Plan de Acceso Lingüístico 2023

Hola,

Aproximadamente 68 millones de personas en los Estados Unidos hablan un idioma distinto del inglés en casa, y de ellos, el 8.2% habla inglés menos que muy bien y, por lo tanto, cumpliría con la definición del HHS de dominio limitado del inglés (LEP), ya que no hablan inglés como su idioma preferido y tienen una capacidad limitada para leer, escribir, hablar o entender inglés. Los datos muestran que hay tasas más altas de personas con LEP en ciertas comunidades de color y entre las personas con ingresos más bajos, y que hay una falta de acceso lingüístico significativo en este país, lo que puede conducir a un acceso desigual a los programas y servicios que gestionamos en el HHS. Si los profesionales de la salud no pueden comunicarse claramente con sus pacientes, ¿cómo pueden establecer una relación de confianza, y cómo pueden los pacientes apreciar la gravedad de lo que les ocurre, o entender lo que se necesita para que mejoren?

El Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973, el Título II de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades y la Sección 1557 de la Ley de Asistencia Asequible prohíben a las entidades que reciben ayuda financiera federal la discriminación por motivos de raza, color, origen nacional y discapacidad, entre otros. Esto significa que las entidades cubiertas deben ofrecer igualdad de oportunidades para participar en los programas y beneficiarse de ellos; las comunicaciones con las personas con discapacidad deben ser tan eficaces como con las demás; y deben tomarse medidas razonables para proporcionar un acceso significativo a las personas con LEP. La obligación de adoptar medidas para facilitar un acceso significativo a las personas con conocimientos limitados del inglés también se aplica a los subbeneficiarios de ayudas económicas federales, que deben cumplir igualmente todas las leyes aplicables en materia de derechos civiles.

La Administración Biden-Harris y el Secretario Becerra están profundamente comprometidos con la eliminación de las barreras a las que se enfrentan las personas para obtener información, servicios y beneficios de los programas del HHS dirigidos y asistidos por el gobierno federal. Como mexicoestadounidense a y arizonense de quinta generación, el acceso a la lengua no es sólo un compromiso profesional, sino personal. Así, me enorgullece anunciar que el Comité Directivo de Acceso Lingüístico del HHS ha actualizado el Plan de Acceso Lingüístico del Departamento por primera vez desde 2013. Este plan ayudará a las divisiones operativas y de personal del Departamento a proporcionar un acceso equitativo a la amplia gama de programas y actividades financiados y administrados por el HHS. Espero que resulte ser una herramienta útil para eliminar barreras y promover la equidad para todos.

Atentamente,

Melanie Fantes Rainer, Directora 
Oficina de Derechos Civiles

• INTRODUCCIÓN
• POLÍTICA DE ACCESO LINGÜÍSTICO Y APLICACIÓN
• APÉNDICE A: PLAN DE ACCESO LINGÜÍSTICO DEL HHS
• ELEMENTOS Y MEDIDAS DE ACCIÓN
• ELEMENTO 1: Evaluación: Necesidades y capacidades
• ELEMENTO 2: Servicios de interpretación y asistencia lingüística
• ELEMENTO 3: Traducciones escritas
• ELEMENTO 4: Políticas, procedimientos y prácticas
• ELEMENTO 5: Notificación de la disponibilidad de asistencia lingüística gratuita
• ELEMENTO 6: Formación del personal
• ELEMENTO 7: Evaluación y responsabilidad: Acceso, calidad, recursos e informes
• ELEMENTO 8: Consultas con socios de salud y servicios humanos
• ELEMENTO 9: Información digital
• ELEMENTO 10: Garantía de subvención y cumplimiento de los beneficiarios de fondos del HHS
• APÉNDICE B: Definiciones
• APÉNDICE C: Recursos relacionados con el acceso lingüístico

INTRODUCCIÓN

Hoy, el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS, por sus siglas en inglés) de los EE. UU. se une a más de 35 agencias federales de toda la administración en la publicación de un Plan de Acceso Lingüístico actualizado. El Plan de Acceso Lingüístico 2023 garantizará un mayor acceso a los servicios esenciales que el HHS proporciona a las personas con Dominio Limitado del Inglés (LEP, por sus siglas en inglés). ¹ Este Plan representa la culminación de años de dedicación por parte del HHS y sus líderes. La Oficina de Derechos Civiles (OCR, por sus siglas en inglés) ha colaborado estrechamente con representantes de todo el Departamento en la elaboración de este importante plan, que no habría sido posible sin los incansables esfuerzos del Comité Directivo de Acceso Lingüístico de todo el Departamento.

La falta de un acceso lingüístico significativo puede dar lugar a un acceso desigual a los programas del HHS y a los servicios que la agencia financia. La Encuesta sobre la Comunidad Estadounidense de 2021, realizada por la Oficina del Censo de los Estados Unidos, indica que el 21.5% de la población habla en casa un idioma distinto del inglés. De ellos, el 8.2 por ciento habla inglés menos que muy bien y, por lo tanto, cumple la definición de dominio limitado del inglés. ² El HHS reconoce desde hace tiempo las disparidades raciales y étnicas en la salud y la atención de la salud, y trata de reducirlas y, en última instancia, eliminarlas. ³ Las disparidades de las personas con dominio limitado del inglés impulsaron a la Agencia para la Investigación y la Calidad de la Atención de la Salud a financiar el desarrollo de Mejorando los sistemas de seguridad del paciente para pacientes con dominio limitado del inglés: Una guía para hospitales (en inglés). ⁴ La Guía señala que las investigaciones indican que "los acontecimientos adversos afectan con más frecuencia a los pacientes con LEP, suelen estar causados por problemas de comunicación y tienen más probabilidades de provocar daños graves en comparación con los que afectan a los pacientes de habla inglesa". ⁵ Proporcionar acceso lingüístico disminuye las barreras que impiden la igualdad de acceso a los programas del HHS y a los servicios que la agencia financia.

Desde su toma de posesión, el Presidente Joseph R. Biden ha promulgado cuatro Órdenes Ejecutivas que respaldan la importancia de garantizar la asistencia lingüística y un acceso significativo: OE 13985, Fomento de la Equidad Racial y Apoyo a las Comunidades Desatendidas a través del Gobierno Federal; ⁶

OE 13995, Garantizando una respuesta y una recuperación equitativas ante la pandemia (en inglés); ⁷ OE 14031, Fomentando la equidad, la justicia y las oportunidades para los asiático-americanos, hawaianos nativos e isleños del Pacífico (en inglés); ⁸ y OE 14091, Avanzando aún más la equidad racial y el apoyo a las comunidades desatendidas a través del Gobierno Federal (en inglés).⁹

En abril de 2022, de conformidad con la OE 13985, el Departamento elaboró el Plan de Acción para la Equidad del HHS, que identifica objetivos, metas y requisitos de acceso lingüístico para el Departamento más allá de las acciones requeridas por la OE 13166¹⁰ y la Sección 1557 de la Ley de Atención Asequible (Sección 1557).¹¹ La primera sección del Plan de Acción para la Equidad se titula "No discriminación en el HHS: Protecciones de los derechos civiles y acceso lingüístico", y se centra en cómo el HHS puede eliminar las barreras a los resultados equitativos en los programas y actividades del HHS. El Plan de Acción para la Equidad exige que el Departamento "trabaje para restablecer y reforzar su Plan de Acceso Lingüístico interdepartamental", e identifica una serie de objetivos, procesos, políticas y responsabilidades específicos en materia de acceso lingüístico. El Director de la Oficina de Derechos Civiles (OCR) es el encargado de establecer un método para supervisar e informar de los progresos realizados por el Departamento para aplicar los requisitos de acceso lingüístico del Plan de Acción para la Equidad.¹²

Para apoyar este esfuerzo en todo el Departamento, el 6 de octubre de 2022, la Subsecretaria Andrea J. Palm emitió un memorando a todos los líderes del HHS titulado, Compromiso del Secretario Becerra para proporcionar servicios de asistencia lingüística bajo las Órdenes Ejecutivas 13166, 13985 y 14031. El memorándum afirma que el Director de la OCR es el encargado de reforzar y dirigir el departamento de programa de acceso lingüístico y de informar de los progresos al Secretario.¹³

El 11 de octubre de 2022, el HHS renovó  el Comité Directivo de Acceso Lingüístico, que tiene la tarea de incorporar los resultados  de acceso lingüístico del Plan de Acción de Equidad en un Plan de Acceso Lingüístico del HHS actualizado, y de liderar los esfuerzos del Departamento para implementar plenamente este nuevo Plan de Acceso Lingüístico del HHS.¹⁴ El Secretario Adjunto y el Director de la OCR determinaron que el Comité Directivo de Acceso Lingüístico debe funcionar a pleno rendimiento para promover los objetivos de acceso lingüístico del Presidente y del Secretario para el Departamento. ¹⁵ El Secretario Adjunto solicitó específicamente a los jefes de las divisiones operativas (OpDivs) y de las divisiones de personal (StaffDivs) que nombraran a un representante de nivel GS-14 o GS-15 para el Comité Directivo de Acceso Lingüístico con el fin de llevar a cabo la implementación por parte del HHS de las obligaciones de acceso lingüístico en virtud de la OE 13166, la OE 13985, la OE 14031 y el Plan de Acción de Equidad emitido en abril de 2022.¹⁶

Durante la primera reunión, el Comité Directivo de Acceso Lingüístico debatió sobre la importancia de actualizar el Plan de Acceso Lingüístico del Departamento, publicado en 2013. Basándose en estas directrices, el HHS publica, por tanto, el Plan de acceso lingüístico actualizado que se adjunta.¹⁷

POLÍTICA DE ACCESO LINGÜÍSTICO Y APLICACIÓN

1. Objetivo
    

   Para fomentar los esfuerzos del HHS por promover la equidad mediante la identificación y el abordaje de las barreras a la igualdad de oportunidades que las comunidades desatendidas pueden enfrentar debido a las políticas y los programas gubernamentales, cada agencia¹⁸ del HHS deberá garantizar el acceso a servicios de asistencia lingüística (LAS) oportunos y de calidad para las personas conocimientos limitado del inglés (LEP).¹⁹

2. Propósito y autoridad
    

   El HHS hace cumplir el Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (Título VI)²⁰ y la Sección 1557.²¹

   Estas leyes prohíben a las entidades cubiertas, incluidas las entidades que reciben ayuda financiera federal y las entidades gubernamentales estatales y locales, la discriminación por motivos de raza, color, origen nacional y discapacidad, entre otros. En consecuencia, deben tomarse medidas razonables para proporcionar un acceso significativo a las personas con LEP.²² La Ley de Escritura Sencilla de 2010 es una ley que exige que las agencias federales utilicen una comunicación gubernamental clara que el público pueda entender y utilizar. Las Órdenes Ejecutivas 12866, 12988 y 13563 hacen hincapié en la necesidad de un lenguaje claro.

