Departamento de Salud y Servicios Humanos

Departamento de Agricultura de los EE.UU.

Estimados Oficiales Estatales de Salud y Bienestar:

Sujeto: Normas Escritas sobre Preguntas de Ciudadanía, Estado de Inmigración y Números de Seguro Social en Solicitudes Estatales de Medicaid, el Programa Estatal de Seguro de Salud para Niños (SCHIP), Asistencia Temporera para Familias Necesitadas (TANF) y Beneficios del Programa de Cupones para Alimentos.


Desde el 1993, la Administración del Presidente Clinton y los estados han trabajado diligentemente para asegurar que personas elegibles estén inscritas y tengan acceso a programas de beneficios y servicios federales. La ayuda brindada por el Medicaid, el Programa Estatal de Seguro de Salud para Niños (SCHIP), el programa de Asistencia Temporera para Familias Necesitadas (TANF) y el programa de Cupones para Alimentos es crítica para todas las familias de bajo ingreso que son elegibles para recibir estos beneficios, especialmente para las que están intentando hacer la transición de asistencia pública a empleo. La Administración continuará trabajando con los estados para reducir y eliminar impedimentos de acceso que desaniman la participación de personas elegibles en los programas, incluyendo a participantes que son miembros de familias inmigrantes. Por ejemplo, en mayo del 1999, el Servicio de Inmigración y Naturalización (INS) publicó una guía extensiva sobre las normas utilizadas para determinar lo que es una carga pública. Esta guía fue publicada como respuesta a las preocupaciones que existen en comunidades de inmigrantes sobre las consequencias de participar en programas de asistencia pública tales como TANF, Medicaid, SCHIP y el programa de Cupones para Alimentos. También hemos trabajado con los estados para simplificar los procedimientos y los formularios de solicitar asistencia y para reducir las barreras administrativas para inscribirse.


Sin embargo, información reciente enfoca la atención en otro impedimento: el hecho de que niños que son ciudadanos de los EE. UU. y otras personas elegibles que viven en familias de inmigrantes todavía puedan ser disuadidos de solicitar beneficios porque temen responder a ciertas preguntas en la solicitud que puedan revelar el estado de inmigración y los números de seguro social (SSNs) de miembros de la familia que no están buscando asistencia. Esta preocupación parece provenir de una incertidumbre entre las familias de inmigrantes sobre la confidencialidad de la información dada a los estados y el miedo de que los estados puedan dar esta información al INS. Aunque las leyes federales a veces pueden requerir que los estados hagan estas preguntas, muchos estados están requiriendo que personas que no están solicitando beneficios den información sobre su estado de inmigración y/o su número de seguro social, aun cuando esta información no es legalmente requirida. El Título VI del Acta de los Derechos Civiles de 1964 prohibe la discriminación por raza, color, y país de origen por parte de las entidades que reciben fondos federales. Si los requisitos para solicitar y los procedimientos estatales tienen el efecto de prevenir que solicitantes elegibles y beneficiarios que viven en familias de inmigrantes disfruten y tengan igualdad de acceso a estos programas de beneficios por motivos de su origen nacional, los estados pueden estar violando el Título VI inadvertidamente.


Para ayudar a los estados a entender su responsabilidad de inscribir a niños y a familias elegibles, y para reducir y eliminar impedimentos contra el acceso, estamos proporcionando esta guía y las preguntas y respuestas adjuntas. Esta información clarifica cuándo un estado está requerido a pedir información sobre la ciudadanía, el estado de inmigración, y los números de seguro social (SSNs) en formularios para solicitar beneficios de un conjunto de programas o de un programa individual, cuándo un estado no tiene que hacerlo, y las circunstancias bajo las cuales un estado puede o no negar beneficios si un solicitante no provee la información solicitada por el estado. La guía y las preguntas y respuestas adjuntas a esta carta también clarifican la política en el programa de TANF y presentan una nueva política en el programa de Cupones para Alimentos para dar más flexibilidad a los estados al diseñar sus solicitudes y procedimientos para eliminar impedimentos de acceso para los niños y adultos en familias de inmigrantes que son elegibles.

La Sección I de la guía presenta reglas básicas sobre preguntas de ciudadanía y del estado de inmigración durante el proceso de solicitud. La Sección II explica cómo se aplican los requisitos básicos del Acta de Derecho de Mantener Información Privada a preguntas que tienen que ver con los números de seguro social en las solicitudes para recibir beneficios. La Sección III describe el contenido de las preguntas y respuestas que acompañan. Estas preguntas y respuestas son una parte íntegra e importante de esta guía, ya que describen las reglas específicas y como estas se aplican a los programas de Medicaid, SCHIP, TANF y de Cupones para Alimentos. Finalmente, la Sección IV provee sugerencias específicas para ayudar a los estados a cambiar sus solicitudes y procedimientos para eliminar impedimentos de acceso en cumplimiento con esta guía.




