les organisations non gouvernementales, les administrateurs d'hôpitaux, les assureurs de santé, les traducteurs, les interprètes, les cliniques de santé communautaires et les représentants d'un large échantillon de la communauté d'accès linguistique, les personnes handicapées, etc.
Interprétation	L'acte d'écouter, de comprendre, d'analyser et de traiter une communication orale dans une langue (langue source), puis de la restituer oralement et fidèlement dans une autre langue parlée (langue cible) tout en conservant le même sens. Pour les personnes souffrant de certains handicaps affectant la communication, il peut s'agir de comprendre, d'analyser et de traiter une communication orale ou signée dans la langue source et de transmettre fidèlement cette information dans une langue cible parlée ou signée tout en conservant le même sens.
Données intersectorielles	Les données qui combinent ou incluent des informations sur plus d'une caractéristique démographique ou autre ; par exemple, les données intersectionnelles incluraient des données concernant l'origine nationale et le statut LEP, et/ou des données concernant les femmes amérindiennes (analysant ainsi des données sur l'intersection de la race et du genre). Il peut également s'agir de données sur les taux d'alphabétisation, les taux de pauvreté, le statut familial ou d'autres facteurs relatives aux déterminants sociaux de la santé.
Accès linguistique	La capacité des personnes LEP à communiquer avec les employés et les contractants du HHS, et à s'informer sur les programmes, les activités et les services du HHS, à y postuler ou à y participer.
Services d'assistance linguistique	Tous les services linguistiques oraux, écrits et signés nécessaires pour aider les personnes LEP et les personnes handicapées à communiquer efficacement avec le personnel et les contractants du HHS et à bénéficier d'un accès effectif et d'une opportunité égale de participer aux services, activités, programmes ou autres avantages administrés par le HHS.
Compétences limitées en anglais (Limited English Proficiency - LEP)	Une personne dont la langue préférée n'est pas l'anglais et qui a une capacité limitée à lire, écrire, parler ou comprendre l'anglais d'une manière qui lui permette de communiquer efficacement avec le HHS et d'avoir un accès effectif et de participer aux services, activités, programmes ou autres avantages administrés par le HHS. Les personnes LEP peuvent être compétentes en anglais pour certains types de communication (par exemple, parler ou comprendre), mais avoir une maîtrise limitée de l'anglais dans d'autres domaines (par exemple, la lecture ou l'écriture). Les désignations LEP sont également spécifiques au contexte ; une personne peut posséder des compétences linguistiques suffisantes en anglais pour interagir dans un contexte (par exemple, converser en anglais avec des collègues), mais ces compétences peuvent être insuffisantes dans d'autres contextes (par exemple, s'adresser à un tribunal). Une personne sourde ou malentendante peut également avoir une maîtrise limitée de l'anglais parlé ou écrit.
Traduction automatique	Traduction automatisée basée sur le texte et fournissant des traductions instantanées entre différentes langues, parfois avec une option d'entrée ou de sortie audio.
Accès effectif	Assistance linguistique permettant une communication précise, opportune et efficace, gratuite pour la personne qui en a besoin. Un accès effectif signifie un accès qui n'est pas restreint, retardé ou inférieur par rapport aux programmes ou activités fournis aux personnes maîtrisant l'anglais.
Participant	Toute personne qui a demandé et reçoit des prestations d'assistance publique ou des services dans le cadre d'un programme ou d'un service du HHS.
Langage simple	Le langage simple, tel qu'il est défini dans la loi de 2010 sur la clarté de la rédaction, est un écrit « clair, concis et bien organisé ».