   Este plan está diseñado para garantizar el acceso significativo de las personas con LEP a los programas y actividades administrados y financiados por el HHS de conformidad con el Título VI y la Sección 1557, las Órdenes Ejecutivas 13166, 13985, 13995, 14031 y 14091, y el Plan de Acción de Equidad del HHS emitido en abril de 2022. En conjunto, estas autoridades establecen objetivos generales para que el HHS mejore el acceso a sus programas y actividades para las personas con LEP y garantice que las entidades financiadas por el HHS también tomen medidas razonables para proporcionar un acceso significativo a las personas con LEP.²³

   Aunque el objetivo principal de este plan es promover un acceso significativo a los programas y actividades de los componentes del HHS para las personas con LEP, muchos aspectos de este plan también se aplican para garantizar que las agencias se comunican eficazmente con las personas con discapacidad, incluidas las personas que dependen de la lengua de signos para comunicarse.²⁴ El artículo 504 exige que el Departamento tome las medidas adecuadas para garantizar que se comunica eficazmente con las personas con discapacidad, incluidas las personas que dependen de la lengua de signos para comunicarse. Esto puede incluir a personas sordas o con dificultades auditivas, ciegas o con poca visión, o con discapacidades relacionadas con el habla o de otro tipo.²⁵ Este plan no contiene una lista exhaustiva de los requisitos para cumplir con la Sección 504 y otras leyes de derechos de los discapacitados, pero el Departamento y sus componentes deben cumplir los requisitos para la comunicación efectiva con las personas con discapacidades en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades,²⁶ la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación,²⁷ y la Sección 1557 de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio. El Departamento y sus componentes también deben cumplir la Sección 508 de la

   Ley de Rehabilitación de 1973 (Sección 508),²⁸ que exige a las agencias federales que garanticen que su tecnología electrónica y de la información, incluidos los sitios web, los documentos electrónicos y las aplicaciones informáticas, sean accesibles a las personas con discapacidad.

3. Declaración de política
    

   La política del Departamento es proporcionar a las personas con LEP un acceso significativo a los programas y actividades realizados y financiados por el HHS, eliminando así las barreras para lograr una prestación equitativa de los programas y actividades realizados y financiados por el HHS, lo que en última instancia contribuirá a mejorar los resultados de salud y reducir las disparidades de salud para las comunidades marginadas identificadas en la OE 13985.

4. Desarrollo y aplicación del plan
    

   El Comité Directivo de Acceso Lingüístico tiene tres responsabilidades principales: 1) actualizar las políticas, procedimientos y estrategia de acceso lingüístico del Departamento; 2) desarrollar y mantener un registro preciso de los esfuerzos del Departamento para evaluar periódicamente y tomar las medidas necesarias para mejorar y garantizar la calidad y precisión de los servicios de asistencia lingüística prestados a las personas con LEP por los programas y actividades financiados y administrados por el HHS; y 3) informar anualmente al Secretario sobre los progresos realizados por cada división del HHS hacia la aplicación de este Plan de Acceso Lingüístico y proponer recomendaciones para mejorar la capacidad del Departamento para aplicar plenamente este Plan de Acceso Lingüístico.

5. Actualización del plan de acceso lingüístico del HHS
    

   El Comité Directivo de Acceso Lingüístico trabajará con las agencias del HHS para desarrollar y realizar un seguimiento de los métodos de implementación para medir las mejoras en el acceso lingüístico en los programas y actividades individuales y tomar medidas para garantizar que la información, incluyendo cualitativa y cuantitativa, así como los datos interseccionales y desagregadas, se recoge de una manera que aumenta la comparabilidad, precisión y coherencia entre los programas y actividades. El Comité Directivo de Acceso Lingüístico recopilará datos para un informe anual del Director de la OCR al Secretario que dé cuenta de los progresos realizados por el HHS para aplicar plenamente el Plan de Acceso Lingüístico revisado y hacer recomendaciones al Secretario para mejorar los servicios de asistencia lingüística disponibles para los clientes con LEP de los programas y actividades del HHS.

6. Desarrollar métodos para registrar los progresos del HHS
    

   El Comité Directivo de Acceso Lingüístico proporcionará anualmente a todas las agencias una solicitud de datos o encuesta a partir de la cual se podrán elaborar el informe anual y las recomendaciones. En la solicitud de datos o encuesta se solicitará información esencial para medir los progresos realizados en la aplicación de las medidas de acción de cada Elemento del Plan de

   acceso lingüístico, incluidos datos desglosados y datos demográficos intersectoriales. También solicitará información sobre las previsiones presupuestarias de cada agencia para prestar y/o financiar servicios de asistencia lingüística en los próximos años. En los años siguientes, el Comité Directivo de Acceso Lingüístico publicará la solicitud de datos antes del 31 de marzo para que las agencias tengan tiempo de incluir las justificaciones presupuestarias al Subsecretario de Recursos Financieros (ASFR).

7. Borrador del informe anual de progreso y recomendaciones
    

   Anualmente, el Comité Directivo de Acceso Lingüístico redactará y presentará el Informe Anual de Progreso en el Acceso Lingüístico en autorización para que el Secretario reciba el informe con las recomendaciones antes de que finalice el año fiscal, y lo haga público poco después. En la medida de lo posible y de lo práctico, el informe difundirá datos para ayudar a los componentes del HHS a facilitar el aprendizaje y la coordinación en toda la organización, la colaboración en actividades de divulgación de gran impacto y/o el desarrollo de mensajes transversales apropiados para el público y culturalmente competentes que respondan a las comunidades de clientes mutuos.

8. Puntos de referencia a corto y largo plazo
    

   Para garantizar que el HHS progresa en las cuatro áreas principales identificadas por el Plan de Acción de Equidad 2022, este Plan de Acceso Lingüístico incorpora medidas de acción a corto plazo diseñadas para mejorar significativamente la capacidad del HHS para proporcionar: 1) páginas web en lenguas distintas del inglés; 2) servicios de interpretación telefónica y de vídeo o virtual; 3) información sobre programas y prestaciones en lenguas distintas del inglés; y 4) financiación federal para servicios de asistencia lingüística. A continuación, se ilustran los puntos de referencia para medir los progresos que se publicaron en el Plan de Acción para la Equidad 2022. ²⁹

Cuadro de puntos de referencia establecidos en el Plan de acción para la equidad del HHS publicado en abril de 2022:

Estos objetivos y puntos de referencia preestablecidos se incorporan al Plan de Acceso Lingüístico que se adjunta a continuación: El Elemento 2, Servicios de interpretación y asistencia lingüística, incluye procedimientos para prestar servicios eficaces de interpretación telefónica. El Elemento 3, Traducciones escritas, ofrece un plan de acción para desarrollar información sobre programas, actividades y prestaciones en varias lenguas habladas. Además, de conformidad con el Elemento 9, Información digital, se desarrollarán orientaciones, políticas, procedimientos y otras herramientas para que los componentes puedan producir y publicar páginas web en su propio idioma de manera eficiente y coherente. Por último, el Elemento 10, Garantía de subvención y cumplimiento por parte de los beneficiarios de fondos federales, está diseñado para centrar mejor los recursos en ayudar a las entidades financiadas por el HHS a prestar servicios eficaces de asistencia lingüística. ³⁰

NOTA: Aunque los indicadores de referencia del Plan de Acción para la Igualdad oscilan entre dos y ocho años, el Comité Directivo para el Acceso Lingüístico promoverá una aplicación más rápida de las medidas del Plan de Acceso Lingüístico en la medida en que los recursos y las circunstancias lo permitan. El Plan de Acceso Lingüístico 2023 también incluye detalles adicionales sobre los objetivos y puntos de referencia.

APÉNDICE A: PLAN DE ACCESO LINGÜÍSTICO DEL HHS

En un plazo de seis meses a partir de la publicación de este Plan de acceso lingüístico actualizado,³¹ con la aportación de socios de atención de la salud y servicios humanos,³² las divisiones del HHS desarrollarán e implementarán planes y políticas de acceso lingüístico específicos de cada agencia que incorporen e identifiquen medidas de acción para implementar los diez Elementos de este Plan de acceso lingüístico. Las agencias presentarán sus planes al Presidente del Comité Directivo de Acceso Lingüístico para su revisión y aprobación. El Presidente del Comité Directivo de Acceso Lingüístico informará anualmente al Secretario sobre los progresos realizados por cada división del HHS en la aplicación de todos los elementos de este plan. La Oficina de Derechos Civiles (OCR) proporcionará asistencia técnica a las agencias que necesiten ayuda para desarrollar sus estrategias de promoción del programa general de acceso lingüístico del HHS, incluidas las actualizaciones necesarias de los planes de acceso lingüístico.

Este Plan de acceso lingüístico para todo el Departamento servirá de modelo para los Planes de acceso lingüístico de las agencias. Aborda los objetivos, políticas y requisitos de acceso lingüístico establecidos en las OE 13166, 13985, 13995, 14031 y 14091, en el Título VI, Sección 1557, y en la Ley 2022. Plan de acción para la equidad del HHS. Cada uno de los diez (10) Elementos contenidos en el Plan de acceso lingüístico de 2013 se analizó y actualizó según fuera necesario para responder a las deficiencias descubiertas en los servicios LEP, los cambios tecnológicos y las prioridades de la Administración. Por ejemplo, en consonancia con el Plan de acción para la equidad del HHS y teniendo en cuenta los últimos acontecimientos, incluidas las lecciones aprendidas durante la pandemia de COVID-19, el Plan de acceso lingüístico actualizado incluye un nuevo enfoque en el sitio web y otros medios electrónicos de comunicación, incluida la interpretación por vídeo o virtual cuando proceda, así como un mayor acceso lingüístico a los programas y actividades del HHS y a la información sobre prestaciones, y financiación específica para la asistencia lingüística. Los 10 Elementos que contiene este plan actualizado establecen objetivos prácticos, políticas y medidas de actuación para que las agencias del HHS mejoren el acceso significativo en idiomas a sus programas y actividades, así como a los programas y actividades que financian. Los Elementos también proporcionan recomendaciones para ayudar a las agencias del HHS a mejorar su comunicación efectiva con las personas con discapacidad. ³³

Aunque las agencias del HHS disponen de cierta flexibilidad en sus métodos, deben avanzar en la aplicación de los requisitos y procedimientos pertinentes prescritos por este plan dentro de los plazos previstos. Por ejemplo, las medidas de acción establecidas en cada Elemento deben aplicarse en cada agencia y en sus programas y actividades. las agencias del HHS tienen flexibilidad para aplicar estas medidas, pero deben demostrar y notificar los progresos cada año. Además, todas las agencias deben incorporar sus objetivos de asistencia lingüística, incluida la divulgación entre los socios de Atención de la salud y servicios humanos, en sus justificaciones presupuestarias anuales para mejorar su capacidad de atender a las personas con LEP y la capacidad de aquellos a los que financian.

Las agencias designarán una oficina o un funcionario responsable de la aplicación de cada uno de los Elementos que figuran a continuación. Las agencias pueden determinar si es apropiado que los Elementos sean aplicados por la misma oficina o funcionario responsable de la aplicación de otro Elemento. Las agencias informarán puntualmente al Comité Directivo de Acceso Lingüístico de los cambios que se produzcan en la oficina o funcionario designado, incluida la información de contacto.

Siempre que sea posible y apropiado, las acciones de este plan deben aplicarse junto con otras iniciativas de la agencia para aumentar el acceso a la atención y los servicios de salud, mejorar la calidad de la salud y reducir las disparidades de la salud y de atención de la salud. Los 10 Elementos del Plan de Acceso Lingüístico deben aplicarse de forma holística y complementaria. En la medida de lo posible, las medidas deben tomarse conjuntamente y las mejores prácticas deben compartirse ampliamente. Para preguntas, dudas y asistencia, póngase en contacto con LanguageAccess@hhs.gov o llame al 202.969.3877.