I Requisitos para solicitudes y preguntas sobre la ciudadanía o el estado de inmigración.


Bajo la ley federal, los estados tienen que establecer cuál es el estado de ciudadano o inmigrante de los solicitantes para los programas de Medicaid (con la excepción de Medicaid para servicios de emergencia), SCHIP, TANF, y Cupones para Alimentos. Sin embargo, los estados no pueden requerir que los solicitantes den información sobre la ciudadanía o el estado de inmigración de cualquier miembro de la familia o de la casa que no esté solicitando beneficios. Tampoco pueden negar beneficios a un solicitante porque un miembro de la familia o de la casa que no esté solicitando beneficios no haya revelado su estado como ciudadano o como inmigrante.


Entonces, por ejemplo, en el programa de Medicaid, si se solicitan los beneficios solamente para el niño, el niño se considera como el solicitante, y el estado está requerido a establecer el estado del niño como ciudadano o como inmigrante, pero no el de sus padres. Además, el estado no puede negar los beneficios al niño, si este es elegible, porque los padres del niño no hayan proveído información para establecer que ellos son ciudadanos o inmigrantes calificados.


Es importante enfatizar que cada programa de beneficios federales tiene reglas y políticas un poco diferentes al determinar quien es y quien no es un solicitante. Mientras los programas de Medicaid y de SCHIP dejan y, verdaderamente alientan, que los niños soliciten y reciban beneficios como individuos, los programas de TANF y de Cupones para Alimentos generalmente requieren que las familias apliquen para los beneficios como una unidad. Las preguntas y respuestas siguientes explican en detalle cómo las reglas del estado para establecer el estado de ciudadano o de inmigrante son aplicadas en cada programa de beneficios.




II Requisitos para la Solicitud y Preguntas sobre los Números de Seguro Social


Los estados tienen que cumplir con el Acta de Derecho de Mantener Información Privada y otras leyes federales cuando piden que un individuo revele su número de seguro social. Bajo el Acta de Derecho de Mantener Información Privada, Sección 7(a), los estados no pueden negar a un individuo ningún derecho, beneficio, o privilegio dado por ley porque el individuo se niegue a revelar su número de seguro social (SSN), a menos que tal revelación sea requerida por una ley federal o que el estado mantenga un sistema de archivos en existencia y operación desde antes del 1ro de enero de 1975, y la revelación del SSN sea requerida bajo un estatuto o regulación adoptado antes de esta fecha para verificar la identidad de un individuo.


Cuando un estado no está autorizado a requerir que un individuo revele su SSN, el estado le puede pedir a las personas que proporcionen esta información voluntariamente. No obstante, bajo el Acta de Derecho de Mantener Información Privada, cada vez que una agencia del estado solicita que un individuo revele su SSN, esa agencia "informará a ese individuo si esa revelación es mandatoria o voluntaria, bajo cual estatuto u otra autoridad ese número esta solicitado, y cómo se usará el número" (Acta de Derecho de Mantener Información Privada 1974 Sección 7(b)).


Los estados pueden solicitar los SSNs de padres que no están solicitando beneficios para verificar el ingreso, pero para evitar una violación potencial del Acta de Derecho de Mantener Información Privada, el estado tiene que indicar claramente que el dar esta información es voluntario y que su SSN se usará solamente, por ejemplo, para verificar el ingreso. Los estados también deben de informar a los padres que no están solicitando beneficios, y que el no revelar sus SSNs no afectará la elegibildad de su niño, si el niño es elegible para recibir los servicios.


El Acta de Derecho de Mantener Información Privada, como regla general, prohibe que los estados nieguen beneficios a ciertos solicitantes que no revelan sus SSNs, si el revelarlos no es requerido por un estatuto federal. Además, aparte de las prohibiciones del Acta de Derecho de Mantener Información Privada, las leyes y políticas federales de los programas de Medicaid, SCHIP, y de Cupones para Alimentos, prohiben que los estados se niegen a dar beneficios a un solicitante porque otros miembros de su casa no revelen sus SSNs.


De nuevo, debido a las diferencias entre los programas de Medicaid, SCHIP, TANF, y de Cupones para Alimentos, las siguientes preguntas y respuestas explican en detalle las reglas y los procedimientos específicos de cada programa sobre la solicitud del SSN.



III Reglas Específicas de Programas


Las preguntas y respuestas adjuntas detallan las reglas específicas de cada programa y proveen más información sobre (1) la base legal y política de esta guía; (2) las circunstancias bajo las cuales un estado puede o no solicitar información sobre la ciudadanía, estado de inmigración, y SSNs en formularios para solicitar programas en conjunto o individuales; (3) cuando un estado puede o no negar beneficios porque el solicitante no ha dado la información solicitada por el estado; y (4) otros asuntos de implementación.