Langue préférée/primaire	La langue que les personnes LEP identifient comme la langue préférée qu'elles utilisent pour communiquer efficacement. La langue que les personnes LEP identifient comme la langue préférée qu'elles utilisent pour communiquer efficacement.
Interprète ou traducteur qualifié	Une personne bilingue/multilingue qui a la formation et l'expérience appropriées ou la capacité avérée de comprendre, d'analyser et de traiter pleinement un message parlé, écrit ou signé dans une langue et de le restituer fidèlement dans une deuxième langue, et qui respecte un code de pratique et d'éthique professionnelles. Dans le contexte des handicaps, un interprète qualifié est celui qui est capable d'interpréter de manière efficace, précise et impartiale, tant sur le plan réceptif qu'expressif, en utilisant tout vocabulaire spécialisé nécessaire. Un enfant n'est pas considéré comme un traducteur ou un interprète qualifié, de même qu'un membre de la famille ou un employé qui ne remplit pas les conditions minimales précisées ci-dessus.
Traduction visuelle	La restitution orale ou signée d'un texte écrit en langue parlée ou signée par un interprète, sans changement de sens, sur la base d'un examen visuel du texte ou du document original.
Langues des signes	Langues utilisées par les personnes sourdes ou malentendantes dans lesquelles les mouvements des mains, les gestes et les expressions faciales transmettent la structure grammaticale et le sens. Il n'existe pas de langue des signes universelle. Différentes langues des signes sont utilisées dans différents pays ou régions. Par exemple, la langue des signes britannique (British Sign Language - BSL) est une langue différente de l'ASL, et les Américains qui connaissent l'ASL peuvent ne pas comprendre la BSL.
Sous-bénéficiaire	Une entité qui, au nom d'un bénéficiaire d'une aide financière fédérale et de la même manière que lui, fournit des services aux demandeurs et aux participants d'un programme administré par un bénéficiaire d'une aide financière fédérale et entre en contact avec eux, à l'exclusion d'un demandeur ou d'un participant individuel qui est un bénéficiaire du programme.
Slogan	Message bref qui peut être inclus dans un document ou joint à celui-ci. Les slogans dans des langues autres que l'anglais sont utilisés sur les documents (y compris les sites web) rédigés en anglais et décrivent comment les personnes LEP peuvent obtenir la traduction du document ou les services d'un interprète pour lire ou expliquer le document. La section 1557 et le titre VI prescrivent les langues qui doivent être incluses dans ces slogans, mais les entités couvertes peuvent également ajouter d'autres langues.
Traduction	Le processus de conversion d'un texte écrit d'une langue source en un texte écrit équivalent dans une langue cible, de manière aussi complète et précise que possible, tout en conservant le style, le ton et l'intention du texte, et en tenant compte des différences de culture et de dialecte.
Document essentiel	Document écrit sur support papier ou électronique contenant des informations essentielles pour accéder aux programmes ou aux activités d'une composante ou exigées par la loi. Les documents essentiels comprennent, entre autres, les dossiers et avis essentiels dans le cadre de la préparation aux situations d'urgence et de la communication sur les risques ; les demandes en ligne et sur papier ; les formulaires de consentement ; les formulaires de plainte ; les lettres ou avis relatifs à l'éligibilité aux prestations ; les lettres ou avis relatifs à la réduction, au refus ou à la résiliation de services ou de prestations qui nécessitent une réponse de la part d'une personne LEP ; les tests écrits qui évaluent les compétences pour une licence, un emploi ou une compétence particulière pour lesquels la connaissance de l'anglais n'est pas requise ; les documents qui doivent être fournis en vertu de la loi ; et les avis concernant la disponibilité de services d'assistance linguistique gratuits pour les personnes LEP.