ELEMENTOS Y MEDIDAS DE ACCIÓN

Este Plan de Acceso Lingüístico representa la política y estrategia de acceso lingüístico del Departamento para mejorar el acceso de las personas con LEP a los programas y actividades financiados y administrados por el HHS. Este plan identifica los pasos específicos y los plazos a los que deben atenerse las agencias del HHS para garantizar la plena aplicación de la política del Departamento a nivel de programa.

• ELEMENTO 1: Evaluación: Necesidades y capacidades
• ELEMENTO 2: Servicios de interpretación y asistencia lingüística
• ELEMENTO 3: Traducciones escritas
• ELEMENTO 4: Políticas, procedimientos y prácticas
• ELEMENTO 5: Notificación de la disponibilidad de asistencia lingüística gratuita
• ELEMENTO 6: Formación del personal
• ELEMENTO 7: Evaluación y responsabilidad: Acceso, calidad, recursos e informes
• ELEMENTO 8: Consultas con socios de salud y servicios humanos
• ELEMENTO 9: Información digital
• ELEMENTO 10: Garantía de subvención y cumplimiento de los beneficiarios de fondos del HHS

ELEMENTO 1: Evaluación: Necesidades y capacidad

En marzo de cada año, cada agencia del HHS evaluará en qué medida sus clientes, incluidos los beneficiarios, y/u otros socios de atención de la salud y servicios humanos, han solicitado asistencia lingüística o material en su idioma, o han accedido a ellos o los han necesitado de otro modo, y elaborará una solicitud presupuestaria para satisfacer las necesidades previstas de asistencia lingüística para el año siguiente.

Descripción:

Las agencias del HHS deben evaluar de forma continua las necesidades de asistencia lingüística de sus clientes actuales y potenciales para informar la política, los procesos y la presupuestación necesarios para aumentar la concienciación e implementar servicios de asistencia lingüística que aumenten el acceso de las personas con LEP a sus respectivos programas, actividades y servicios. Esta evaluación debe incluir 1.) la identificación de los idiomas distintos del inglés, incluido el lenguaje de signos americano (ASL) u otros lenguajes de signos, hablados por la población que probablemente tenga acceso a los servicios de la agencia o que los necesite y pueda optar a ellos, y 2.) las barreras -incluidas las de recursos- que dificultan la prestación de servicios eficaces de interpretación y comunicación escrita a las personas con LEP.

Medidas de acción:

1. Cada año, la oficina o el funcionario designado responsable de la evaluación anual descrita en este Elemento debe participar en al menos una sesión de escucha, organizada por una agencia en particular o por el HHS en su conjunto, para conocer los desafíos y las oportunidades de mejora en los esfuerzos de acceso lingüístico de la agencia, y consultar a expertos en la materia para determinar si el programa actual de acceso lingüístico de la agencia es eficaz y cumple con la Sección 1557, así como con este Plan de acceso lingüístico.
2. La oficina o funcionario designado debe participar regularmente en al menos un grupo de trabajo de acceso lingüístico inter y/o intra agencia para identificar métodos para mejorar la competencia de la agencia en la prestación de servicios de asistencia lingüística, tales como la contratación y el apoyo equitativo de personal cualificado bilingüe y multilingüe, y personal competente en ASL, para proporcionar comunicación directa "en el idioma" y también garantizar la disponibilidad y el uso eficaz de los servicios de interpretación y traducción contratados.
3. La oficina o funcionario designado debe tomar medidas específicas para desarrollar o modificar políticas o prácticas que garanticen que los servicios de asistencia lingüística de la agencia son adecuados para satisfacer las necesidades de los clientes y asesorar a los funcionarios de la agencia sobre la actualización del plan de acceso lingüístico de la agencia según sea necesario. Los planes de acceso lingüístico de las agencias deben adaptarse de forma que tengan sentido para la agencia y las comunidades a las que sirven. La OCR celebra con satisfacción las medidas adicionales adoptadas por las agencias para servir a las personas con LEP y anima a las agencias a incluir dichas medidas en sus Planes de Acceso Lingüístico para que las mejores prácticas puedan ser compartidas en todo el HHS.

El personal del HHS puede determinar si una persona necesita asistencia lingüística de varias maneras:

• Autoidentificación voluntaria por parte de la persona con LEP o su acompañante;
• Pregunta afirmativa sobre la lengua materna de la persona en caso de que se haya autoidentificado como necesitada de servicios de asistencia lingüística;
• Contratación de personal multilingüe cualificado o de un intérprete cualificado para verificar la lengua materna de la persona.
• Uso de una tarjeta o cartel de identificación lingüística "Hablo";
• Identificación de las preferencias lingüísticas al realizar evaluaciones de vigilancia de la salud de la población;
• Inclusión de investigaciones multilingües sobre enfermedades;
• Utilización de herramientas estatales de cartografía demográfica que incluyan la preferencia lingüística y la discapacidad para la priorización de la población.

El personal del HHS no debe hacer suposiciones sobre la lengua materna de una persona por motivos de raza, color, origen nacional o discapacidad. Las personas sordas o con dificultades auditivas pueden no comunicarse mediante el lenguaje de señas y tener un dominio limitado del inglés escrito y hablado. Pueden necesitar una ayuda o servicio auxiliar diferente, como el apoyo en una lengua de signos de otra región o país o la contratación de un intérprete sordo o sordo certificado.

Otras consideraciones al identificar la lengua son preguntar por la región, el municipio, el pueblo o la comunidad específica del individuo, para garantizar la correcta identificación de la lengua.

ELEMENTO 2: Servicios de interpretación y asistencia lingüística

Cada agencia del HHS tomará medidas para proporcionar servicios adecuados de asistencia lingüística de interpretación (por ejemplo, encuentros presenciales, virtuales (vídeos/seminarios web) y/o telefónicos), de forma gratuita, que aborden las necesidades identificadas en el Elemento 1. Cada agencia del HHS establecerá un punto de contacto para las personas con LEP, como una oficina, un funcionario, una dirección de correo electrónico o un número de teléfono para acceder a este servicio.

Descripción:

Los servicios de interpretación y asistencia lingüística son esenciales para garantizar un acceso significativo y la igualdad de oportunidades para participar plenamente en los servicios, actividades, programas u otros beneficios administrados o financiados por las agencias del HHS. Las agencias deben asegurarse de que todos los intérpretes que utilizan están cualificados para prestar el servicio y comprenden y aplican la ética del intérprete y las necesidades de confidencialidad del cliente, especialmente porque numerosas investigaciones demuestran que la falta de interpretación cualificada puede tener consecuencias negativas para la salud y contribuir en mayor medida a las disparidades de la salud. La definición de intérprete cualificado se encuentra en el Apéndice B.

Las personas con discapacidad tienen derecho a ayudas y servicios auxiliares adecuados cuando sea necesario para permitirles la igualdad de oportunidades para poder beneficiarse de los programas y actividades del HHS. Elementos auxiliares y servicios incluyen, entre otros, intérpretes cualificados de lengua de signos en la oficina o a través de servicios de interpretación a distancia por vídeo (VRI, por sus siglas en inglés).

La asistencia lingüística puede prestarse a través de diversos medios, como personal cualificado bilingüe y multilingüe, e intérpretes cualificados que presten servicios de interpretación en persona, por teléfono, voz a distancia y vídeo o cualquier otro tipo de interpretación. Sin embargo, la Agencia no debe recurrir a los hijos de la persona para la asistencia lingüística, y sólo debe recurrirse a familiares o miembros de la comunidad en circunstancias excepcionales o cuando la persona con LEP solicite su asistencia lingüística. La agencia no puede utilizar a un adulto que acompañe a una persona con discapacidad para que le interprete, a menos que ésta solicite al adulto que le interprete, el adulto esté de acuerdo y la confianza en el adulto sea adecuada. La agencia no puede utilizar a un niño que acompañe a una persona con discapacidad para interpretar, excepto en una emergencia que implique una amenaza inminente para la seguridad o el bienestar, cuando no se disponga de otro intérprete. La agencia no exigirá a una persona con discapacidad que lleve a otra persona para que le interprete. También es imprescindible que el público sepa que la agencia le proporcionará servicios de interpretación gratuitos.

Aunque la idoneidad de un intérprete variará en función de las necesidades, el contexto y el entorno, por lo general, el intérprete debe tener competencia en la materia del tema o temas que se van a interpretar, demostrando una formación académica o experiencia profesional relevante en dichos temas. Por ejemplo, en un entorno de salud, las agencias deben contratar a un intérprete experto en terminología médica y de salud. También pueden ser necesarias competencias en facturación médica y seguros, dependiendo del contexto. También se necesitan intérpretes cualificados para garantizar una interpretación culturalmente adecuada y precisa. Cabe destacar que los intérpretes no tienen que estar certificados para estar cualificados, ya que no todos los idiomas tienen certificación disponible.

Un único punto de contacto para cada agencia del HHS, como una oficina o un funcionario, debe desarrollar procedimientos para que la agencia proporcione servicios de asistencia lingüística de interpretación y desarrollar o proporcionar de otro modo la formación del personal para garantizar que todos los empleados con contacto público puedan proporcionar servicios de asistencia lingüística de interpretación según sea necesario y de manera oportuna.

Medidas de acción:

1. En un plazo de 180 días a partir de la publicación de este Plan de acceso lingüístico, debe designarse una oficina o funcionario responsable de establecer procedimientos en toda la agencia para prestar servicios de interpretación de forma que se garantice la comunicación oportuna entre las personas con LEP y las divisiones del HHS las personas con discapacidad y las divisiones del HHS. Los procedimientos deben abordar los distintos métodos de prestación de servicios de interpretación, incluidos los procedimientos que garanticen la prestación de servicios eficaces de interpretación de voz y vídeo a distancia.
2. Identificar los puntos de contacto (POC, por sus siglas en inglés) de la agencia responsables de desarrollar y administrar un programa de interpretación remota de voz y vídeo para cada división de cara al público que garantice que las personas con LEP sepan que el HHS les proporcionará servicios de interpretación sin costo alguno y les oriente sobre cómo obtener los servicios de interpretación de la agencia, siempre que estén disponibles. Estos programas deben tener en cuenta que el auge de los sistemas de avisos vocales integrados (IVP, por sus siglas en inglés) ha dificultado el acceso de las personas con LEP a los distintos sistemas de "árboles telefónicos" para llegar a un intérprete. Dado que exigir respuestas a los avisos automáticos para obtener asistencia en el idioma puede impedir un acceso significativo, deben estudiarse otras opciones para acceder más directamente a los servicios lingüísticos.
3. Los POC de las agencias deben evaluar el programa de interpretación de voz y vídeo a distancia de su agencia, consultar con expertos en la materia, hacer recomendaciones para mejorar la eficacia del programa y presentar una justificación presupuestaria de las acciones que mejoren el programa.
4. Los POC de las agencias deben desarrollar métodos y mecanismos para garantizar que las comunidades de personas con LEP sepan que el HHS les proporcionará servicios de interpretación sin costo alguno y les facilitará información sobre cómo obtener servicios de interpretación. Los métodos incluyen, entre otros, el vídeo a solicitud de sesiones de escucha con socios de atención de la salud y servicios humanos, encuestas y grupos de discusión con comunidades de personas con LEP, y asociaciones con organizaciones sin ánimo de lucro comprometidas con las comunidades de personas con LEP. A partir de entonces, cada año, los responsables de los POC deben comunicar a los jefes de agencia si es necesario realizar actividades de divulgación adicionales.
5. Los POC de las agencias deben desarrollar métodos para hacer un seguimiento e informar del número de solicitudes de servicios de interpretación, el tipo de interpretación solicitada, los idiomas solicitados y el tiempo de respuesta en el que se proporcionó la interpretación. También incluye, entre otros, el número de casos, asuntos o iniciativas de divulgación en los que se prestó asistencia lingüística, la lengua o lenguas principales solicitadas o prestadas, el tipo de servicios de asistencia lingüística prestados o el costo de los servicios de asistencia lingüística prestados.
6. Cada año fiscal, se debe presentar una justificación presupuestaria para la difusión de mensajes de sensibilización sobre los servicios de interpretación disponibles.
7. Elaborar criterios para evaluar la capacidad del personal bilingüe o de interpretación de la lengua de signos para prestar servicios de interpretación y garantizar que dichos empleados reciban una remuneración adecuada si se les llama para prestar servicios de interpretación. Sólo el personal que haya sido evaluado como poseedor de conocimientos lingüísticos avanzados (de acuerdo con la definición de personal bilingüe/multilingüe del HHS) podrá comunicarse con personas con LEP o con personas con discapacidad que requieran interpretación en lengua de signos. Las agencias también tendrán en cuenta criterios para otorgar puntos en las decisiones de contratación a los candidatos a empleos bilingües y multilingües. Se desaconseja recurrir en gran medida a personal voluntario en lugar de recurrir a intérpretes profesionales.
8. Considerar la posibilidad de mantener una lista de personal bilingüe y multilingüe cualificado capaz de prestar servicios de interpretación competentes en la que se identifiquen los datos de contacto del empleado y el idioma o idiomas en los que es competente para interpretar. Elaborar un plan sobre cómo se formará al personal para responder a las solicitudes de servicios de asistencia lingüística y quién puede recurrir al personal para que preste servicios de asistencia lingüística.
9. Establecer una lista de todos los contactos y otros recursos disponibles para la agencia y cualificados para proporcionar interpretación en la oficina (OSI, por sus siglas en inglés), interpretación telefónica (OPI, por sus siglas en inglés) y VRI a personas con LEP y personas con discapacidades que requieran interpretación de lengua de signos para obtener información sobre los programas y actividades de la agencia o acceder a ellos.
10. Desarrollar un mecanismo de control y evaluación de los servicios de interpretación.
11. Las agencias que atienden directamente al público o financian programas y actividades que lo atienden establecerán líneas de ayuda que contarán con el apoyo de OPI y VRI. Como mínimo, las líneas de ayuda pondrán rápidamente en contacto con intérpretes telefónicos o de vídeo a quienes llamen y hablen las 15 lenguas más habladas en el estado o estados correspondientes (según los datos pertinentes más recientes de la Oficina del Censo de los EE. UU.) . En función de las necesidades comunitarias e individuales, pueden ser necesarias más lenguas, que también deben incluirse.
12. Los POC de las agencias formarán parte de al menos un grupo de trabajo inter o intrainstitucional para aprender y compartir prácticas eficaces para mejorar la asistencia lingüística de interpretación y hacer recomendaciones a sus respectivos jefes de agencia para mejorar su programa de asistencia lingüística de interpretación.
13. Las agencias deben considerar la posibilidad de incluir disposiciones para garantizar que los servicios de interpretación sean accesibles a las personas con discapacidad, incluidas las personas sordas o con dificultades auditivas o con otras discapacidades relacionadas con la comunicación. Esto puede incluir la prestación de servicios de interpretación de lengua de signos, subtitulado o apoyo adicional a la comunicación accesible. Algunos ejemplos de modos de comunicación visual habituales se encuentran en la siguiente fuente: ADA Informe de negocios de la ADA: Cómo comunicarse con personas sordas o con dificultades auditivas en entornos hospital (en inglés).

ELEMENTO 3: Traducciones escritas

Cada agencia del HHS identificará, traducirá y hará accesibles en diversos formatos, incluidos los medios impresos, en línea y electrónicos, documentos esenciales, incluida información importante para el consumidor/paciente, en un formato accesible, en idiomas distintos del inglés de acuerdo con las evaluaciones de necesidades y capacidad realizadas en virtud del Elemento 1. A efectos de este Plan de acceso lingüístico, el Apéndice B enumera ejemplos de documentos esenciales, entre los que se incluyen información importante sobre programas, documentos esenciales para obtener el consentimiento, formularios de quejas, solicitudes de participación en un programa o actividad o para recibir servicios o prestaciones, notificaciones escritas de servicios de asistencia lingüística, criterios de elegibilidad y notificaciones de derechos o notificaciones de denegación, pérdida o disminución de servicios o prestaciones. Como mínimo, se notificarán los derechos a la no discriminación y la disponibilidad de servicios lingüísticos gratuitos y de cualquier servicio auxiliar adecuado, y la OCR proporcionará traducciones de los modelos de notificación en las 15 lenguas más habladas por las personas con LEP en cada estado.

Descripción:

Las agencias del HHS deben tomar medidas razonables para proporcionar traducciones escritas precisas que garanticen un acceso significativo y la igualdad de oportunidades para recibir información oportuna sobre salud pública y servicios sociales y participar plenamente en los servicios, actividades, programas u otros beneficios administrados por la agencia, tal como se describe en el Elemento 1. Dada la disparidad de actividades y ámbitos de interés dentro del Departamento, no se ha establecido un umbral universal, salvo en lo que se refiere a los avisos de no discriminación que potencialmente pueden a tener que traducirse a las 15 lenguas más habladas por las personas con LEP en el estado. Sin embargo, además de las traducciones, corresponde a cada agencia determinar proactivamente para sus programas y actividades lo que constituyen documentos esenciales y aplicar una estrategia de traducción.

Las agencias traducirán documentos esenciales u otra información pública crítica (especialmente durante emergencias de salud pública) basándose en sus respectivas evaluaciones de necesidad y capacidad y desarrollarán estrategias de traducción adecuadas al medio de distribución. Los documentos traducidos deben ser fáciles de entender para los destinatarios. Deben tenerse en cuenta las cuestiones de lenguaje claro, comunicación cultural y formación de salud en todos los documentos, incluso cuando se redacten originalmente en inglés. Los materiales traducidos deben ser fácilmente accesibles en el sitio web de la agencia.

Para mejorar la adecuación cultural y la precisión de las traducciones, debe recurrirse a traductores y revisores cualificados. Es preferible, aunque no obligatorio, que los traductores y revisores cualificados posean al menos una de las siguientes cualificaciones:

• Un título universitario o certificado de traducción en la combinación lingüística requerida.
• Certificación de una asociación o sindicato de traductores profesionales, como la Asociación Americana de traductores (ATA, por sus siglas en inglés) u otra agencia de certificación de traducciones en la combinación lingüística y dirección requeridas, cuando esté disponible. Cuando no se disponga de certificación en una combinación y dirección lingüísticas específicas (por ejemplo, del inglés a una lengua indígena), pueden utilizarse otros requisitos mínimos para evaluar la cualificación, como años de experiencia, referencias de personas cualificadas para dar fe de la calidad de su trabajo, etc.
• Al menos 3 años de experiencia profesional en un puesto de personal o para una práctica autónoma a tiempo completo dedicada a la traducción, realizando trabajos en la combinación lingüística y dirección requeridas.

Además de esta experiencia, el traductor deberá demostrar su competencia profesional en el tema o temas que vaya a traducir, demostrando su formación o experiencia profesional en dichos temas. Por ejemplo, cuando se traduce información de salud, debe recurrirse a traductores expertos en terminología médica y de salud. La traducción de las cuestiones de elegibilidad y seguros puede requerir conocimientos adicionales.

La traducción automática u otras aplicaciones de inteligencia artificial, o el software diseñado para convertir texto escrito de un idioma a otro, no deben utilizarse sin la participación de un traductor humano cualificado antes de que el texto llegue a la audiencia prevista.

Es posible que las personas con dominio limitado del inglés y/o con ciertas discapacidades de comunicación que deseen acceder a los servicios del Departamento no dominen la lengua escrita predominante en su país de origen, o que sus lenguas no tengan forma escrita, de modo que el material traducido no sea una solución eficaz de comunicarse con ellos. Para estas personas con LEP, los componentes pueden considerar la traducción a la vista/sight translation, la interpretación o la comunicación audio/vídeo. En el caso de las personas con discapacidades que afectan a la comunicación, los componentes deben informarse sobre el método preferido para entregar la información que suele estar disponible en forma escrita.

Medidas de acción:

1. Designar una oficina o funcionario responsable de desarrollar un programa que garantice que las personas que participen o intenten participar en programas y actividades financiados o administrados por el HHS reciban servicios de asistencia lingüística por escrito de acuerdo con las necesidades, la capacidad, la evaluación y este plan de la agencia.
2. Llevar a cabo una evaluación de las necesidades lingüísticas para identificar los conocimientos de alfabetización de las poblaciones LEP en sus lenguas preferidas y la frecuencia de contacto con la agencia. Tenga en cuenta que puede haber poblaciones LEP que hablen una lengua para la que no exista forma escrita o en la que el nivel de alfabetización sea generalmente muy bajo. En tales casos, siempre que sea posible deben proporcionarse métodos alternativos para proporcionar un acceso lingüístico significativo a los documentos esenciales, como traducciones a la vista o explicaciones en vídeo de los documentos.
3. Presentar cada año fiscal una justificación presupuestaria para producir y distribuir documentos esenciales traducidos y otra información pública crítica.
4. Crear un índice que describa los materiales ya disponibles en lenguas distintas del inglés, incluido el lenguaje de signos americano, y publicar el índice en un sitio web interno a disposición de los empleados del HHS. Se debe revisar el material según sea necesario para garantizar la calidad y la claridad del lenguaje y actualice el índice en consecuencia. Recurra a un tercero cualificado para revisar la precisión, legibilidad, facilidad de uso y adecuación cultural de las traducciones.
5. Identificar al personal de la agencia responsable de la traducción de los materiales de la agencia, y/o de la gestión de los contratos de traducción e interpretación, y comparta su información de contacto con los directivos y el personal que se comunica con el público.
6. Identificar las áreas del programa que atienden regularmente a las comunidades de personas con LEP, qué documentos califican como documentos esenciales, garantizar que los documentos esenciales se proporcionen en los idiomas preferidos para las comunidades de personas con LEP atendidas, y producir materiales en otros idiomas cuando se soliciten o sean apropiados por otros motivos. Cada División Operativa/División de Personal es responsable de identificar sus documentos esenciales para su traducción, actualizar las traducciones según sea necesario y publicar los documentos esenciales en línea para que puedan estar fácilmente disponibles.
7. Ofrecer material escrito traducido en otros formatos, como audio, vídeo con subtítulos, vídeo con lenguaje de signos, infografía, etc., para personas con alfabetización o discapacidades limitadas, y para aquellas cuya lengua no tenga forma escrita.
8. Todos los contenidos traducidos en línea deberán cumplir la Sección 508 de la Ley de Rehabilitación.

ELEMENTO 4: Políticas, procedimientos y prácticas

Cada agencia del HHS revisará anualmente y, según sea necesario, actualizará e implementará sus políticas y procedimientos escritos para garantizar que está tomando medidas razonables para proporcionar a las personas con LEP un acceso significativo a los programas y actividades de la agencia.

