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Título X Programa de la Serie de Instrucciones

Departamento de Salud y Servicios Humanos
Oficina de Salud Pública y Ciencia
Oficina de Asuntos de la Población

Memorando

Fecha: 17 de Octubre 2005

De: Subsecretario Adjunto para Asuntos de la Población

Asunto: Programa de Instrucción de la serie OPA, la OPA 5.2: Políticas de Administración

Para: Administradores Regionales de Salud, Regiones I-X

Esta exposición sirve como notificación oficial de las actuales políticas administrativas de la Oficina de Planificación de la Familia, Oficina de Asuntos de la Población. La intención de estas políticas es la de mantener la gestión de programas y documentación eficaces de las actividades del programa en lo relativo a las responsabilidades del programa en la administración de subvenciones a proyectos.

  1. Rescisión de Avisos Subvenciones Política Proceso (GPPNs)

    En marzo de 2005, la Oficina de Salud Pública y Ciencia oficialmente rescindió el GPPNs previamente utilizados para guiar la administración de las subvenciones de planificación familiar. Las referencias oficiales para las operaciones de gestión de las subvenciones son la concesión de subvenciones de la Agencia Manual de Administración (AAGAM) y la Política de Becas Directivas (GPDS). Correspondientes a los Capítulos AAGAM, transmisiones de información, y GPDS se puede encontrar en http://intranet.grantsinfo.hhs.gov. (Ver Anexo # 1)

  2. Oficial Archivo de subvención

    Todas las acciones concesionario oficial deberá ser incluido en el expediente de subvención oficial mantenida en la Oficina de Salud Pública y Ciencia (OASH) Oficina de Administración de Subvenciones (OGM). Esto incluye pero no limitado a: informes visite el sitio; programa de revisión de los informes, planes de acción correctiva, asistencia técnica concesionario y / o informes de capacitación, y toda la correspondencia entre el personal federal de planificación familiar y la agencia concesionaria. Además, todas las comunicaciones orales con los beneficiarios acerca de las cuestiones pertinentes que rodea las actividades de subvención deben estar documentados. Este registro debe incluir lo siguiente:

    • Fecha de Inicio de Comunicación
    • Fecha de la respuesta o comunicación continua
    • Oficina Regional de
    • Programa Persona Mayor (s)
    • Nombre del Beneficiario
    • Subvención Número
    • Beneficiario Persona personal involucrado
    • Tema o asunto
    • Tipo de contacto (conversación telefónica, en la discusión de, reunión, etc.)
    • Resumen de la discusión

    Una forma recomendada para la documentación de esta información se adjunta. La planificación familiar al personal del programa debe responder a las llamadas telefónicas, correos electrónicos y otras preguntas dentro de 48 horas. Corresponde a personal federal programa de planificación familiar que transmita la información mencionada en el párrafo anterior a los OGM OASH por lo menos trimestralmente para su inclusión en el Archivo Oficial de subvención. (Ver Anexo # 2)

  3. Respuesta a la solicitud de pedidos de donatarios que requieren la aprobación previa

    Las solicitudes de peticiones iniciadas concesionario-que requieren la aprobación previa debe ser presentada por medios electrónicos o por escrito a la Oficina OASH de Subvenciones. Después de acuerdo con la oficina del programa de planificación familiar (según proceda), la Oficina de Administración de Subvenciones OASH responderá a las solicitudes que se traducen en la emisión de un anuncio de contrato o la correspondencia oficial dentro de 30 días a partir de la fecha de recepción de la solicitud. En el caso de que la petición sigue en estudio, el beneficiario será informado de la demora en el plazo de 30 días. Ejemplos de las solicitudes de aplicación incluyen, pero no se limitan a, las revisiones presupuestarias, la eliminación de condiciones especiales, y las revisiones del programa del plan. Los concesionarios se espera para obtener aprobación previa antes de incurrir en costes o la realización de actividades que requieren la aprobación de la oficina antes de la adjudicación. Todas las peticiones y las respuestas deben ser incluidos en el expediente de subvención oficial. (Ver Anexo # 3)

  4. Informes financieros de estado

    Revisión de informes de estado financiero es responsabilidad de la Oficina OASH de Subvenciones. Informes de Situación Financiera (IEF) deben ser presentadas por los beneficiarios a la Oficina de Administración de Subvenciones OASH dentro de los 90 días siguientes al final del período presupuestario concesionario. La Oficina de Administración de Subvenciones OASH notificará a los beneficiarios por escrito dentro de los 30 días siguientes a la vez que el FSR se convierte en delincuente que la no presentación de la FSR requiere un plazo de 30 días a partir de la fecha de la carta puede resultar en el sorteo por las restricciones o denegación de la financiación futura. (Ver Anexo # 4)

Alma L. Golden, MD, FAAP
Subsecretario Adjunto para Asuntos de la Población

Attachments:

  1. "Aviso para Rescindir Formalmente Proceso de Donación Avisos Política," (28 de abril de 2005, memorando de John Jarman, OASH Ejecutivo).
  2. OASH informe de contactos (muestra).
  3. "El cumplimiento de GPD Parte 3.05 (D) 2 Proceso de Requerimientos", (28 de abril de 2005, memorando de John Jarman, OASH Ejecutivo).
  4. "El cumplimiento de GPD parte 1.04.104-3 (C) Las subvenciones 2q oficial de gestión de responsabilidades, revisión de informes de estado financiero," (4 de marzo de 2005, memorando de Karen Campbell, Director de la Oficina OASH de Subvenciones).