ANNEXE C : Ressources liées à l'accès linguistique

Agency for Healthcare Research and Quality (Agence pour la recherche et la qualité des soins de santé) :
https://www.ahrq.gov/teamstepps-program/resources/additional/check-back.html https://www.ahrq.gov/teamstepps-program/resources/additional/cus-words.html

American Translators Association (Association des traducteurs américains)
https://www.atanet.org/

Certification Commission for Healthcare Interpreters (Commission de certification des interprètes de santé)
https://cchicertification.org/

Department of State Office of Language Services: (Département d'État, Bureau des services linguistiques) : Foire aux questions - États-Unis Department of State (Département d'État)
https://www.state.gov/frequently-asked-questions-office-of-language-services/

Federal Interagency Working Group on Limited English Proficiency (Groupe de travail fédéral interagences sur les compétences limitées en anglais) (LEP)
www.lep.gov

Lignes directrices fédérales sur le langage simple
www.plainlanguage.gov/howto/guidelines/FederalPLGuidelines/TOC.cfm

Health Literacy Online : A Guide to Writing and Designing Easy-to-Use Health Web Sites (Les documents sur la santé en ligne : Un guide pour la rédaction et la conception de sites web sur la santé faciles à utiliser)
https://health.gov/healthliteracyonline/2010/Web_Guide_Health_Lit_Online.pdf

Interagency Language Roundtable (Table ronde interagences sur les langues)
www.govtilr.org/

International Organization for Standardization (Organisation internationale de normalisation) :
Standards for Translation, interpreting and related technology (Normes pour la traduction, l'interprétation et les technologies connexes) (ASTM F43, ISO/TC 37/SC 5)
https://www.iso.org/committee/654486.html

National Action Plan to Improve Health Literacy (Plan d'action national pour améliorer la littératie en santé)
www.health.gov/communication/HLActionPlan/

National Board of Certification for Medical Interpreters (Conseil national de certification des interprètes médicaux)
https://www.certifiedmedicalinterpreters.org/

National Council on Interpreting in Healthcare (Conseil national de l'interprétation dans les soins de santé)
https://ncihc.memberclicks.net/

Office for Civil Rights (Bureau des droits civils) : Ressources d'accès linguistique
www.hhs.gov/lep

Office of Minority Health (Bureau de la santé des minorités) : National CLAS Standard (Normes nationales CLAS)
https://thinkculturalhealth.hhs.gov/clas

Endnotes

¹ Ce plan est principalement axé sur un accès effectif pour les personnes à LEP, mais le ministère reconnaît les exigences d'une communication efficace avec les personnes handicapées en vertu de l'Americans with Disabilities Act (Loi sur les Américains handicapés,), de la section 504 de la Rehabilitation Act (Loi sur la réhabilitation) et de la section 1557 de l'Affordable Care Act (Loi sur les soins abordables). Bien qu'il ne soit pas principalement axé sur une communication efficace avec les personnes handicapées, de nombreux aspects de ce plan s'appliquent également à garantir que les agences communiquent efficacement avec les personnes handicapées et, par conséquent, le plan fait référence à certaines, mais certainement pas à toutes les exigences en matière de communication efficace.

² U.S. Census Bureau 2021 American Community Survey, Why We Ask Questions About Languages Spoken At Home (Enquête sur la communauté américaine du Bureau de recensement des États-Unis 2021, Pourquoi nous posons des questions sur les langues parlées à la maison) (14 novembre 2022), https://www.census.gov/acs/www/about/why-we-ask-each-question/language/.

³ Voir, par exemple, U.S. Dep't Health and Human Servs (Ministère de la santé et des services sociaux), HHS Action Plan to Reduce Racial and Ethnic Health Disparities (Plan d'action du HHS pour réduire les disparités raciales et ethniques en matière de santé) : Implementation Progress Report (Rapport sur l'état d'avancement de la mise en œuvre ) 2011-2014, HHS Action Plan to Reduce Racial and Ethnic Health Disparities (Plan d'action du HHS pour réduire les disparités raciales et ethniques en matière de santé ) : Rapport d'avancement de la mise en œuvre (Rapport sur l'état d'avancement de la mise en œuvre) 2011-2014 | ASPE.

⁴ The Disparities Solution Center (Le centre de solutions pour les disparités) (Sept. 2012), https://www.ahrq.gov/sites/default/files/publications/files/lepguide.pdf

⁵ Id. à iii. Voir également EO 14031, 86 réglementation fédérale à 29675, Sec. 1 (notant les taux élevés de LEP parmi les communautés asiatiques américaines (AA) et hawaïennes et insulaires du Pacifique (Native Hawaiian and Pacific Islander - NHPI) en pleine croissance, et que « l'isolement linguistique et le manque d'accès aux services d'assistance linguistique continuent de priver de nombreuses personnes AA et NHPI d'opportunités. »).

⁶ Le décret 13985 exige de chaque agence qu'elle « élabore un plan visant à éliminer les obstacles potentiels auxquels les communautés et les individus mal desservis peuvent être confrontés pour s'inscrire aux programmes fédéraux et accéder aux avantages et aux services qu'ils offrent. »

⁷ Le décret n° 13995 a créé le groupe de travail COVID-19 sur l'équité en matière de santé, qui est chargé de formuler des recommandations à l'intention des agences afin qu'elles fournissent des communications, des messages et des services de proximité efficaces et adaptés à la culture des communautés insuffisamment desservies.