IV Sugerencias Para Los Estados


Nosotros reconocemos que la mayor parte de los estados han consolidado sus planillas de solicitud de beneficios y usan una sola planilla para solicitar beneficios de Medicaid, SCHIP, TANF, Cupones para Alimentos y de otros programas. Esta consolidación elimina la repetición para los estados y los solicitantes, y ayuda a asegurar que los solicitantes reciban todos los beneficios a los cuales ellos tienen derecho, no solamente los beneficios que ellos deseaban solicitar originalmente. También reconocemos que diseñar formularios que sean fáciles de usar, que no discriminen y que combinen requisitos de elegibilidad de distintos programas federales y estatales puede ser un reto, especialmente considerando los cambios recientes y significativos que resultaron de las reformas de bienestar público. Los estados tienen que revisar y posiblemente modificar sus formularios para cumplir con esta guía. Dado la variedad de solicitudes y procedimientos usados por los estados, es difícil dar instrucciónes específicas de cómo cada uno debe ser modificado. Las oficinas federales regionales están disponibles para proveer asistencia técnica, y nosotros exhortamos a los estados a que trabajen con ellas al modificar las solicitudes para que cumplan con esta guía. Las siguientes recomendaciones generales pueden servir de ayuda:


1. Como explicamos en más detalle en las preguntas y respuestas siguientes, esta guía le da a los estados flexibilidad de estructurar sus formularios para solicitar beneficios de un conjunto de programas, y sus procedimientos, de una forma que permita que los miembros de familias o personas que viven en la misma casa que no están solicitando beneficios sean identificados como tales temprano en el proceso de determinación de elegibilidad. Este método elimina la necesidad de hacer muchas preguntas sobre la ciudadanía, el estado de inmigración, o los SSNs, y, a la misma vez, permite que el estado adquiera otros datos, tales como el ingreso y otros recursos de los miembros de la familia o de las personas que viven en la casa pero que no están solicitando beneficios, para determinar la elegibilidad del solicitante.


2. Muchos formularios para solicitar beneficios de un conjunto de programas requieren que los solicitantes den información sobre la ciudadanía o estado de inmigración , y/o el SSN de cada miembro o persona que vive en la "casa" para poder ser elegibles para cualquier o todos de los beneficios que la solicitud cubre (incluyendo a TANF, Medicaid y Cupones para Alimentos). Los estados deben eliminar estos requisitos generales de los formularios y reemplazarlos con requisitos que sean dirigidos al solicitante o solicitantes, conforme con esta guía (incluyendo las reglas específicas del programa que se encuentran adjuntas).


3. Como hemos dicho en esta carta y en las preguntas y respuestas, personas que no están solicitando beneficios no tienen que revelar información sobre su ciudadanía o estado de inmigración para que el solicitante sea elegible. El preguntarle a estas personas por tal información sin antes informarles de una manera clara que esta información no es requerida, puede presentar problemas bajo el Título VI del Acta de 1964 de los Derechos Civiles, si el resultado disuade a solicitantes elegibles que están protegidos contra la discriminación por el Título VI a solicitar beneficios.


4. Para responder a las preocupaciones de las familias de inmigrantes, los estados deben clarificar los usos y la confidencialidad de la información personal obtenida en el proceso de establecer elegibilidad. Esta información incluye SSNs y el estado de inmigración. Por ejemplo, si un estado o una agencia local está colectando SSNs solamente con el propósito de verificar el ingreso y mejorar la administración de sus programas, el estado puede añadir lo siguiente a su formulario de solicitud: "Solamente usamos los números de seguro social para verificar su ingreso. No vamos a dar los números de seguro social al Servicio de Inmigración y Naturalización (INS)." Nosotros creemos que tales declaraciones animarán a individuos a dar sus SSNs más fácilmente ya sean requeridos o solicitados voluntariamente.


5. Si un estado requiere que los formularios sean llenados basados en la información de "la familia" o "la casa", como son para los programas de TANF y/o de Cupones para Alimentos, los estados deben proporcionar, de una manera clara, información sobre cómo la elegibilidad es afectada y cómo la solicitud será procesada si algún miembro de la familia o de la casa no da la información sobre su ciudadanía, su estado de inmigración, o su SSN. Por ejemplo, con respecto a TANF, los estados deben de informar que si un miembro de la familia no proporciona la información sobre su ciudadanía y estado de inmigración y/o no proporciona su SSN, él o ella va ser excluído de la unidad familiar como un miembro de la casa que no es elegible. Si él o ella no revela esta información, los beneficios pueden ser menos, pero los demás miembros de la familia pueden ser elegibles para recibir beneficios. Como hemos dicho anteriormente, queremos que los estados dejen que los miembros de la familia y de la casa decidan temprano en en proceso de determinación, por si mismos, si quieren identificarse como personas que no están buscando beneficios.