Descripción:

Las agencias del HHS deben establecer y mantener una infraestructura diseñada para implementar y mejorar los servicios de asistencia lingüística dentro de la agencia. Los resultados de la evaluación del Elemento 1 deben utilizarse para fundamentar el desarrollo de políticas, procedimientos y prácticas adecuados para que la agencia promueva la accesibilidad de las personas con capacidad limitada de inglés a las que atiende o puede atender.

Medidas de acción:

1. Designar una oficina o funcionario responsable de desarrollar e implementar políticas y procedimientos escritos de acceso al idioma para garantizar que cada Elemento del Plan de acceso al idioma del HHS se implemente en los respectivos programas y actividades de su agencia, incluso durante emergencias de salud pública.
2. La oficina o funcionario designado participará en al menos un grupo de trabajo interinstitucional o intrainstitucional centrado, al menos en parte, en la identificación y aplicación de prácticas eficaces para mejorar el acceso de las personas con LEP. La oficina o el funcionario designado propondrá prácticas eficaces al jefe de la agencia para garantizar que las políticas y los procedimientos se administran eficazmente.
3. Desarrollar políticas y procedimientos para recibir y abordar las preocupaciones o quejas sobre asistencia lingüística de clientes con LEP y clientes con discapacidades que requieran ayudas o servicios auxiliares para una comunicación eficaz de los programas y actividades financiados o administrados por el HHS y establecer políticas y procedimientos para mejorar los servicios.
4. Garantizar que las políticas, los procedimientos y todas las actividades de asistencia lingüística se desarrollen y apliquen en consonancia con las Normas Nacionales para Servicios Cultural y Lingüísticamente Apropiados (CLAS) en la Salud y Asistencia de salud (en inglés).
5. Compartir con el Comité Directivo de Acceso Lingüístico las políticas y procedimientos, destacando aquellos que podrían ser más eficaces o eficientes si se adoptaran en todo el Departamento o en todo el gobierno, de modo que el Comité Directivo de Acceso Lingüístico pueda incluir la información en el informe anual de situación.
6. Recopilar y compartir continuamente datos para supervisar la aplicación y la eficacia del plan. Esto puede incluir, entre otras cosas: realizar un inventario de los idiomas más frecuentes, identificar los principales canales de contacto con los miembros de la comunidad LEP (ya sea por teléfono, en persona, por correspondencia, a través de Internet, etc.), revisar los programas y actividades de los componentes para garantizar la accesibilidad lingüística, mantener un inventario de los asistentes a la formación sobre acceso lingüístico (incluidos los temas tratados), revisión del costo anual de los servicios de traducción e interpretación, y consulta con socios externos o socios de Atención de la salud y servicios humanos.

ELEMENTO 5: Notificación de la disponibilidad de asistencia lingüística gratuita

En un lenguaje sencillo, cada agencia del HHS informará proactivamente a las personas con conocimientos limitados del inglés de que disponen de asistencia lingüística gratuita a través del HHS o de entidades financiadas por el HHS.

Descripción:

Las agencias del HHS deben tomar medidas razonables para garantizar un acceso significativo a sus programas y actividades a las personas con LEP, incluida la notificación a las personas con LEP que sean clientes actuales o potenciales de la disponibilidad de asistencia lingüística gratuita. Los métodos de notificación deben incluir carteles, señales y folletos multilingües, así como declaraciones o eslóganes en los formularios de solicitud escritos en inglés y otro material informativo distribuido al público, incluidos los formularios electrónicos como los sitios web de las agencias. Los resultados de la evaluación del Elemento 1 deben utilizarse para informar a la agencia sobre las lenguas a las que deben traducirse las notificaciones, pero los programas y actividades de la salud del HHS deben proporcionar alguna información en las 15 lenguas más habladas según los datos pertinentes más recientes y la información vital para el usuario final. Como mínimo, las agencias deben proporcionar información sobre los derechos a la no discriminación y la disponibilidad de asistencia lingüística y ayudas auxiliares en los 15 idiomas más hablados en el estado según los datos pertinentes más recientes de la Oficina del Censo de los EE. UU. La OCR facilitará modelos de notificaciones en todas esas lenguas.

La OCR también recomienda que las agencias notifiquen a las personas con discapacidad que tienen derecho a una comunicación con la agencia que sea tan eficaz como la comunicación con los demás, incluido el suministro gratuito y oportuno de información vital a través de ayudas y servicios auxiliares adecuados.

Medidas de acción:

1. Designar una oficina o funcionario responsable de desarrollar y aplicar una estrategia de la agencia para notificar a las personas con LEP y a las personas con discapacidades que se pongan en contacto con la agencia o que estén siendo contactadas por la agencia, que tienen a su disposición asistencia lingüística sin costo alguno.
2. Distribuir y poner a disposición recursos, como la Guia para los beneficiarios de asistencia financiera federal con respecto a la prohibición del Título VI contra la discriminación por origen nacional que afecta a las personas con LEP (Guía LEP del HHS, en inglés)³⁴ y las Directrices Federales de Lenguaje Sencillo, directamente y a través de Internet a todos los beneficiarios, proveedores, contratistas, ³⁵ y vendedores actuales.
3. Proporcionar la formación continua y la asistencia técnica necesarias para que las entidades financiadas por el HHS sean conscientes de que los servicios de asistencia lingüística prestados para cumplir con el Título VI y la Sección 1557 deben proporcionarse sin costo alguno a quienes necesiten servicios de asistencia lingüística.
4. Presentar cada año fiscal una justificación presupuestaria para la elaboración y difusión de mensajes destinados a dar a conocer los servicios de asistencia lingüística disponibles.
5. Utilizar diversos métodos y redes, como anuncios de servicio público, medios de comunicación que no hablen inglés y recursos comunitarios y religiosos, para garantizar que las comunidades de personas con LEP a las que presta servicio la agencia sepan que los servicios de asistencia lingüística se prestan sin costo alguno para ellas. Además, busque oportunidades para informar a los socios de los servicios de salud y humanos y a las personas con LEP de que la Guía LEP del HHS también está disponible en otros idiomas además del inglés.
6. Elaborar y exponer de forma destacada eslóganes lingüísticos apropiados en documentos esenciales, páginas web disponibles actualmente sólo en inglés, o sólo disponibles en un número limitado de lenguas no inglesas, asistencia técnica y materiales de divulgación, así como otros documentos en los que se notifique al público destinatario que se dispone de asistencia lingüística gratuita y cómo puede obtenerse.
7. Destacar la disponibilidad de materiales orientados al consumidor en lenguaje sencillo y lenguas distintas del inglés en los sitios web del Departamento y garantizar que dichos materiales informen a las personas con LEP sobre los servicios de asistencia lingüística disponibles.

ELEMENTO 6: Formación del personal

Cada agencia del HHS destinará recursos y proporcionará a los empleados la formación necesaria para garantizar que la dirección y el personal comprendan y puedan aplicar las políticas y los procedimientos de este plan y del Plan de acceso lingüístico de sus respectivas agencias. La formación diseñada por el HHS y la agencia también debe garantizar que todos los empleados del HHS tengan acceso a información performativa y oportunidades de formación que apoyen su capacidad y habilidad para proporcionar una comunicación significativa a las personas con LEP.

El sistema podrá incluir además los siguientes componentes:

1. Obligaciones legales del Departamento y de la agencia de prestar servicios de asistencia lingüística.
2. Recursos de acceso lingüístico de los departamentos y agencias y puntos de contacto designados.
3. Identificar las necesidades lingüísticas de una persona LEP.
4. Trabajar con un intérprete en persona o por teléfono.
5. Solicitud de traducción de documentos.
6. Acceso y prestación de servicios de asistencia lingüística a través de empleados multilingües, intérpretes y traductores internos o personal contratado.
7. Deberes de responsabilidad profesional con respecto a las personas con LEP.
8. Ética de loa intérpretes.
9. Seguimiento del uso de los servicios de asistencia lingüística.
10. Consejos para prestar una asistencia significativa a las personas con LEP.
11. Cómo solicitar servicios de traducción e interpretación.
12. Cómo puede el público solicitar servicios o presentar una queja.

La formación en línea debe estar disponible para todos los empleados de forma periódica.

Descripción:

Para garantizar que los empleados del HHS comprenden la importancia de los servicios de asistencia lingüística tanto de interpretación como de traducción escrita y son capaces de prestarlos en todos sus programas y actividades a las personas con LEP, los directivos y los empleados de cara al público consideran la posibilidad de recibir formación sobre cómo prestar servicios de asistencia lingüística a sus clientes en el momento oportuno.

Las agencias deben designar una oficina o funcionario que supervise periódicamente la eficacia de la formación en asistencia lingüística impartida a los directivos y al personal de cara al público.

Medidas de acción:

1. Designar una oficina o funcionario responsable de desarrollar, aplicar y comprometer los recursos necesarios para formar a los empleados designados por la agencia para aplicar los Elementos de este plan que abordan la prestación de servicios de asistencia lingüística.
2. Desarrollar un proceso que garantice el conocimiento general del plan de la agencia por parte de los empleados.
3. Determinar qué miembros del personal deben recibir formación sobre la prestación de servicios de asistencia lingüística y las políticas, procedimientos y prácticas eficaces relacionados.
4. Colaborar con las oficinas de gestión y comunicación de la agencia para notificar a los empleados que su agencia proporciona asistencia lingüística e informa a los empleados sobre cómo proporcionar asistencia o ponerse en contacto de otro modo con la oficina o el funcionario responsable de garantizar la prestación de servicios de asistencia lingüística.
5. Difundir materiales de formación, ya sean de nueva creación o preexistentes, que ayuden a la dirección y al personal a procurar y proporcionar una comunicación significativa a las personas con LEP. El sistema federal de gestión del aprendizaje (LMS, por sus siglas en inglés) podría ser un recurso útil para consultar materiales de formación sobre, por ejemplo, la Sección 508 y las normas CLAS.
6. Desarrollar una página web de recursos específica en la intranet de la agencia que pueda servir como repositorio de procedimientos operativos estándar, documentos de orientación, materiales, oportunidades de formación, etc.

ELEMENTO 7: Evaluación y responsabilidad: Acceso, calidad, recursos e informes

Cada agencia del HHS evaluará periódicamente la accesibilidad y la calidad de las actividades de asistencia lingüística disponibles para las personas con LEP y las personas con discapacidad, mantendrá anualmente de los progresos realizados para un registro preciso de los servicios de asistencia lingüística prestados por la agencia, documentará los recursos financieros y de personal dedicados a la prestación de asistencia lingüística e informará aplicar plenamente este plan.

Descripción:

Para aumentar la disponibilidad y calidad de los servicios de asistencia lingüística, las agencias deben designar una oficina o funcionario que establezca una infraestructura para evaluar anualmente el programa de asistencia lingüística de su agencia y hacer recomendaciones de mejora. En concreto, la oficina o funcionario designado evaluará la eficacia y disponibilidad de los servicios prestados a las personas con LEP y a las personas con discapacidad, incluido el tiempo de espera de los clientes; la calidad de las traducciones escritas y de la interpretación; la utilización de los canales de comunicación adecuados; los obstáculos a la prestación de servicios; y la satisfacción general de los clientes con los servicios de asistencia lingüística prestados.