⁸ Le décret 14031 charge le Secrétaire Becerra de coprésider l'Initiative de la Maison Blanche sur les Américains d'origine asiatique, les Hawaïens natifs et les insulaires du Pacifique (WHIAANHPI), un groupe de travail interagences fédéral chargé de « faire progresser l'équité, la justice et les opportunités pour les communautés AA et NHPI en coordonnant les efforts d'élaboration de politiques et de programmes interagences fédéraux afin d'éliminer les obstacles à l'équité, à la justice et aux opportunités auxquels sont confrontées les communautés AA et NHPI. » L'accès linguistique est l'une des trois questions clés qui ont un impact sur la santé et le bien-être des communautés AA et NHPI.

⁹ Le décret 14091 exige des agences qu'elles « examinent les possibilités de . . . améliorer l'accessibilité pour les personnes handicapées et améliorer les services d'assistance linguistique afin de garantir que toutes les communautés puissent s'engager avec les civil rights offices (bureaux des droits civils) respectifs des agences, y compris en mettant pleinement en œuvre le décret 13166 du 11 août 2000 (Améliorer l'accès aux services pour les personnes LEP). »

¹⁰ Le décret 13166 ordonne aux agences fédérales d'améliorer l'accès des personnes LEP aux programmes et activités financés par le gouvernement fédéral et de mettre en place un système offrant aux personnes LEP un accès effectif aux services de l'agence. Décret 13166, Improving Access to Services for Persons With Limited English Proficiency (Améliorer l'accès aux services pour les personnes LEP) (12 décembre 2000).

¹¹ La section 1557 de l'Affordable Care Act (loi sur les soins abordables) prévoit qu’« un individu ne doit pas, pour les motifs interdits par le titre VI de la Civil Rights Act (loi sur les droits civils) de 1964 (42 U.S.C. 2000d et seq.) [race, couleur, origine nationale (c.-à-d. LEP)]. » 42 U.S.C. § 18116 (a).

¹² Voir Equity Action Plan (Plan d'action pour l'équité), 3 « (Depuis la publication du décret 13985, le 20 janvier 2021, le HHS s'est attaché à prendre des mesures pour faire progresser continuellement l'équité, qui est une priorité absolue pour le Président Biden et le Secrétaire Becerra. »), 5 (« Sous la direction du Secrétaire Becerra, le HHS a donné la priorité au rétablissement des efforts visant à fournir des services d'assistance linguistique adaptés à leurs programmes respectifs. »).

¹³ Mémoire du Secrétaire adjoint Andrea Palm aux Responsables des divisions opérationnelles et du personnel (6 octobre 2022) (dans le dossier de l'OCR) ;
Voir également Communiqué de presse, HHS Takes Action to Break Language Barriers (Le HHS prend des mesures pour éliminer les barrières linguistiques) | HHS.gov (6 octobre 2022).

¹⁴ Mémoire de Melanie Fontes Rainer, Directrice de l'OCR aux responsables des divisions opérationnelles et du personnel (7 octobre 2022) (dans le dossier de l'OCR).

¹⁵ Id.

¹⁶ Mémoire de Palm, 1. Le Language Access Steering Committee (Comité directeur de l'accès linguistique) compte cinq sous-comités auxquels ses membres peuvent participer : Responsabilité, interprétation, technologie de l'information, traduction et ressources pour les bénéficiaires du HHS.

¹⁷ Voir Annexe A.

¹⁸ Les termes en gras et soulignés figurent dans le glossaire de l'Annexe B.

¹⁹ Ce plan d'accès linguistique vise uniquement à améliorer la gestion interne des agences HHS et ne crée aucun droit ou avantage, substantiel ou procédural, applicable en droit ou en équité par une partie à l'encontre des États-Unis, de ses agences, de ses Responsables ou employés, ou de toute autre personne.

²⁰ Le titre VI de la Civil Rights Act (loi sur les droits civils) de 1964, telle que modifiée (42 USC § 2000d), interdit toute discrimination fondée sur la race, la couleur ou l'origine nationale (y compris LEP) dans les programmes et activités bénéficiant d'une aide financière fédérale. Voir 45 C.F.R. § 80.