6. Si algunos estados deciden no permitir que una persona decida si quiere contarse como parte de la familia o de la casa al solicitar beneficios de TANF o de Cupones para Alimentos, estos estados deben de asegurar que sus formularios de solicitud promuevan la inscripción de familias elegibles y eliminen la posible discriminación por origen nacional. Recomendamos que los estados diseñen sus formularios para solicitar beneficios de un conjunto de programas de una forma que les permita a familias que solicitan beneficios de Medicaid y/o SCHIP dar la información necesaria primero, ya que ninguno de estos programas requiere que la familia o la casa se considere como una unidad. Los estados deben informar a familias y a personas que viven en la misma casa que ellos pueden optar por no solicitar los beneficios de TANF y/o Cupones para Alimentos sin afectar su elegibilidad para los beneficios de Medicaid o SCHIPS, mientras los individuos que solicitan estos beneficios sean elegibles. Los estados también deben de informar a las familias y personas que viven en la misma casa que ellos pueden solicitar beneficios de cualquier otro programa independiente de los demás programas. Así, las familias podrán decidir mejor si quieren proporcionar información adicional necesaria para establecer elegibilidad en los otros programas.


7. Para asegurar que no hayan preguntas inapropiadas, los estados deben de informar a los solicitantes cuales preguntas ellos tienen que contestar y cuales no tienen que contestar en cada programa de beneficios. Por ejemplo, "Si usted está aplicando solamente para Medicaid, solamente tiene que contestar las preguntas en la sección sobre Medicaid o preguntas xx" o, alternativamente, "Si algunos miembros de la familia o de la casa no están solicitando ayuda para ellos mismos, no tienen que dar información [sobre SSN y ciudadanía o estado de inmigrante] en la sección xx o pregunta xx." Los estados pueden incluir esta información en sus formularios de solicitud o adjuntar una notificación escrita por separado a los formularios para solicitar beneficios de un conjunto de programas que identifique cual información es requerida de los solicitantes para recibir los beneficios específicos. Los estados pueden considerar usar la muestra de la notificación que se encuentra adjunta a las preguntas y proporcionadas en esta guía.


8. Los estados deben proveer información a todos los solicitantes sobre cómo se procesará el formulario de solicitud y el efecto que este pueda tener en los otros miembros de la familia. Los estados deben enfatizar los siguientes puntos con relación a los programas de Medicaid, SCHIP, Cupones para Alimentos, y TANF:


Con la excepción de personas no-ciudadanas que soliciten el Medicaid solamente para servicios de emergencia, el estado no proveerá beneficios a solicitantes que no revelen su estado de inmigración.


El estado no intentará determinar, via el Servicio de Inmigración y Naturalización, el estado de inmigración de personas que viven en la misma casa que no proporcionen información sobre su estado de inmigración.


Cuando un estado permite a los miembros de familia o a las personas que viven en la misma casa, pero que no proporcionan información sobre su estado de inmigración o sus SSNs, que sean tratados como personas que no están solicitando beneficios, el estado también debe de informar al solicitante que no retrasará o negará la solicitud a los miembros que revelan su estado de inmigración y sus SSNs.

Bajo Medicaid, TANF, y Cupones para Alimentos, los miembros de la familia que son solicitantes y no tienen SSNs, tienen que solicitar uno, pero el estado no puede retrasar, negar, o descontinuar los beneficios hasta que adquieran sus SSNs. Los estados y agencias locales también deben de ayudar a los solicitantes a solicitar su seguro social.


9. Los estados deben de considerar que programas de educación e instrucción aseguren que los entrevistadores de admisiones y otras personas del personal que son responsables de procesar solicitudes y de determinar la elegibilidad entiendan y sigan las normas descritas en esta guía.


10. Los estados deben considerar el desarrollo e implementación de un plan para informar a futuros solicitantes sobre el compromiso que el estado tiene de hacer cumplir estas normas. Organizaciones con fines no lucrativos que ayudan o defienden a inmigrantes y/o familias de bajo ingreso deben de tener la oportunidad de ayudar en el desarrollo e implementación de tal plan.


Anticipamos el trabajar con Ud. y estamos disponibles para prestar ayuda técnica si la solicita. Si Ud. tiene alguna pregunta o sugerencia sobre los asuntos discutidos en esta carta, por favor comuníquese con nuestro personal regional.


Atentamente,


Olivia Golden, Ministro Auxiliar
Administración para Niños y Familias



Shirley R. Watkins
Sub Ministro
Servicios de Alimentos, Nutrición, y para Consumidores



Nancy-Ann Min DeParle, Administradora
Administración para el Financiamiento de Servicios de Salud



Thomas Perez, Director
Oficina para los Derechos Civiles

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