Medidas de acción:

1. Designar una oficina o funcionario responsable de desarrollar, implementar y comprometer los recursos necesarios para supervisar periódicamente y evaluar anualmente las prácticas y procedimientos pertinentes, centrándose en los progresos realizados por la agencia para mejorar y garantizar la calidad y precisión de los servicios de asistencia lingüística prestados a las personas con LEP y a las personas con discapacidad, al tiempo que se abordan los desafíos. ³⁶
2. Implementar métodos para medir las mejoras en el acceso lingüístico en programas y actividades individuales y tomar medidas para garantizar que dicha información se recopila de forma que aumente la comparabilidad, la precisión y la coherencia entre programas y actividades y tenga en cuenta las orientaciones proporcionadas por el Comité Directivo de Acceso Lingüístico.
3. Implementar un proceso para que las agencias informen anualmente al Comité Directivo de Acceso Lingüístico sobre los progresos realizados en la aplicación de cada Elemento de este plan, las prácticas eficaces y los obstáculos para mejorar su programa de Acceso Lingüístico, de acuerdo con los plazos de presentación de informes del Comité Directivo de Acceso Lingüístico.
4. Abordar, de acuerdo con las políticas y procedimientos elaborados en virtud del Elemento 4, las quejas recibidas en relación con los servicios y productos de asistencia lingüística, u otros servicios prestados por la agencia, de manera oportuna, y conservar un registro de cualquier resolución de dichas quejas. Siempre que sea posible, las resoluciones y acuerdos deben hacerse públicos.
5. Implementar métodos para medir las mejoras en el acceso lingüístico en programas y actividades individuales y tomar medidas para garantizar que dicha información se recopila y se comunica al Comité Directivo de Acceso Lingüístico.

ELEMENTO 8: Consultas con socios de salud y servicios humanos

Cada agencia del HHS entablará un diálogo sólido con los socios y consumidores de los servicios de salud y humanos, de acuerdo con esta y otras políticas federales, para identificar las necesidades de asistencia lingüística de las personas con LEP, aplicar estrategias de acceso lingüístico adecuadas para garantizar que las personas con LEP tengan un acceso significativo de acuerdo con las evaluaciones de las necesidades de los clientes y la capacidad de la agencia, y evaluar el progreso de forma continua. La información que proporcionen debe compartirse ampliamente dentro de cada agencia y del Departamento en su conjunto. Las agencias deben esforzarse por evitar pedirles información que hayan compartido previamente con el Departamento.

Cuando los servicios de asistencia lingüística no están fácilmente disponibles o una persona con LEP o una persona con discapacidad no sabe de la disponibilidad de servicios de asistencia lingüística, las personas con LEP y las personas con discapacidad tendrán menos probabilidades de participar o beneficiarse de los programas y servicios del HHS. Como resultado, muchas personas con LEP y personas con discapacidad pueden no buscar beneficios, programas y servicios del HHS; pueden no presentar quejas; y pueden no tener acceso a información crítica proporcionada por la agencia debido al acceso limitado a los servicios de asistencia lingüística. Las organizaciones que tienen un contacto significativo con personas con LEP, como escuelas, organizaciones religiosas, grupos comunitarios y grupos que trabajan con nuevos inmigrantes, pueden ser muy útiles para poner en contacto a las personas con LEP con los programas del HHS y sus servicios de asistencia lingüística. Las organizaciones comunitarias aportan una importante contribución al proceso de planificación del acceso lingüístico y a menudo pueden ayudar a identificar a las poblaciones para las que es necesaria la divulgación y que se beneficiarían de los programas y actividades del HHS. También pueden ser útiles para recomendar qué materiales de divulgación debe traducir el HHS. A medida que se traducen los documentos, las organizaciones comunitarias pueden ayudar a considerar si los documentos están escritos a un nivel adecuado para la audiencia. Las organizaciones comunitarias también pueden proporcionar información valiosa a la agencia para ayudar al HHS a determinar si sus servicios de asistencia lingüística son significativos para superar las barreras lingüísticas para las personas con LEP.

Descripción:

las agencias pueden obtener información y conocimientos importantes de los socios de los servicios de salud y humanos. Esta información puede ser fundamental para realizar evaluaciones de necesidades, capacidad y accesibilidad en el marco de los Elementos 1 y 7. Los socios de los servicios de salud y humanos pueden proporcionar a las agencias datos cualitativos y de primera mano sobre las necesidades de sus actuales y potenciales individuos con LEP.

El término "socios de atención de la salud y servicios humanos" debe incluir siempre a los beneficiarios, pero también debe considerarse de forma más amplia para incluir no sólo a los beneficiarios de la ayuda financiera federal, sino también a contratistas, grupos de defensa, instituciones religiosas, organizaciones no gubernamentales, administradores de hospitales, aseguradoras de la salud, traductores, intérpretes, clínicas de salud comunitarias y representantes de una amplia muestra representativa de la comunidad de acceso lingüístico, personas con discapacidades, etc. Las agencias también pueden utilizar estudios, informes u otros materiales relevantes elaborados por socios de los servicios de salud y humanos como formas de aportación.

Las consultas pueden adoptar muchas formas, desde la recopilación de información a través de webcasts de tipo townhall, (vídeo) conferencias telefónicas, cartas y reuniones en persona con socios de los servicios de salud y humanos, hasta la publicación de información en los sitios web de las agencias para que el público haga comentarios. Las agencias no deben esperar a que se pongan en contacto con los socios de los servicios de salud y humanos, sino que deben tomar la iniciativa y buscar activamente oportunidades para implicarlos. Las agencias tampoco deben esperar que los socios de los servicios de salud y humanos se reúnan en un momento y lugar convenientes para el gobierno. Como servidores públicos, las agencias deben estar dispuestas a consultar con los socios de los servicios de salud y humanos en el momento, lugar y forma que mejor faciliten una comunicación abierta.

Reconociendo que la traducción de documentos esenciales puede ser costosa y requerir mucho tiempo, se anima a los componentes a solicitar la opinión de las partes interesadas para determinar qué documentos deben darse prioridad para la traducción.

Medidas de acción:

1. Designar una oficina o funcionario responsable de identificar y desarrollar oportunidades para incluir a los socios de atención de la salud y servicios humanos en el desarrollo de políticas y prácticas que mejoren el acceso a los programas y actividades de la agencia para las personas con LEP y las personas con discapacidades.
2. Planificar y coordinar conversaciones con socios de los servicios de salud y humanos para evaluar la accesibilidad, precisión, adecuación cultural y calidad general de los servicios de asistencia lingüística de la agencia.
3. Compartir los planes y recursos de acceso lingüístico del HHS y de las agencias con los socios de los servicios de salud y humanos de forma accesible y solicitar sus comentarios. Incorporar las aportaciones de las partes interesadas en la atención de la salud a los planes de acceso lingüístico del HHS y de las agencias, según proceda y en consonancia con este plan.
4. Participar anualmente en al menos una sesión de escucha, ya sea organizada por una agencia específica o por el HHS en su conjunto, para conocer los retos y las oportunidades de mejora del programa de acceso lingüístico de la agencia. Estas sesiones de escucha deben dar lugar a medidas concretas por parte de la agencia.
5. Publicar los planes de acceso lingüístico y los recursos de las agencias en sus sitios web en formatos accesibles y en varios idiomas, así como información de contacto para recibir preguntas y comentarios. Siempre que sea posible, las agencias deben compartir los datos y la información pertinentes sobre el acceso lingüístico con los socios de los servicios de salud y humanos.

ELEMENTO 9: Información digital

Cada agencia del HHS desarrollará e implementará políticas escritas específicas y procedimientos estratégicos para garantizar que, de acuerdo con las evaluaciones de las necesidades de LEP, las necesidades de las personas con discapacidades y la capacidad de la agencia, la información digital sea apropiada, esté disponible y sea accesible para las personas con LEP que necesiten servicios de asistencia lingüística en idiomas distintos del inglés.

Descripción:

Para ayudar a garantizar que las personas con LEP tengan acceso digital/en línea a la información y los servicios del programa en su idioma, y para ayudar a garantizar que conozcan y puedan obtener la asistencia lingüística necesaria para acceder a la información y los servicios importantes del programa, cada agencia designará una oficina o funcionario responsable y capaz de establecer y mantener una infraestructura que distribuya eficazmente la información en línea en su idioma de una manera que promueva un acceso significativo para las personas con LEP. Además, la oficina o funcionario designado supervisará periódicamente la eficacia, calidad, legibilidad y accesibilidad de los materiales traducidos proporcionados en línea para promover la facilidad de uso y acceso.

Se anima a los componentes a trabajar con su personal interno de contenidos web y con la Oficina del Director de Informática (OCIO, por sus siglas en inglés) para evaluar y supervisar periódicamente los contenidos digitales traducidos con el fin de mejorar el acceso significativo de las personas con LEP.

El Departamento y sus componentes también deben cumplir la Sección 508 de la Ley de Rehabilitación de 1973 (Sección 508),³⁷ que exige a las agencias federales que garanticen que su tecnología de la información y la comunicación, incluidos los sitios web, los documentos electrónicos y las aplicaciones de software, sean accesibles para las personas con discapacidad. Los componentes colaborarán con la OCIO y con sus propios gestores de programas de la Sección 508 para garantizar que los contenidos digitales traducidos cumplan los requisitos de la Sección 508 a fin de mejorar el acceso de las personas con discapacidad.

Además de los requisitos del artículo 508, el artículo 504 exige que el HHS adopte las medidas oportunas para garantizar una comunicación eficaz con las personas con discapacidad, entre otras cosas mediante la prestación de ayudas auxiliares adecuadas, la aplicación de los principios del lenguaje sencillo y servicios tales como intérpretes de lengua de signos. Por ejemplo, en las reuniones virtuales esto significa que el HHS puede estar obligado a proporcionar un intérprete de lengua de signos y que la plataforma de reuniones virtuales utilizada debe ser capaz de acomodar una pantalla para un intérprete de lengua de signos que pueda ser vista por la persona con discapacidad que requiere el intérprete.³⁸ También se anima a los componentes a proporcionar información oportuna, como plazos o cambios significativos en las políticas, a través de vídeos en lengua de signos. ³⁹

Medidas de acción:

1. Designar una oficina o funcionario responsable y capaz de establecer y mantener una infraestructura que distribuya eficazmente información en línea en su idioma de forma que se promueva un acceso significativo para las personas con LEP, y supervisar periódicamente la eficacia, calidad, legibilidad y accesibilidad de los materiales traducidos.
2. En la esquina superior derecha del sitio web de la agencia en lengua inglesa, mostrar de forma destacada enlaces y/o símbolos a páginas y documentos que también están disponibles para su visualización o descarga en lenguas distintas del inglés, incluida la lengua de signos.
3. En la página de inicio en inglés de la agencia, mostrar de forma destacada enlaces que dirijan eficazmente a los visitantes a los servicios de interpretación telefónica en el idioma del visitante.
4. Notificar a los visitantes con LEP de las páginas web del HHS que la asistencia lingüística está disponible sin costo alguno en consonancia con los pasos de acción descritos en el Elemento 5, incluyendo soporte técnico multilingüe y alternativas para las personas que no pueden navegar por los espacios digitales.
5. Formar parte de al menos un grupo de trabajo interinstitucional o intrainstitucional que se centre en parte en hacer más accesibles los sitios web gubernamentales a las personas con LEP en varios idiomas y a las personas con discapacidad a través de diversos formatos multimedia.
6. Utilizar y promocionar los recursos de www.lep.gov proporcionando enlaces al sitio web LEP.gov en los sitios web de agencias y programas.
7. Desarrollar procedimientos para crear, publicar y actualizar contenidos web multilingües, materiales digitales y publicaciones en redes sociales que sean accesibles para todos los públicos.
8. Aprovechar las redes sociales, la difusión por correo electrónico y/o los servicios de mensajes de texto para aumentar el conocimiento y la utilización de los programas, actividades, servicios de asistencia lingüística y productos de la agencia disponibles en idiomas distintos del inglés por parte de las personas con LEP y las personas con discapacidades.
9. Aprovechar las políticas digitales del HHS y las normas de diseño web de los EE. UU. para obtener orientación sobre la orientación y las opciones de visualización multilingüe: https://designsystem.digital.gov/components/language-selector/ (en inglés).
10. Llevar a cabo una prueba de usabilidad con visitantes con LEP cada dos (2) años para recopilar datos (incluidos datos demográficos interseccionales y desglosados), identificar características y componentes que pueda ser necesario abordar para mejorar el acceso y la navegación de páginas web, productos o servicios en línea. Gestionar las expectativas de los visitantes teniendo en cuenta también las mejores prácticas de URL y la funcionalidad general del sitio. Al mostrar o exponer formularios, se debe tener en cuenta la experiencia del usuario que hace clic en los botones de solicitud a la acción y su recorrido por el ecosistema digital. Asegúrese de que los campos creados aceptan apellidos múltiples, nombres cortos y/o diacríticos.
11. Supervisar periódicamente la eficacia, calidad, legibilidad y accesibilidad de los materiales traducidos que se ofrecen en línea para promover la facilidad de uso y acceso. Considerar y evaluar periódicamente los avances tecnológicos, como la inteligencia artificial, incluido el aprendizaje automático, para agilizar la traducción, al tiempo que se recurre a traductores y editores humanos cualificados para su revisión.
12. Desarrollar esfuerzos de evaluación comparativa y evaluar periódicamente a través de datos (incluidos datos intersectoriales y datos desglosados), análisis, comentarios de los usuarios y mecanismos de retroalimentación de los clientes, como encuestas de satisfacción (en idiomas), para evaluar la utilidad de la información con el fin de determinar y subsanar carencias y centrar los recursos en la información y los servicios críticos en línea.
13. Mantener una lista de todos los contenidos en idiomas proporcionados en las páginas web de la agencia o en sitios web independientes.
14. En el caso de las reuniones virtuales, se debe asegurar de que la plataforma utilizada permite subtitular y de que la función de subtitulado está activada por el anfitrión. Como mejor práctica, se debe considerar la posibilidad de utilizar servicios de traducción en tiempo real, como Communication Access Realtime Translation (CART), para garantizar una mayor precisión de los subtítulos.
15. En el caso de las reuniones virtuales, se debe asegurar de que los participantes puedan resaltar la pantalla de otro participante y mantener el foco en esa pantalla para que los usuarios de lengua de signos puedan centrarse en un intérprete de lengua de signos, aunque el intérprete no esté hablando.
16. Como mejor práctica para las reuniones virtuales, se debe ofrecer a los asistentes la opción de solicitar ayudas y servicios auxiliares o modificaciones razonables en la invitación a la reunión para que las personas con discapacidad puedan participar en ella. En la práctica, esto equivaldrá generalmente a solicitar subtítulos y/o intérpretes de lengua de signos para que los asistentes con discapacidad puedan participar. La asegurar solicitud podrá exigir que cualquier solicitud de ayudas y servicios auxiliares o de modificaciones razonables se presente antes de una determinada fecha anterior a la reunión para que el organizador de la misma disponga de tiempo suficiente.

ELEMENTO 10: Garantía de subvención y cumplimiento de los beneficiarios de fondos del HHS

Cada agencia de concesión del HHS se asegurará de que los beneficiarios de los premios comprendan y cumplan las obligaciones que les imponen las leyes y reglamentos sobre derechos civiles aplicados por el HHS que les obligan a prestar servicios de asistencia lingüística. Además, cada una de estas agencias se esforzará por proporcionar financiación directa específicamente para el acceso lingüístico, con el fin de aumentar los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y puntos de referencia aquí establecidos.

Descripción:

Los beneficiarios de fondos federales deben cumplir las leyes federales de derechos civiles y notificar por escrito su obligación legal y el cumplimiento de la normativa en lo que respecta al acceso lingüístico.
Las revisiones de los programas pueden brindar a los revisores la oportunidad de determinar si los beneficiarios cumplen la normativa sobre programas y derechos civiles. Para ayudar a garantizar que los beneficiarios de la financiación del HHS cumplen sus obligaciones en materia de programas y derechos civiles, deben incluirse en los anuncios de subvenciones, requisitos y políticas orientaciones sobre derechos civiles y una mayor supervisión del cumplimiento. Las quejas deben tratarse de manera oportuna y razonable.

Medidas de acción:

1. Designar una oficina o funcionario responsable de trabajar con  ASFR o la oficina presupuestaria pertinente y garantizar 1.) el desarrollo de un mecanismo para financiar los servicios de asistencia lingüística prestados por los beneficiarios; y 2.) el establecimiento de un calendario razonable para proporcionar financiación para los servicios de asistencia lingüística en función del tamaño del beneficiario, la población atendida y la capacidad para cubrir los costos de los servicios de asistencia lingüística a través de recursos no financiados con fondos federales.
2. Designar una oficina o funcionario responsable de garantizar que los destinatarios: 1.) sean conscientes de sus obligaciones de acceso lingüístico en virtud del Título VI y la Sección 1557; 2.) tengan planes para atender a las personas con LEP y a las personas con discapacidad que garanticen que sus programas y actividades son capaces de cumplir con las garantías que ofrecen a cambio de los fondos del HHS; ⁴⁰ 3.) comprendan el proceso para incluir partidas presupuestarias en sus propuestas para prestar servicios de asistencia lingüística;⁴¹ 4.) informen anualmente de la cantidad y el tipo de servicios de asistencia lingüística prestados a sus clientes y de los idiomas en los que se prestaron;⁴² 5.) resuelvan y documenten las quejas de forma oportuna; y) informen anualmente de la cantidad y el tipo de servicios de asistencia lingüística prestados a sus clientes y de los idiomas en los que se prestaron los servicios.
3. En consulta con la oficina de subvenciones, desarrollar e incorporar requisitos o mejores prácticas en materia de LEP en los anuncios de oportunidades de financiación, por ejemplo, exigir a los solicitantes que presenten procedimientos o políticas de acceso lingüístico con sus solicitudes, proporcionar avisos de la disponibilidad de servicios de asistencia lingüística sin costo alguno, proporcionar documentos esenciales del programa en los idiomas más hablados por las comunidades a las que sirven, incluir presupuestos en sus solicitudes para proporcionar servicios de asistencia lingüística, demostrar la capacidad de servir a las comunidades con LEP y a las personas con discapacidad, etc.
4. Formar al personal de la agencia que se comunica con las entidades financiadas por el HHS sobre los requisitos del Título VI y el Artículo 1557, y ofrecer recursos de formación para promover el conocimiento de las Directrices del HHS sobre las personas con LEP. Garantizar que el personal del programa de la agencia pueda informar a los beneficiarios actuales y potenciales de los fondos de la agencia de sus obligaciones en virtud de los estatutos y reglamentos federales de derechos civiles, especialmente las obligaciones en virtud del Título VI y la Sección 1557 con respecto a la accesibilidad para personas con LEP, incluida la garantía de que las personas con LEP puedan utilizar los servicios de asistencia lingüística.
5. Incorporar preguntas sobre accesibilidad lingüística y comunicación significativa en las revisiones de los programas in situ, cuestionarios o encuestas de la agencia diseñados para determinar el cumplimiento de las obligaciones de la subvención.
6. Garantizar que el lenguaje y las orientaciones sobre el cumplimiento de los derechos civiles se incluyan en los materiales de divulgación de los programas de cada agencia de concesión de subvenciones en la medida de lo posible, lo que incluye garantizar el cumplimiento por parte del personal del programa del beneficiario, los sub-receptores y los contratistas.
7. Elaborar materiales orientados a los beneficiarios en los que se expliquen las responsabilidades de éstos en el cumplimiento de las leyes y reglamentos federales en materia de derechos civiles, con enlaces a las orientaciones pertinentes y formularios de denuncia en materia de derechos civiles en varios idiomas y formatos multimedia.
8. Proporcionar y promover enlaces a recursos y documentos de asistencia técnica en la(s) página(s) web del programa de la agencia que concede la subvención.

APÉNDICE B: Definiciones

Nota: Cualquier definición relacionada que pueda emitirse en virtud de la Sección 1557 complementará o sustituirá a las amplias definiciones de trabajo que se exponen a continuación.

APÉNDICE C: Recursos relacionados con el acceso lingüístico

• Agencia para la investigación y la calidad de la atención de la salud: 
  https://www.ahrq.gov/teamstepps-program/resources/additional/check-back.html https://www.ahrq.gov/teamstepps-program/resources/additional/cus-words.html
• Asociación Americana de Traductores
  https://www.atanet.org/
• Comisión de Certificación de Intérpretes de la Salud
  https://cchicertification.org/
• Oficina de Servicios Lingüísticos del Departamento de Estado: Preguntas frecuentes - Estados Unidos Departamento de Estado
  https://www.state.gov/frequently-asked-questions-office-of-language-services/
• Grupo de Trabajo Interinstitucional Federal sobre Conocimientos Limitados de Inglés (LEP)
  www.lep.gov
• Directrices federales sobre el lenguaje sencillo
  www.plainlanguage.gov/howto/guidelines/FederalPLGuidelines/TOC.cfm
• Formación sobre la salud en línea: Guía para escribir y diseñar sitios web sobre la salud fáciles de usar
  https://health.gov/healthliteracyonline/2010/Web_Guide_Health_Lit_Online.pdf
• Mesa redonda interinstitucional sobre las lenguas
  www.govtilr.org/
• Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés): Normas para traducción, interpretación y tecnología relacionada (ASTM F43, ISO/TC 37/SC 5)
  https://www.iso.org/committee/654486.html
• Plan de acción nacional para mejorar la formación sobre la salud
  www.health.gov/communication/HLActionPlan/
• Consejo Nacional de Certificación de Intérpretes Médicos
  https://www.certifiedmedicalinterpreters.org/
• Consejo Nacional de Interpretación en la atención de la salud
  https://ncihc.memberclicks.net/
• Oficina de Derechos Civiles: Recursos de acceso lingüístico
  www.hhs.gov/lep
• Oficina de Salud de las Minorías: Normas nacionales CLAS
  https://thinkculturalhealth.hhs.gov/clas

Endnotes

¹ Este plan se centra principalmente en el acceso significativo para las personas con LEP, sin embargo, el Departamento reconoce los requisitos para la comunicación efectiva con las personas con discapacidad en virtud de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación y la Sección 1557 de la Ley de Cuidado de Salud Asequible. Aunque este plan no se centra principalmente en la comunicación eficaz con las personas con discapacidad, muchos aspectos del mismo también se aplican para garantizar que las agencias se comunican eficazmente con las personas con discapacidad y, por lo tanto, el plan hace referencia a algunos requisitos de comunicación eficaz, aunque ciertamente no a todos.

² U.S. Census Bureau 2021 American Community Survey, Why We Ask Questions About Languages Spoken At Home (14 de noviembre de 2022), https://www.census.gov/acs/www/about/why-we-ask-each-question/language/.