²¹ La section 1557 de la Patient Protection and Affordable Care Act (Loi sur la protection des patients et les soins abordables) (42 U.S.C. § 18116) interdit toute discrimination fondée sur la race, la couleur, l'origine nationale (y compris LEP), le sexe, l'âge ou le handicap dans tout programme ou activité de santé qui reçoit une aide financière fédérale du HHS ou qui est administré par le HHS.

²² Plus précisément, ces lois exigent que des mesures raisonnables soient prises pour fournir un accès effectif aux personnes LEP (Section 1557 ; Guidance to Federal Financial Assistance Recipients Regarding Title VI Prohibition Against National Origin Discrimination Affecting Limited English Proficient Persons (Orientation pour les bénéficiaires de l'assistance financière fédérale concernant le titre VI : Interdiction de la discrimination fondée sur l'origine nationale à l'encontre des personnes), 68 réglementation fédérale 47311, 47320 (8 août 2003)), et les individus doivent avoir une chance égale de participer aux programmes et d'en bénéficier (titre VI, section 1557)./p>

²³ En vertu du titre VI de la Civil Rights Act (loi sur les droits civils) de 1964 et de son règlement d'application, le fait qu'un bénéficiaire d'une aide financière fédérale ne prenne pas de mesures raisonnables pour assurer un accès effectif des personnes LEP aux programmes et activités couverts pourrait constituer une violation de ce titre VI.

²⁴ Il existe des normes juridiques différentes pour la communication avec les personnes LEP et les personnes handicapées, à savoir la « communication efficace » et l’ « accès effectif », c'est pourquoi nous les distinguons tout au long de ce document.

²⁵ Voir 45 C.F.R. § 85.51.

²⁶ Titre II de l'Americans with Disabilities Act (loi de 1990 sur les Américains handicapés) (42 U.S.C. §§ 12131-12134), telle que modifiée par la loi de 2008 portant modification de l'ADA Amendments Act (loi portant modification de l'ADA) (Pub. L. 110-325, 122 Stat. 3553 (2008)), interdit la discrimination fondée sur le handicap par les entités publiques. Les règlements relatifs à l'ADA désignent généralement le HHS comme l'agence chargée d'enquêter sur les plaintes pour discrimination dans les « programmes, services et activités réglementaires liés à la fourniture de soins de santé et de services sociaux. » 28 C.F.R. § 35.190(b)(3).

²⁷ L'article 504 de la Rehabilitation Act (loi sur la réhabilitation) de 1973, telle que modifiée (29 USC § 794), interdit la discrimination à l'encontre de personnes autrement qualifiées sur la base d'un handicap dans les programmes et activités recevant une aide financière du HHS (45 C.F.R. § 84), et dans les programmes ou activités menés par le HHS (45 C.F.R. § 85).

²⁸ L'article 508 de la Rehabilitation Act (loi sur la réhabilitation) de 1973 (29 USC § 794(d)) interdit la discrimination fondée sur le handicap dans le domaine des technologies de l'information et de la communication dans le cadre des programmes et activités menés par le HHS.

²⁹ Bien que ces critères de référence traitent spécifiquement des obstacles à l'accès linguistique pour les personnes LEP, les obligations en matière de communication efficace et d'accessibilité pour les personnes handicapées peuvent également s'appliquer. Le ministère et ses composantes doivent prendre des mesures appropriées pour s'assurer que leurs communications avec les personnes handicapées sont aussi efficaces que leurs communications avec les autres.

³⁰ Voir Annexe A pour plus de détails.

³¹ Si certains acronymes sont explicités ici par souci de lisibilité, d'autres acronymes et abréviations utilisés dans le présent document sont explicités dans les sections Introduction et Politique d'accès linguistique et Mise en œuvre du document intitulé Plan d'accès linguistique du HHS 2023, qui comprend également des citations d'autorités.

³² Les termes en gras et soulignés figurent dans le glossaire de l'Annexe B. Le terme « agence » désigne l'ensemble des divisions opérationnelles et des divisions du personnel. Voir l'Annexe B pour plus de détails.