³ Véase, por ejemplo, U.S. Dep't Health and Human Servs., HHS Action Plan to Reduce Racial and Ethnic Health Disparities: Implementation Progress Report 2011-2014, Plan de acción del HHS para reducir las disparidades raciales y étnicas en salud: Informe sobre los progresos realizados 2011-2014 | ASPE .

⁴ The Disparities Solution Center (septiembre de 2012), https://www.ahrq.gov/sites/default/files/publications/files/lepguide.pdf.

⁵Id. en iii. Véase también EO 14031, 86 Fed. Reg. en 29675, Sec. 1 (donde se señalan los elevados índices de LEP entre las crecientes comunidades de estadounidenses de origen asiático (AA, por sus siglas en inglés) y hawaianos nativos e isleños del Pacífico (NHPI, por sus siglas en inglés) del país, y que "el aislamiento lingüístico y la falta de acceso a servicios de asistencia lingüística siguen dejando fuera de las oportunidades a muchas personas AA y NHPI").

⁶ La Orden Ejecutiva (OE) 13985 requiere que cada agencia "elabore un plan para abordar cualquier barrera potencial que las comunidades e individuos desatendidos puedan enfrentar para inscribirse y acceder a los beneficios y servicios de los programas federales."

⁷ La OE 13995 creó el Grupo de Trabajo sobre Equidad de Salud COVID-19, encargado de formular recomendaciones para que las agencias proporcionen una comunicación, mensajes y divulgación eficaces y culturalmente adaptadas a las comunidades desatendidas.

⁸ La OE 14031 ordena al secretario Becerra que copresida la Iniciativa de la Casa Blanca sobre Asiático Americanos, Nativos de Hawái e Isleños del Pacífico (WHIAANHPI, por sus siglas en inglés), un grupo de trabajo federal interinstitucional dirigido a "promover la equidad, la justicia y las oportunidades para las comunidades AA y NHPI mediante la coordinación de los esfuerzos federales interinstitucionales de formulación de políticas y desarrollo de programas para eliminar las barreras a la equidad, la justicia y las oportunidades a las que se enfrentan las comunidades AA y NHPI." El acceso lingüístico es una de los tres temas clave que afectan a la salud y el bienestar de las comunidades AA y NHPI.

⁹ La OE 14091 exige a las agencias que "consideren las oportunidades de . . . mejorar la accesibilidad para las personas con discapacidad y mejorar los servicios de asistencia lingüística para garantizar que todas las comunidades puedan relacionarse con las respectivas oficinas de derechos civiles de las agencias, entre otras cosas aplicando plenamente el Decreto 13166 de 11 de agosto de 2000 (Mejora del acceso a los servicios para las personas con dominio limitado del inglés)".

¹⁰ La OE 13166 ordena a las agencias federales que mejoren el acceso a los programas y actividades financiados con fondos federales de las personas con un dominio limitado del inglés, y que implanten un sistema mediante el cual las personas con un dominio limitado del inglés puedan acceder de forma significativa a los servicios de la agencia. Executive Order (EO) 13166, Mejorar el acceso a los servicios para las personas con conocimientos limitados de inglés (12 de diciembre de 2000).

¹¹ El artículo 1557 de la Ley de Asistencia Asequible establece que "una persona no podrá, por los motivos prohibidos en virtud del Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (42 U.S.C. 2000d y siguientes) [raza, color, origen nacional (es decir, LEP)]." 42 USC, título 15, artículo 18116(a).

¹²Véase Plan de Acción de Equidad, 3 "(Desde la publicación de la OE 13985 el 20 de enero de 2021, el HHS se ha centrado en tomar medidas para avanzar continuamente en la equidad, que es una prioridad máxima para el presidente Biden y el secretario Becerra del HHS."), 5 ("Bajo el liderazgo del secretario Becerra, el HHS ha priorizado la restauración de los esfuerzos para proporcionar servicios de asistencia lingüística adecuados a sus respectivos programas."

¹³ Mem. de Dep. Sec. Andrea Palm a los directores de las divisiones operativas y de personal (6 de octubre de 2022) (archivado por la OCR);
véase también Comunicado de prensa, El HHS toma medidas para eliminar las barreras lingüísticas | HHS.gov 
(6 de octubre de 2022).

¹⁴ Mem. from OCR Dir. Melanie Fontes Rainer a los directores de las divisiones operativas y de personal (7 de octubre de 2022) (en los archivos de la OCR).

¹⁵Id.

¹⁶ Palm Mem., 1. El Comité Directivo de Acceso Lingüístico cuenta con cinco subcomités en los que sus miembros pueden participar: Responsabilidad/Rendición de cuentas, interpretación oral, tecnologías de la información, traducción escrita y recursos para los beneficiarios del HHS.

¹⁷Véase el Apéndice A.

¹⁸ Los términos que aparecen en negrita y subrayados se incluyen en el glosario del Apéndice B.

¹⁹ Este Plan de Acceso Lingüístico sólo pretende mejorar la gestión interna de las agencias del HHS y no crea ningún derecho o beneficio, sustantivo o procesal, exigible en derecho o equidad por una parte contra los Estados Unidos, sus agencias, sus funcionarios o empleados, o cualquier persona.

²⁰ El Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, en su versión modificada (42 USC § 2000d), prohíbe la discriminación por motivos de raza, color u origen nacional (incluyendo LEP) en los programas y actividades que reciben ayuda financiera federal. Véase 45 C.F.R. § 80.

²¹ La sección 1557 de la Ley de Protección al Paciente y Cuidado de Salud Asequible (42 U.S.C. § 18116) prohíbe la discriminación por motivos de raza, color, origen nacional (incluyendo LEP), sexo, edad o discapacidad en cualquier programa o actividad de salud que reciba asistencia financiera federal del HHS o sea administrado por el HHS.

²² En concreto, estas leyes exigen que se tomen medidas razonables para proporcionar un acceso significativo a las personas con LEP (artículo 1557; Orientación a los beneficiarios de ayuda financiera federal en relación con la prohibición del Título VI contra la discriminación por origen nacional que afecte a las personas con conocimientos limitados de inglés, 68 Reg. Fed. 47311, 47320 (8 de agosto de 2003)), y debe proporcionarse a las personas igualdad de oportunidades para participar en los programas y beneficiarse de ellos 
(Título VI, Sección 1557).

²³ En virtud del Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964 y el reglamento de aplicación, el hecho de que un beneficiario de asistencia financiera federal no tome medidas razonables para proporcionar un acceso significativo a las personas con LEP a los programas y actividades cubiertos podría violar el Título VI

²⁴ Existen diferentes normas legales para la comunicación con personas con LEP y con discapacidad, es decir, "comunicación efectiva" y "acceso significativo", por lo que las mantenemos diferenciadas.

²⁵Véase 45 C.F.R. § 85.51.

²⁶ Título II de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 (42 U.S.C. §§ 12131-12134), modificada por la Ley de Enmiendas de la ADA de 2008 (Ley de Enmiendas de la ADA) (L. Pub. No. 110-325, 122 Stat. 3553 (2008)), prohíbe la discriminación por motivos de discapacidad por parte de las entidades públicas. En general, la normativa de la ADA designa al HHS como la agencia responsable de investigar las denuncias de discriminación en "programas, servicios y actividades normativas relacionados con la prestación de asistencia de salud y servicios sociales". 28 C.F.R. § 35.190(b)(3).

²⁷ El artículo 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973, en su versión modificada (29 USC § 794), prohíbe la discriminación de personas cualificadas por motivos de discapacidad en programas y actividades que reciban ayuda financiera del HHS 
(45 C.F.R. § 84), y en programas o actividades llevados a cabo por el HHS (45 C.F.R. § 85).

²⁸ La Sección 508 de la Ley de Rehabilitación de 1973 (29 USC § 794(d)) prohíbe la discriminación por motivos de discapacidad en la tecnología de la información y la comunicación en lo que respecta a los programas y actividades llevados a cabo por el HHS.

²⁹ Aunque estos puntos de referencia abordan específicamente las barreras de acceso lingüístico para las personas con LEP, también pueden aplicarse las obligaciones de comunicación efectiva y accesibilidad para las personas con discapacidad. El Departamento y sus componentes deben tomar las medidas adecuadas para garantizar que sus comunicaciones con las personas con discapacidad sean tan eficaces como sus comunicaciones con los demás.

³⁰Véase el Apéndice A para más detalles.

³¹ Si bien algunos acrónimos se deletrean aquí para facilitar la lectura, otros acrónimos y abreviaturas utilizados aquí se deletrean en las secciones Introducción y Política de acceso lingüístico e implementación del documento titulado Plan de acceso lingüístico HHS 2023, que también incluye citas de autoridades.

³² Los términos que aparecen en negrita y subrayados se incluyen en el glosario del Apéndice B. Por "agencia" se entienden todas las Divisiones Operativas y las Divisiones de Personal. Véase Apéndice B para más detalles.

³³ El Departamento está obligado a tomar las medidas adecuadas para garantizar una comunicación efectiva con las personas con discapacidad en virtud de las leyes federales de no discriminación, incluida la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación y la Sección 1557 de la Ley de Cuidado de Salud Asequible. Este Plan de Acceso Lingüístico incluye algunas recomendaciones para ayudar a avanzar en la comunicación efectiva, pero no cubre todas las obligaciones de comunicación efectiva que exige la ley.

³⁴ 68 Reg. Fed. 47311 (8 de agosto de 2003).

³⁵ En consecuencia, los requisitos de acceso lingüístico deben incluirse en las declaraciones de trabajo para garantizar que sea un mandato contractual. Para garantizar que las disposiciones contractuales cumplen la legislación federal en materia de contratación, deberá consultarse a la Oficina del Subsecretario de Recursos Financieros.

³⁶Véase Guía de pedidos de servicios en lengua extranjera del Grupo de Trabajo Interinstitucional sobre Dominio Limitado del Inglés, https://www.gsa.gov/system/files/Foreign_Language_Services_(1).pdf.

³⁷ 29 U.S.C. 794d. La Sección 508 exige que el HHS cumpla las Pautas de Accesibilidad al Contenido en la Web (WCAG, por sus siglas en inglés) 2.0 Nivel A y AA para el contenido web, incluidas las reuniones virtuales organizadas por el HHS. WCAG 2.0 es un conjunto de recomendaciones para hacer más accesibles los contenidos web. WCAG 2.0 está disponible en https://www.w3.org/TR/WCAG20/.

³⁸ Esta no es una lista exhaustiva de los requisitos de la Sección 508 o la Sección 504.

³⁹ Aquí se pueden encontrar ejemplos de cómo hacer accesibles los medios de audio y vídeo: https://www.w3.org/WAI/media/av/sign-languages/.

⁴⁰ Todos los beneficiarios de fondos del HHS deben firmar un formulario HHS 690 que declara que cumplirán las leyes federales de derechos civiles; el Título VI y la Sección 1557 incluyen requisitos de LEP y se incluyen en el HHS 690. Sin embargo, los beneficiarios de la ayuda financiera del HHS a menudo no comprenden plenamente sus obligaciones con respecto al LEP en virtud de estas leyes.

⁴¹ Las oficinas o funcionarios designados deberán coordinarse con el ASFR en esta meta.

⁴² Las oficinas o funcionarios responsables de la aplicación del Elemento 10 deberán coordinarse con la oficina o funcionario responsable de la aplicación del Elemento 7.