³³ Le ministère est tenu de prendre les mesures appropriées pour assurer une communication efficace avec les personnes handicapées en vertu des lois fédérales de non-discrimination, y compris la section 504 de la Rehabilitation Act (loi sur la réhabilitation) et la section 1557 de l'Affordable Care Act (loi sur les soins abordables). Le présent plan d'accès linguistique comprend certaines recommandations visant à favoriser une communication efficace, mais ne couvre pas toutes les obligations de communication efficace requises par la loi.

³⁴ 68 réglementation fédérale 47311 (8 août 2003).

³⁵ En conséquence, les exigences en matière d'accès linguistique doivent être incluses dans les cahiers des charges afin de s'assurer qu'elles sont contractuellement obligatoires. Pour s'assurer que les dispositions contractuelles sont conformes à la législation fédérale sur les contrats, il convient de consulter l'Office of the Assistant Secretary for Financial Resources (Bureau du secrétaire adjoint aux ressources financières).

³⁶ Voir Interagency Working Group on Limited English Proficiency's Foreign Language Services Ordering Guide (Guide de commande de services en langues étrangères du groupe de travail interagences sur les compétences limitées en anglais), https://www.gsa.gov/system/files/Foreign_Language_Services_(1).pdf.

³⁷ 29 U.S.C. 794d. La section 508 exige que le HHS respecte les Web Content Accessibility Guidelines (lignes directrices sur l'accessibilité des contenus web) (WCAG) 2.0, niveaux A et AA, pour les contenus web, y compris les réunions virtuelles organisées par le HHS. WCAG 2.0 est un ensemble de recommandations visant à rendre le contenu du web plus accessible. WCAG 2.0 est disponible à https://www.w3.org/TR/WCAG20 /https://www.w3.org/TR/WCAG20/.

³⁸ Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive des exigences de l'article 508 ou de l'article 504.

³⁹ Des exemples de médias audio et vidéo accessibles sont proposés ici :
https://www.w3.org/WAI/media/av/sign-languages/.

⁴⁰ Tous les bénéficiaires de fonds HHS doivent signer un formulaire HHS 690 qui stipule qu'ils se conformeront aux lois fédérales sur les droits civils ; le titre VI et la section 1557 comprennent des exigences en matière de LEP et sont inclus dans le formulaire HHS 690. Cependant, les bénéficiaires d'une aide financière du HHS ne comprennent souvent pas pleinement leurs obligations en matière de LEP dans le cadre de ces lois.

⁴¹ Les bureaux ou fonctionnaires désignés devront se coordonner avec l'ASFR sur ce produit.

⁴² Les bureaux ou les fonctionnaires responsables de la mise en œuvre de l'Elément 10 devront se coordonner avec le bureau ou le fonctionnaire responsable de la mise en œuvre de l'Elément 7.

PLAN D'ACCÈS LINGUISTIQUE 2023

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION

POLITIQUE D'ACCÈS LINGUISTIQUE ET MISE EN ŒUVRE

ANNEXE A : PLAN D'ACCÈS LINGUISTIQUE DU HHS

ÉLÉMENTS ET MESURES À PRENDRE

ÉLÉMENT 1 : Évaluation : Besoins et capacités

Description :

Mesures à prendre :

ÉLÉMENT 2 : Services d'interprétation et d'assistance linguistique

Description :

Mesures à prendre :

ÉLÉMENT 3 : Traductions écrites

Description :

Mesures à prendre :

ÉLÉMENT 4 : Politiques, procédures et pratiques

Description :

Mesures à prendre :

ÉLÉMENT 5 : Notification de la disponibilité d'une assistance linguistique gratuite

Description :

ÉLÉMENT 6 : Formation du personnel

Description :

ÉLÉMENT 7 : Évaluation & responsabilité : Accès, qualité, ressources, rapports

Description :

Mesures à prendre :

ÉLÉMENT 8 : Consultations avec les partenaires des soins de santé et des services sociaux

Description :

ÉLÉMENT 9 : Information numériques

Description :

Mesures à prendre :

ÉLÉMENT 10 : Assurance et conformité des subventions par les bénéficiaires de fonds HHS

Description :

ANNEXE B : Définitions

ANNEXE C : Ressources liées à l'accès linguistique

Endnotes

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